Nueva Registración contable

El formulario se abre a través de la ruta Administración > Registraciones contables > Registraciones > Nueva Registración o mediante el botón Nueva que se encuentra en el formulario Búsqueda de registraciones contables.

Cómo crear una Registración contable de Compra o Venta

Haz clic para los pasos fundamentales

1. Ingresa los datos obligatorios en el Encabezado: Fecha de registración, si es diferente de Hoy, Causal contable, Cuenta (cliente o proveedor), Número y Fecha del Documento Total de la registración.

2. Ingresa los datos de IVA: Tipo de IVA, Cuenta de contrapartida y porcentaje de IVA (si no se propone ya desde la ficha del cliente/proveedor)

3. Gestiona las fechas de competencia económica: si es necesario, especialmente para los servicios, con el fin de obtener automáticamente los devengos y diferimientos posteriormente.

4. Verifica y modifica la sección Libro diario si es necesario, puedes cambiar las cuentas o dividir el coste o ingreso insertando nuevas filas.

5. Revisa la sección de Resúmenes verificando que el asiento esté balanceado.

6. Revisa o gestiona la pestaña de Partidas abiertas si no se propone desde la ficha del cliente o proveedor, ingresa los datos relativos al tipo y solución de pago para gestionar las partidas abiertas de manera alineada respecto al movimiento contable.

7. Cobros o pagos se gestionarán desde la Pestaña Pagos que será utilizada primero, buscando las partidas a cerrar con el botón Buscar Partidas y haciendo doble clic en las partidas a cerrar; de este modo, los datos de los clientes o proveedores cobrados o pagados ya estarán reflejados en la sección Libro diario.

8. Asientos simples de diario como transferencias entre cuentas, etc., pueden ser ingresados directamente en la sección Libro diario, ya que la correspondiente causa no prevé mover la cuadrícula de IVA.

9. Otras secciones específicas no obligatorias: según los parámetros activados en la causa contable, se visualizarán otras secciones específicas, como la Contabilidad analítica, los activos fijos, los Intrastat, las comisiones de Agentes que es posible gestionar.

El asiento contable, y por consiguiente el formulario para su ingreso, está compuesto por los siguientes elementos:

• El Encabezado ("Header" que corresponde a la zona superior del formulario) que contiene elementos únicos para el asiento tales como:

  La fecha

  El número

  El total

  El registro de IVA y el número de protocolo

  Otros

  La Causa contable que, según sus configuraciones y parámetros, activa los siguientes elementos adicionales

• El Pie ("Footer") del formulario que contiene la descripción general del asiento, que se reportará en el Libro diario, además de algunos totales y el control de desbalance entre las secciones Debe y Haber

• Pestaña Registro que contiene las dos subsecciones IVA (depende de la causa) y Libro Diario con los movimientos contables

• Pestaña Partidas, si está activada, para la apertura de partidas abiertas que alimentan el calendario de vencimientos

• Pestaña Pagos, si está activada, que gestiona el cierre de partidas abiertas

• Pestaña Analítica, si está activada, que gestiona los movimientos de los centros empresariales (centros de coste / beneficio)

• Pestaña Intrastat, si está activada, que permite completar los datos para la posterior creación automática de las listas Intrastat

• Pestaña Activos fijos, si está activada, que permite gestionar la compra o venta de activos fijos

• Pestaña Comisiones, si está activada, que permite gestionar la creación y almacenamiento de las comisiones de agentes

• Pestaña Proyectos, si está activada, que permite mover los Proyectos (órdenes de trabajo)

• Pestaña Agrupaciones de partidas, si está activada: un modo particular de gestión de partidas abiertas.

• Pestaña Parámetros con información adicional de detalle sobre el asiento

1. Encabezado (Header)

Fecha de registro: en un nuevo asiento se establece como la fecha actual del sistema, pero puede modificarse hacia adelante o hacia atrás en el tiempo siempre que se respete el orden cronológico de los protocolos de IVA y los posibles periodos ya impresos en definitivo.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

La importancia de esta fecha es fundamental ya que no existe la necesidad de proceder a un Cambio de ejercicio:

a partir de la fecha de registro, la aplicación busca los parámetros de contabilidad para el año de referencia (identificando dentro de qué rango de fechas de ejercicio se encuentra) y a partir de ahí toma los otros rangos de fechas de control (fechas de competencia en línea y fechas de periodo en línea).

