amministrativa
Funcionalidad (Funzionalità)
El área dedicada a la gestión administrativa de Fluentis ERP contempla las funcionalidades necesarias para la correcta mantenimiento de los libros contables, la redacción del balance de ejercicio y el cumplimiento de la fiscalidad, típicamente gestionada directamente por la empresa.
También se presentan funcionalidades para la gestión de cespiti, leasing y préstamos pasivos, además de las funcionalidades fundamentales para quienes operan con el extranjero, tales como la compilación automatizada de las listas Intrastat y las otras comunicaciones fiscales relacionadas con los intercambios con contrapartes extranjeras.
La gestión de la contabilidad está integrada con el ciclo pasivo y activo, la facturación electrónica, así como con el magazzino y el Control de gestión (Controllo di gestione).
Detalle de Funcionalidades (Dettaglio Funzionalità)
Registros contables (Registrazioni contabili)
para la inserción de movimientos contables y movimientos de IVA asociados, así como los procedimientos automáticos relacionados (ajustes y cierres de cuentas).
Complementado con los necesarios
informes contables (stampe contabili)
Extractos de cuenta, balance de comprobación, etc.
informes fiscales (stampe fiscali)
diario contable, registros de IVA, liquidaciones de IVA, etc.
informes analíticos (stampe analitica)
para el control de los movimientos en los centros de costo de la contabilidad analítica.
Partidas (Partite)
módulo para la gestión de las partidas abiertas que alimentan los calendarios de vencimientos de clientes y proveedores, se alimenta principalmente de forma automática a través de movimientos contables y puede ser consultado de diversas maneras (en pantalla o mediante informes del módulo).
Incluye
Gestión de préstamos pasivos (Gestione mutui passivi)
Para el cálculo de planes de amortización y contabilización automática de cuotas de préstamo.
Gestión de recordatorios de pago (Gestione solleciti di pagamento)
Para la generación automática y el envío de recordatorios a los clientes.
Comisiones de Agentes (Commissioni Agenti)
Para la gestión de comisiones directamente desde la contabilidad, como alternativa al módulo de Ventas.
Gestión de la Liquidez (Gestione della Liquidità)
Para verificar y gestionar la disponibilidad bancaria y, si es necesario, mover/retrasar el compromiso o cambiar el banco.
Declaraciones (Dichiarazioni)
módulo para elaborar los informes fiscales, en particular los requisitos relacionados con el IVA y las retenciones a cuenta.
Entre las diversas funcionalidades incluye
Certificación de retenciones telemática (Certificazione ritenute telematica)
Comunicación de liquidaciones periódicas IVA (Comunicazione liquidazione periodiche IVA)
Perceptores (Percipienti)
módulo específicamente dedicado a la gestión de proveedores profesionales que emiten factura y están sujetos a retención a cuenta (incluyendo agentes comerciales).
Para la gestión automatizada de los pagos de IVA y retenciones.
Cálculo de comisiones (Calcolo provvigioni)
Para la gestión de agentes directamente desde el área administrativa como alternativa al área de ventas.
Para la contabilización de las contribuciones previsionales de los agentes.
Activos fijos (Cespiti)
módulo para la gestión de bienes amortizables, con los procedimientos de amortización y los informes necesarios.
Entre las diversas funcionalidades incluye
Simulación de planes de amortización (Simulazione piani ammortamento)
Leasing
módulo específico para la gestión y contabilización de leasing.
También dotado de
Cálculo de prorrateo Maxicanone (Calcolo risconto Maxicanone)
Facturación electrónica (Fatturazione elettronica)
módulo ubicado en esta sección de la guía, aunque transversal, con el fin de ilustrar los detalles necesarios desde el punto de vista administrativo y las posibilidades de gestión y contabilización automática de las facturas electrónicas.
Configuraciones para etiquetas y campos específicos de la factura electrónica
para algunos tipos de compra como reverse charge, intra UE y servicios extra UE.
Gestión de facturas electrónicas de compra
Presentes sub-secciones para contabilización automática y creación de documentos del ciclo pasivo.
Datos Básicos (Dati di Base)
Antes de utilizar las funcionalidades disponibles, es necesario gestionar una serie de datos básicos: están divididos en dos macro grupos, tabelle y parametri.
Alternativamente, está disponible el procedimiento de Inicio Rápido (Fast Start) descrito a continuación.
Al activar el Inicio Rápido, solo será necesario gestionar un conjunto mínimo de datos como los anagrafiche.
Procedimiento de Inicio Rápido (Procedura di Fast Start)
La característica principal del área administrativa es su Cumplimiento (Compliance) con las normativas contables y fiscales y la posibilidad de inicializar un entorno FastStart totalmente listo para usar y configurado para cumplir con las normas y permitir un uso inmediato.
