ÁREA ADMINISTRATIVA
Funcionalidades
El área dedicada a la gestión administrativa de Fluentis ERP contempla las funcionalidades necesarias para la correcta gestión de los asientos contables, la elaboración del balance del ejercicio y el cumplimiento de las obligaciones fiscales que normalmente gestiona directamente la empresa.
Además, existen funcionalidades para la gestión de activos fijos, leasing y préstamos pasivos, así como funcionalidades fundamentales para quienes operan con el exterior, tales como la confección automatizada de los listados Intrastat y otras comunicaciones fiscales relacionadas con transacciones con contrapartes extranjeras.
La gestión de la contabilidad está integrada con el ciclo pasivo y activo, la facturación electrónica, con el Almacén y el Control de gestión.
Detalle de funcionalidades
Asientos contables
para el ingreso de movimientos contables y movimientos IVA relacionados, así como los procedimientos automáticos asociados (ajustes y cierres de cuentas).
Incluye los necesarios
Extractos de cuenta, balance de comprobación, etc.
libro diario, registros IVA, liquidaciones IVA, etc.
para el control de movimientos en los centros de costo de la contabilidad analítica
Cuentas por cobrar y pagar
módulo para la gestión de cuentas abiertas que alimentan los calendarios de vencimientos de clientes y proveedores. Se alimenta principalmente de manera automática por los movimientos contables y puede consultarse de varias maneras (en pantalla o mediante los reportes del módulo)
Incluye
Para el cálculo de planes de amortización y contabilización automática de cuotas de préstamo
Gestión de recordatorios de pago
Para la generación automática y el envío de recordatorios a los clientes
Para la gestión de comisiones directamente desde la contabilidad, como alternativa al módulo de Ventas
Para la verificación y gestión de la disponibilidad bancaria y eventualmente trasladar/posponer el compromiso o cambiar el banco
Declaraciones
módulo para la elaboración de declaraciones fiscales, en particular obligaciones relacionadas con el IVA y las retenciones
Entre las varias funcionalidades contiene
Certificación telemática de retenciones
Perceptores
módulo específico para la gestión de proveedores profesionales que emiten facturas y están sujetos a retención (incluidos agentes comerciales)
Para la gestión automatizada de pagos IVA y retenciones
Para la gestión de agentes directamente desde el área administrativa como alternativa al área de ventas
Para la contabilización de las contribuciones de los agentes
Activos fijos
módulo para la gestión de bienes amortizables, con los correspondientes procedimientos de amortización y reportes necesarios
Entre las varias funcionalidades contiene
Facturación electrónica
módulo ubicado en esta sección de la guía aunque es transversal, con el fin de ilustrar los detalles necesarios desde el punto de vista administrativo y las posibilidades de gestión y contabilización automática de las facturas electrónicas
Configuraciones para etiquetas y campos específicos de la factura electrónica
para ciertos tipos de compras tales como reverse charge, intracomunitarias UE y servicios extra UE
Gestión de facturas electrónicas de compra
Existen subsecciones para contabilización automática y creación de documentos del ciclo pasivo.
Datos básicos
Antes de utilizar las funcionalidades disponibles es necesario gestionar una serie de datos básicos: estos están divididos en dos grandes grupos, Tablas y Parámetros.
Alternativamente, está disponible el procedimiento de Fast Start que se describe a continuación.
Al activar Fast Start, solo será necesario gestionar un conjunto mínimo de datos como los Registros maestros.
Procedimiento Fast Start
La principal característica del área administrativa es su cumplimiento con las normativas contables y fiscales y la posibilidad de inicializar un entorno FastStart totalmente listo para su uso y configurado para cumplir las normas y permitir un uso inmediato.
El usuario puede configurar en cualquier momento los esquemas contables, códigos IVA, libros, etc. según sus necesidades.