Esta fecha es la base para la impresión del libro diario y de los extractos de cuenta contables.

En caso de que se pulse el botón de creación de una Nueva registración desde dentro de la que se está gestionando, es posible configurar, mediante los parámetros de ingreso (en la barra de cinta), que este campo también se proponga en la nueva;

Fecha de competencia: es la fecha de referencia para el balance de ejercicio: normalmente siempre es igual a la fecha de registro.
Puede utilizarse para los asientos de ajuste de balance y los correspondientes asientos de cierre/apertura de cuentas, que pueden establecerse como fecha de registro en los periodos de aprobación y cierre del balance (por ejemplo, abril o junio del año siguiente), pero se configurarán con fecha de competencia 31/12 – 01/01.
Esto también con el fin de permitir la inserción en un periodo probablemente ya impreso en definitivo en el Libro Diario.

Atención

esta fecha NO puede utilizarse para registrar las facturas por recibir de fin de año. Se recomienda dejarla siempre igual a la fecha de registro: en contabilidad existen impresiones que trabajan por fecha de registro, otras por fecha de competencia, otras que permiten al usuario filtrar por ambas; claramente se obtendrán resultados diferentes según los filtros aplicados.

En los parámetros de inserción es posible configurar que esta fecha se alinee automáticamente respecto a la fecha de registro;

Número de registro: Se asigna según la configuración de la tabla Numeración de registros

Detalles adicionales (Click para expandir)

La unicidad del registro siempre se determina por la combinación Fecha de registro + Número de registro. El número de registro se gestiona automáticamente por el procedimiento según la configuración del numerador (contador): en particular, al momento de guardar se asigna el número definitivo correcto, recuperando eventualmente un hueco de numeración en la fecha de registro correspondiente. Eliminar un registro en la fecha X, de hecho, dejará un hueco en la numeración de esa fecha: solo interviniendo en la inserción/modificación de uno de los registros de esa fecha se recuperará el número. En caso de registro provisional, este número avanzará en progresión negativa a partir del número -1000, para que el usuario vea claramente que se trata de un registro en este estado: los informes y búsquedas contables están configurados para filtrar por defecto solo los registros definitivos;

Subcuenta titular del registro: este campo es obligatorio solo para registros IVA, ya que está vinculado a la ficha del cliente/proveedor titular del documento registrado.

Detalles adicionales (Click para expandir)

Este campo, normalmente, no debe completarse en caso de registros de pago/cobro, ya que normalmente en el mismo registro se realizan varios pagos/cobros a diferentes sujetos. En esta situación se utiliza como filtro de partidas abiertas el campo presente en la pestaña Pagos.

En caso de que se pulse el botón para crear un Nuevo registro desde el que se está gestionando, es posible configurar los parámetros de inserción para que este campo también se proponga en el nuevo. Finalmente, la causa contable puede prever un control de coherencia entre el tipo de cuenta introducido aquí y lo previsto en la causa;

Causa: este campo es obligatorio: cada registro se basa en una causa de referencia que regula sus características y funcionamiento.

Este campo ya no es modificable una vez guardado el registro (claramente se bloquearán otros campos en caso de que se haya impreso en definitivo el registro IVA o el diario o se haya realizado el cierre automático de cuentas): en caso de que la causa sea incorrecta, es necesario eliminar y volver a ingresar el registro con el código correcto.

En caso de que se pulse el botón para crear un Nuevo registro desde el que se está gestionando, es posible configurar los parámetros de inserción para que este campo también se proponga en el nuevo;

Registro IVA: se toma de la causa contable seleccionada y no es modificable manualmente:

Protocolo IVA: es un campo numérico que se gestiona automáticamente por el procedimiento para cada registro: al abrir la pantalla se propondrá el máx protocolo + 1 para el registro configurado, luego al guardar se confirmará o no según si se han realizado otros guardados para ese registro o si hay protocolos IVA que recuperar.

