Creación de ajustes
Con este procedimiento es posible calcular y contabilizar los datos de acumulaciones y diferimientos relativos a las registraciones contables presentes en la base de datos:
Se trata, por ejemplo, de las rectificaciones/integraciones (respectivamente diferimientos y acumulaciones) relativas a seguros, alquileres, cánones de leasing o asistencia, que se caracterizan por corresponder a un periodo que abarca dos ejercicios. Por lo tanto, según la regla contable de competencia económica, están sujetos a rectificaciones.
Requisitos para el uso del procedimiento
- Se hayan definido, en la tabla Tipos de cuenta, tipos de cuentas de resultados (llamados, por ejemplo, ‘a rectificar') que tengan activado el flag ‘Servicio'.
El cálculo se realiza (así como en los balances intermedios) SOLO para los subcuentas para los cuales, en el plan de cuentas, se haya asignado estos tipos de cuenta particulares.
- Se hayan definido en los parámetros de contabilidad los subcuentas estándar para la contabilización de los movimientos de acumulación/diferimiento, activos o pasivos.
Se recuerda que a nivel del plan de cuentas, sobre cada subcuenta de coste/ingreso, se pueden indicar subcuentas de acumulación/diferimiento que serán utilizados con prioridad para la contabilización de la integración o rectificación.
- Se hayan utilizado correctamente los rangos de fechas para la competencia económica en los movimientos de contabilidad.
Se recomienda configurar los parámetros de registro del usuario con la opción ‘Sin fecha para tipo de cuenta de servicio' para obligar al usuario a introducir, cada vez, el rango de fechas económicas válidas para cada movimiento.
Gestión
Procedimiento
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Indicar para qué ejercicio contable se desea proceder con el cálculo y la fecha de cálculo (por defecto se propone la fecha actual);
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Indicar la fecha de registro/competencia a asignar a las registraciones contables que se van a crear;
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Indicar las causales contables a utilizar para la rectificación y la integración.
La opción de registro único acumulará o no en un solo asiento todas las rectificaciones y en otro todas las integraciones.
Una vez guardados estos parámetros, se activará el botón Calcular
que rellenará la sección inferior con la lista de los ajustes propuestos: dentro de estos estará indicada la tipología de operación, las referencias a la registración de origen, el número de días de la rectificación y luego, editables, el importe y la subcuenta de contabilización.
En caso de que las causales configuradas contemplen la gestión de cdc/cdp y el movimiento de origen tenga los datos relativos a rectificar/integrar, en la sección inferior también estarán presentes los detalles de los cálculos relacionados.
La siguiente fase será confirmar, línea por línea, que el importe calculado es correcto y completo, activando el flag Controlado, lo que permitirá modificar y revisar los flags de control relacionados con la sección inferior de los cdc/cdp.
Todas las líneas con estado controlado serán objeto de contabilización que se realizará pulsando el botón Contabilizar.
El usuario puede proceder a crear varias contabilizaciones a medida que se definen los detalles, así como recalcular la lista para verificar que no se hayan agregado otras operaciones (típicamente integraciones de registros del nuevo ejercicio con competencia anterior), o crear nuevos ajustes para estas. En todo caso, existe la ficha de restauración de la situación anterior.
Serán contabilizadas todas las filas con el flag Controlado activo.
En caso de que se hayan realizado modificaciones a las registraciones en contabilidad después de ejecutar el cálculo, puede ser útil utilizar el botón Verificar cálculo de ajustes:
este botón volverá a calcular línea por línea, mostrando las posibles diferencias respecto a lo ya propuesto en la cuadrícula (en particular los campos Ajuste Debe/Haber y Nuevo ajuste Debe/Haber), con un botón para alinear o no las diferencias, que también eliminará filas de rectificación/integración vinculadas a movimientos contables ya inexistentes (no será posible contabilizar si existen registros con referencias a movimientos inexistentes y en ese caso será necesario pasar por esta máscara y eliminarlos).
En caso de que los ajustes ya hayan sido contabilizados, no hay ningún bloqueo para la modificación del movimiento de origen que llevó a la rectificación, el único bloqueo se refiere a la eliminación de la registración, la cual no está permitida. Por ello, se recomienda la máxima atención al modificar registros involucrados en operaciones de ajuste de fin de año.
FLAG Registro único: con este flag activo, la contabilización de los ajustes se realiza con un único registro contable (un solo número) en lugar de tantos asientos como rectificaciones se deben ejecutar. En la reapertura de cuentas, el traspaso de acumulaciones y diferimientos también seguirá esta configuración.
GESTIÓN DE FACTURAS POR RECIBIR
En esta sección se explica cómo gestionar automáticamente la situación particular de las Facturas por recibir, es decir, el reconocimiento a realizar al cierre del ejercicio cuando la registración de un gasto o ingreso de competencia solo se producirá en el ejercicio siguiente.
En resumen, podemos ver, en las siguientes imágenes, cómo el reconocimiento de esta situación es realizado automáticamente por el software y se utiliza la cuenta prevista en los parámetros generales de contabilidad.
También es posible personalizar la cuenta a utilizar en relación con cada proveedor o cliente.
De la misma manera, es posible personalizar la cuenta a utilizar para las demás acumulaciones y diferimientos activos y pasivos, estableciendo la cuenta particular para el coste o ingreso directamente en el plan de cuentas.
Situación estándar SIN CONFIGURACIONES ESPECÍFICAS EN EL PROVEEDOR
NI TAMPOCO EN LA CUENTA DE COSTO
LAS CONFIGURACIONES SON SOLO A NIVEL DE PARÁMETROS DE CONTABILIDAD
CASO 1 registro en el año x y competencia totalmente en x+1
CASO 2: registro en el año y y competencia completamente en el año y-1
CASO 3: registro año x y competencia a caballo entre x y x+1
CASO 4: registros año y con competencia a caballo entre y y y-1
RESULTADOS
Fila 1 es la rectificación del caso 1, donde todo el gasto registrado en el año X corresponde al ejercicio siguiente X+1: Fluentis utiliza la cuenta de Diferimientos Activos definida en los parámetros de contabilidad general.
Fila 2 es la integración del caso 2, donde todo el gasto registrado en el año Y corresponde al ejercicio anterior Y-1: Fluentis utiliza la cuenta de Facturas por recibir definida en los parámetros de contabilidad general.
Fila 3 es la rectificación del caso 3, donde el coste registrado en el año X solo en parte corresponde al ejercicio siguiente X+1: Fluentis utiliza la cuenta de Diferimientos Activos definida en los parámetros de contabilidad general.
Fila 4 es la integración del caso 4, donde el coste registrado en el año Y solo en parte pertenece al ejercicio anterior Y-1: Fluentis utiliza la cuenta de Acumulaciones Pasivas definida en los parámetros de contabilidad general.
CON CONFIGURACIONES ESPECÍFICAS POR PROVEEDOR/CUENTA CONTABLE
RESULTADO
En lugar de los subcuentas predeterminados, se utilizan los subcuentas personalizados tomados de la fila de costo o del proveedor.
Restauración
Existe una ficha final 'Restauración' para previsualizar las registraciones realizadas y para anularlas a través del botón correspondiente.
Es posible utilizar los campos de filtro por cuenta / subcuenta y los flags adyacentes para seleccionar solo asientos de integración o solo asientos de rectificación antes de proceder a la restauración.