Flujo de ingreso de datos
La flexibilidad del módulo permite el ingreso de datos de diferentes formas:
-
Manualmente, mediante la introducción directa de asientos contables. Con este método generalmente se ingresan asientos de ajuste que NO están incluidos en los procedimientos automáticos (acumulaciones e imputaciones y amortizaciones) como provisiones a fondos de riesgos y cargas, devaluación de créditos y otros asientos como registro de nómina de empleados, etc.
-
Automáticamente, gracias a la interconexión con otros módulos del sistema de gestión, tales como tesorería, control de gestión y los ciclos activos y pasivos. Típicamente se registran automáticamente las **facturas de venta y compra, pagos vía transferencia bancaria y efectos pasivos, cobros mediante efectos activos o pagarés, cánones de leasing, cuotas de préstamo, etc.
-
Procesamiento de procedimientos y elaboraciones: que leen los datos básicos para realizar cálculos y producir documentos o flujos telemáticos (por ejemplo, la elaboración de una declaración fiscal que lee los datos IVA generados por los asientos contables), o bien generan nuevos asientos contables o, en general, nuevos datos (por ejemplo, los procedimientos de cálculo y almacenamiento de asientos de ajuste o de cierres y reaperturas de cuentas al final y al inicio del año fiscal)
Flujo de trabajo típico del área administrativa
Aunque los diferentes módulos permiten flexibilidad y la posibilidad de gestionar los datos de varias formas, automática o manualmente, a continuación se presenta un flujo de trabajo típico y completo que involucra el área administrativa y otras áreas estrechamente relacionadas.
- Apertura inicial de saldos del balance (asistente auxiliar como alternativa al ingreso manual mediante asiento contable) o importación desde otro sistema o reapertura automática de cierre del año anterior
- Importación de cuentas abiertas, solo necesaria en caso de migración de otro sistema
- Importación de activos fijos, solo necesaria en caso de migración de otro sistema. Las adquisiciones en el año cargan automáticamente las fichas de activos fijos mediante los respectivos asientos contables (utilizando las causales contables adecuadas)
- Asientos contables (procedimiento automático) del ciclo activo y pasivo (también a partir de facturas electrónicas recibidas)
- Gestión de las Cuentas Abiertas, automática, vinculada a la creación de movimientos contables tanto de facturación como de cobro y pago
- Registros de cobros y pagos (procedimiento automático, alternativamente o para algunos tipos se puede proceder con registros manuales). Para los cobros, típicamente se automatiza el flujo de efectos bancarios. Para los pagos, típicamente se automatiza el flujo de transferencias bancarias. Procedimientos incluidos en el área de tesorería
- Reportes contables corrientes de extractos de cuenta (mayores), balances de comprobación, del ejercicio y libro diario.
- Reportes de partidas abiertas clientes-proveedores como vencimientos etc.
- Liquidación periódica del IVA
- Otras obligaciones fiscales periódicas
- Gestión de la recepción de honorarios de profesionales y Agentes comerciales (funcionalidad ubicada en el área de Ventas) y certificado único de las retenciones anuales
- Elaboración (opcional) mediante las funciones del área de Control de gestión de situaciones contables periódicas detalladas. El periodo objeto del informe puede elegirse libremente y pueden asociarse algunos procedimientos automáticos para generar, proporcionalmente al periodo analizado, los ajustes contables (acumulaciones e imputaciones de periodo), amortizaciones de activos fijos (del periodo), inventarios finales y facturas por emitir y recibir.
- Asientos de ajuste (acumulaciones/imputaciones y facturas por recibir) con procedimiento automático de cálculo (leyendo las fechas de competencia económica en los movimientos contables ingresados) y contabilización; otros asientos de ajuste ingresados manualmente, como devaluaciones de créditos, provisiones, etc.
- Cálculo y contabilización de amortizaciones: automático mediante procedimiento específico
- Provisión de inventarios finales: entrada manual mediante asiento con posible apoyo en los procedimientos del área de logística para el cálculo de inventarios valorizados.
- Cierre de cuentas: procedimiento automático con posibilidad de reapertura automática en el siguiente ejercicio, reapertura de los asientos de ajuste, cierre automático de resultados de utilidad o pérdida del ejercicio.