Detalles adicionales (Click para expandir)

La recuperación de protocolos cambia según si en la causa se ha introducido o no el bloqueo del guardado con numeración no progresiva (se trata de un control de coherencia entre la fecha de registro y el número de protocolo), con el bloqueo activo solo se recuperará un protocolo libre si la fecha de registro es coherente, sin el bloqueo también se propondrá un protocolo no válido para esa fecha, con los correspondientes mensajes de advertencia al usuario.

El campo del protocolo se deshabilita en caso de registro provisional;

Tipo de documento: lo propone el procedimiento en base al valor configurado en las causas de contabilidad general: es modificable, pero normalmente no es necesario (típicamente sirve para especificar los documentos de los registros IVA, por ejemplo FV = Facturas de venta o FA = Facturas de compra, mientras que todos los demás movimientos siempre tendrán un documento de tipo GEN = Genérico);

Fecha del documento: es un campo obligatorio o no según las configuraciones de las causas de contabilidad: esta fecha no puede ser superior a la fecha de registro y debe estar dentro del rango de fechas de validez relativo al periodo en línea para el ejercicio de referencia del registro. En caso de que se pulse el botón para crear un Nuevo registro desde el que se está gestionando, es posible configurar los parámetros de inserción para que este campo también se proponga en el nuevo;

Número de documento: En este campo se introduce el número de la factura para los asientos contables IVA

Detalles adicionales (Click para expandir)

Es un campo alfanumérico de 20 caracteres: según la configuración de la causa se bloquea la inserción del mismo número/año (tomado de la fecha del documento) / tipo (campo tipo de documento) para el mismo código introducido en el campo subcuenta de la cabecera del registro (este bloqueo está activado por defecto en cada causa contable, pero puede desactivarse). En caso de que sea el mismo número/año/subcuenta pero el tipo sea diferente, se devuelve simplemente un mensaje de advertencia al usuario. Del mismo modo, el mensaje de advertencia también se devuelve si la misma referencia se guarda en un registro provisional;

Campo Proyecto (antes obra): está activo solo si la causa de contabilidad prevé la gestión de proyectos (antes bandera 'Obra'): este proyecto es el de referencia para todo el registro, pero será posible reasignar los valores dentro de la pestaña Proyecto de la misma.

ATENCIÓN

la pestaña Proyectos está activa solamente cuando dentro de la ficha general de la empresa (Configuración > Tablas > Configuración general > Empresa) la bandera Gestión Controlling está desactivada. Esto significa que no está activo el módulo de gestión de control de gestión en modo completo.
En caso de que la bandera Gestión Controlling esté activa la gestión del proyecto (u obra, según la denominación anterior) se realizará de manera diferente, es decir, será necesario asignar el proyecto (obra) a través de un centro de coste particular (hoy centro empresarial) que tenga como dimensión (véase la documentación del área de controlling) la adecuada para la gestión de obras.

Divisa: propuesta prioritariamente desde la ficha titular del registro, en su defecto desde la divisa de la empresa: puede modificarse en cada ocasión. Una vez guardado el registro el campo ya no es modificable;

Fecha de valor: es la fecha de referencia del tipo de cambio, tal como se introduce en la tabla de tipos de cambio: el procedimiento lee en esta tabla la fecha más reciente introducida con el tipo de cambio correspondiente respecto a este campo.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

En los parámetros de inserción esta fecha puede configurarse como fecha de registro (por defecto) o como fecha de documento.
Existe un parámetro de usuario de aviso cuando no se ha establecido un tipo de cambio en la fecha de la registración (y por lo tanto se utiliza un tipo de cambio anterior);

Cambio directo / Cambio inverso: es el valor del tipo de cambio tal como se introduce en la tabla de cambios de divisas: se muestran simultáneamente tanto el cambio DIRECTO (el que normalmente se lee en los cambios de divisas), como el valor INVERSO.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

El uso del valor inverso deriva del hecho de que el procedimiento ha mantenido la lógica incierto por cierto derivada de la gestión de la lira – cuántas liras por una unidad de la segunda moneda – mientras que el euro tiene cambios cierto por incierto – con 1 euro cuántas unidades se obtienen de la segunda moneda. Este valor puede ser forzado manualmente por el usuario (caso típico: causales de pago/cobro en moneda extranjera, el valor del tipo de cambio aplicado por el banco nunca será el oficial de los cambios internacionales);