El usuario puede configurar en cualquier momento a su conveniencia esquemas contables, códigos de IVA, registros, etc.
Flujo de inserción de datos (Flusso di inserimento dei dati)
La flexibilidad del módulo permite la inserción de datos de diferentes maneras:
-
Manual (Manualmente), a través de la entrada directa de asientos contables. Con este método, generalmente se ingresan los asientos de ajuste NO incluidos en los procedimientos automáticos (Acumulados y Prorrogas y Amortizaciones) tales como dotaciones a fondos de riesgos y gastos, devaluación de créditos, etc. así como asientos como registro de salarios de empleados, etc.
-
Automáticamente (Automaticamente) gracias a la interconexión con otros módulos del sistema, como la tesorería, el control y los ciclos activo y pasivo. Típicamente, se registran automáticamente las facturas activas y pasivas, los pagos mediante transferencia y Ri.Ba. pasivas, los cobros mediante la emisión de Ri.Ba. activas o pagarés, los cánones de leasing, las cuotas de préstamo, etc.
-
Lanzamiento de procesos y procedimientos: que leen los datos básicos para realizar cálculos y producir documentos o flujos telemáticos (como por ejemplo la elaboración de un informe fiscal que lee los datos de IVA generados por los asientos contables) o generan más asientos contables o, en general, más datos (como por ejemplo los procedimientos de cálculo y almacenamiento de los asientos de ajuste o los asientos de cierre y reapertura de cuentas a fin e inicio de año).
Flujo de trabajo típico del área administrativa (Flusso di lavoro tipico area amministrativa)
Aunque los varios módulos permiten flexibilidad y la posibilidad de gestionar los datos de diferentes maneras, automáticamente o manualmente, ilustramos un flujo de trabajo típico completo que involucra el área administrativa y las otras áreas estrechamente relacionadas.
- Apertura inicial de saldos de balance (asistente auxiliar en alternativa a la carga manual mediante asiento contable) o importar de otro sistema o reapertura automática de cierre del año anterior.
- Importación de las partidas abiertas, necesaria solo en caso de migración desde un sistema anterior.
- Importación de activos fijos, necesaria solo en caso de migración desde un sistema anterior. Las compras en curso de año cargan automáticamente las fichas de activos fijos a través de los respectivos asientos contables (usando las causales contables apropiadas).
- Registros contables (procedimiento automático) del ciclo attivo y pasivo (también desde facturas electrónicas recibidas).
- Gestión de Partidas Abiertas, automática, vinculada a la creación de movimientos contables tanto de facturación como de cobro y pago.
- Registros de cobros y pagos (procedimiento automático, en alternativa o para algunas tipologías se puede proceder con registros manuales). Para los cobros, típicamente se automatiza el flujo de Recibos bancarios. Para los pagos, típicamente se automatiza el flujo de los Transferencias. Procedimientos ubicados en el área de tesorería (area tesoreria).
- Informes contables corrientes de extractos de cuenta (mastrini), balances de comprobación, de ejercicio y diario contable.
- Informes particulares de clientes-proveedores como calendarios de vencimientos, etc.
- Liquidación periódica del IVA.
- Otros requerimientos fiscales periódicos.
- Gestión de la recepción de las facturas (parcelle) de profesionales y Agentes comerciales (funcionalidad ubicada en el área de Ventas) y certificación única de las retenciones a cuenta anuales.
- Elaboración (opcional) a través de las funciones del área Control (Controlling) de situaciones contables periódicas detalladas. El período objeto de la situación puede ser elegido libremente y pueden asociarse algunos procedimientos automáticos para generar, proporcionalmente al período objeto de análisis, los ajustes contables (acumulados y prorrateos de período), los amortizaciones de activos fijos (de período), los inventarios finales y las facturas a emitir y recibir.
- Asientos de ajuste (acumulados y prorrateos y facturas a recibir) procedimiento automático de cálculo (leyendo las fechas de competencia económica en los movimientos contables ingresados) y contabilización; otros asientos de ajuste ingresados manualmente tales como devaluación de créditos, provisiones, etc.
- Cálculo y contabilización de amortizaciones: automático con procedimiento específico.
- Dotación de inventarios finales: asiento manual a ingresar apoyándose en los procedimientos del área logística para el cálculo de existencias valoradas.
- Cierre de cuentas: procedimiento automático con posibilidad de reapertura automática en el ejercicio siguiente, reapertura de los asientos de ajuste, traspaso automático de pérdidas del ejercicio.