Total en moneda / Total del documento: son campos vinculados entre sí a través del tipo de cambio, por lo tanto, en registros en euros será indiferente escribir el importe en uno u otro.
En un registro en moneda extranjera, normalmente, se introduce el valor en el campo del Total en moneda obteniendo el contravalor en euros.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

La causal contable puede prever que estos se actualicen automáticamente al variar los datos introducidos en la cuadrícula de IVA, solo en incremento o también en decremento. El guardado de la registración puede ser bloqueado si este importe no es igual a los datos de IVA de la registración;

Total impuesto: Campo visualizado en la parte inferior de la cuadrícula de IVA, para mostrar el importe total, que siempre se actualiza automáticamente por el procedimiento, no debe introducirse manualmente.

Pie (Footer)

En la parte inferior del formulario, en la pestaña Registro, está presente la descripción del movimiento de la registración contable: se trata de una nota que se puede configurar dentro de la causal de contabilidad mediante el uso de los códigos numéricos paramétricos (1) (2) … (10)

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

los códigos (8) y (9) se utilizan solo en las descripciones de detalle de los subcuentas en la sección del libro diario. Con doble clic en el campo es posible abrir una búsqueda dentro de las notas codificadas (procedimiento presente dentro de las Utilidades: la modificación manual de esta descripción será eventualmente reseteada tras la confirmación del usuario una vez modificado uno de los campos gestionados automáticamente en las notas.

En la parte inferior de la pantalla, abriendo la sección expandible (expander), hay otros campos de resumen de los datos de IVA y de la registración: merecen en particular una anotación los campos dedicados a la visualización del desbalance de la registración, algo normalmente no permitido (pero que se puede habilitar en la configuración de la causal en uso).

El desbalance debe-haber sirve para un control de cuadraturas con el fin de poder guardar la registración.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

A menos que se desactive el control dentro de los parámetros de la causal contable, lo cual desaconsejamos encarecidamente salvo necesidades muy particulares.

El valor del desbalance se propondrá como importe en las nuevas líneas de contabilidad que se insertarán manualmente en la registración para balancearla automáticamente.

Botones específicos de la Ribbon Bar

Parámetros de inserción: llama a los parámetros de inserción de la primera nota.

• Fecha de competencia económica: presente en la cuadrícula del registro de IVA y reportada automáticamente en la del Libro Diario, puede proponerse como diaria (igual a la fecha de registro tanto para "desde fecha" como para "hasta fecha"), fin de ejercicio ("hasta fecha" se establecerá en 31/12/XXXX), y ninguna para cuentas de tipo servicios (donde se dejará en blanco si la cuenta de contrapartida utilizada es de tipo "a rectificar", es decir, útil para el cálculo del ajuste, con el fin de obligar al usuario a definir el rango de fechas);
• Avisar desbalance en moneda: controla si también la columna 'Importe en moneda' en el Libro Diario cuadra (aunque esté representada en una sola columna el programa conoce la sección del movimiento);
• Avisar fecha de cambio: ya que el tipo de cambio propuesto automáticamente en la registración es el último introducido en la tabla "cambios de divisas", verifica que la fecha del cambio en la tabla "cambios de divisas" sea igual a la fecha de registro;
• Subcuenta (Ninguna / Última introducida): referido a la subcuenta titular de la registración introducida en cabecera.

Botones de recálculo: actualizan los valores con un refresh / recálculo

• IVA
• Libro Diario
• Centros de coste (si se está posicionado en la pestaña Analítica)
• Partidas (si se está posicionado en la pestaña Partidas)

2. Registro

2.1 Datos de IVA del documento

La sección está presente solo para registros de IVA (donde en la causal contable se ha configurado un registro de IVA y un tipo de movimiento de IVA coherente).

En caso de inserción manual de un nuevo registro la sección puede ser completada de varias maneras:

• la ficha de cliente/proveedor/agente titular del registro no tiene ninguna subcuenta de contrapartida predefinida ni tampoco la tasa de IVA estándar: en este caso el usuario selecciona el Tipo de IVA (ver detalle abajo) así como la subcuenta de contrapartida para la línea y la tasa de IVA correspondiente. Una vez configurado esto, el procedimiento se encargará de desglosar el total del documento/registro introducido en cabecera para asignar los importes relativos a las distintas columnas de la línea. El usuario podrá modificar estos valores y proceder a nuevas inserciones, siempre con la misma lógica. El importe propuesto se calculará en base a la diferencia faltante para cubrir el total del registro;

• la ficha de cliente/proveedor/agente prevé la subcuenta de contrapartida predefinida y/o la tasa de IVA: una vez introducido el Tipo de IVA el procedimiento propone la subcuenta de contrapartida y/o la tasa predefinida, los importes se introducen como en el caso anterior desglosando el total del documento/registro y el usuario podrá modificarlos manualmente: la siguiente línea, nuevamente, propondrá subcuenta/tasa desde la ficha y el importe obtenido del residuo hasta cubrir el total del documento/registro;

• la ficha de cliente/proveedor (no se gestiona para los agentes) prevé una lista de subcuentas de contrapartida, ninguna subcuenta de contrapartida predefinida, y está presente la tasa de IVA predefinida: en este caso la aplicación propondrá directamente en la sección de IVA la lista de subcuentas de contrapartida predefinidas, cada una con la tasa de IVA de detalle correspondiente o con la tasa predefinida de la ficha, y el usuario deberá introducir los importes manualmente línea por línea. En este caso la adición manual de una nueva línea no propondrá la subcuenta relativa sino solo la tasa de IVA, desglosando el importe faltante hasta cubrir el total del documento/registro.

Tipo de IVA: es una tabla fija interna del sistema y contiene los valores:

• Genérico: es el tipo estándar de movimiento de IVA, suficiente en casi todos los casos. Este tipo de línea se considera en algunos procedimientos de IVA como movimiento de mercancía;
• Destinado a la reventa: se utiliza para las compras que son base de cálculo de los porcentajes a aplicar en la ventilación de los ingresos (por ejemplo, para supermercados o farmacias: estos minoristas no aplican el IVA artículo por artículo, sino que se les permite hacer un total único de las ventas de fin de período y dividir los importes según la proporción de los artículos comprados en el período);
• Redondeos: se trata de los redondeos fuera del campo de IVA, típicos por ejemplo de las facturas telefónicas. La utilidad de esta indicación es mínima, de todos modos la subcuenta relativa se introduce según la lógica vista anteriormente;
• Venta IVA 74Ter: se trata de un tipo de movimiento específico para las agencias de viaje, para las cuales la fecha de competencia de IVA se retrasa 30 días respecto a la fecha de la operación (vendo en la fecha actual, el IVA se pagará en la liquidación del próximo mes). En estas líneas se aplica la gestión de IVA del 74Ter con la liquidación periódica de IVA correspondiente;
• Reventa: se trata de las ventas sobre las cuales la aplicación aplicará el cálculo de la ventilación de los ingresos;
• Operación no agrícola: se trata de un tipo de movimiento específico para las sociedades sujetas al régimen agrícola, sirve para excluir de este régimen (configurado en la causal contable) para la línea específica;
• Servicio: se trata de un tipo de movimiento específico para identificar que la línea deriva de una compra/venta de servicios, elemento importante en algunos procedimientos de IVA (por ejemplo, los listados INTRASTAT).

% No deducible: se toma de la tasa de IVA introducida en la línea. Se desaconseja forzarla manualmente, la operación correcta es modificar la tasa de IVA; determina el cálculo de la columna (impuesto) no deducible.

Impuesto: puede ser forzado manualmente respecto al cálculo realizado por el procedimiento: puede suceder, de hecho, que el documento de compra tenga un redondeo no gestionado correctamente, el usuario debe registrar el documento tal como lo recibe;

Total moneda / total: son campos calculados y no almacenados a nivel de base de datos;

Desde fecha de competencia/Hasta fecha de competencia: son las fechas de competencia económica, fundamentales para los cálculos automáticos de ajustes e integraciones tanto a nivel de balance interanual como de balance contable. En base a su indicación se calcularán los devengos y diferidos.

EJEMPLO Haga clic para expandir!

Estamos al 31/03/año X.

Si el asiento de coste indica fechas de competencia 31/03/X - 31/03/X+1, en fecha 31/12/X al ejecutar los procedimientos de ajuste se calculará un anticipo activo por la parte proporcional del coste correspondiente al periodo 01/01/X+1 - 31/03/X+1.

Si el asiento de coste realizado el 31/01/X indica fechas de competencia 31/01/X-1 - 31/01/X, al ejecutar los procedimientos de ajuste en fecha 31/12/X-1 se calculará un devengo pasivo por la parte proporcional del coste correspondiente al periodo 31/01/X-1 - 31/12/X-1

Este rango de fechas puede gestionarse automáticamente, según los Parámetros de inserción, de 3 formas alternativas:

• Fin de ejercicio con la cual la fecha inicial se propone en base a la fecha del documento y la final como fecha de fin de ejercicio

• Diaria (con la cual ambas fechas se establecen en base a la fecha del documento);

• Sin fecha para tipo de cuenta servicio (opción recomendada) la aplicación no propondrá ninguna fecha para los subcuentas económicas que tengan en el tipo de cuenta la marca servicio, pero obligará al usuario a introducir manualmente el rango correcto (con los otros tipos de cuenta propondrá la misma fecha del documento en ambas fechas).

Atención

Para que los devengos y anticipos puedan ser calculados automáticamente por el procedimiento de ajuste, es necesario que el tipo de cuenta utilizado para las cuentas afectadas por los ajustes esté definido en la tabla Tipos de cuenta con la marca Servicio.

Ejemplo de tipos de cuenta que tienen la marca servicio en la tabla Tipos de cuenta (en las bases de datos estándar) "Costes a rectificar" y "Ingresos a rectificar".

El tipo de cuenta adecuado se asigna a la subcuenta correspondiente directamente en el plan de cuentas.

Mes: es el periodo de referencia IVA para el asiento, obtenido en función del tipo de liquidación y la fecha de competencia IVA. El campo que realmente se utiliza en la liquidación, sin embargo, es la fecha de competencia IVA;

Fecha de competencia IVA: el campo se propone según la configuración de la causa contable, típicamente como fecha de registro para las compras y fecha de documento para las ventas (si el movimiento es venta 74Ter entonces es fecha de documento + 30 días). Esta es la fecha de referencia para la impresión de la liquidación periódica de IVA;

Competencia plafond: esta fecha se toma como referencia para la inclusión del asiento en el cálculo del plafond; se propone igual a la fecha del documento para todas las tasas de IVA que prevén la gestión del plafond de IVA;

Nota de variación de años anteriores: el campo está activo solo para asientos con tipo de documento que prevé la marca Nota de variación. Sirve para indicar que la línea de la nota de crédito se refiere a años anteriores respecto al año del documento.

Fecha de referencia de la nota de variación: el campo está activo solo para asientos con tipo de documento que prevé la marca Nota de variación. Sirve para indicar la fecha de referencia de la factura rectificada;

División: el campo es visible solo si la causa prevé la gestión de divisiones. En este caso será posible dividir el mismo asiento de IVA en varias divisiones empresariales.

Anotaciones adicionales:

• no es posible guardar líneas de IVA con base imponible 0 a menos que la causa contable lo permita (marca permitir subcuentas con valor 0);

• los redondeos del IVA se gestionan línea por línea, mientras que la normativa prescribe que el cálculo se realice sobre una base imponible que agrupe todas las líneas con la misma tasa de IVA: es posible, por tanto, que exista una diferencia debida únicamente a la gestión de redondeos (esto solo aplica para la inserción manual de un asiento contable: las contabilizaciones automáticas de compras y ventas ya realizan el cálculo correcto) respecto al documento en registro.

  Una vez detectada la diferencia, las soluciones son:

  1. forzar manualmente una línea de IVA
  2. pulsar el botón de recálculo de impuesto que se encuentra en la cabecera y hacer que la aplicación alinee automáticamente la última línea de cada tasa presente.

2.2 Libro diario

Haga clic para ver el ejemplo

Cada registro de contabilidad general debe obligatoriamente tener filas en esta sección para poder ser guardado.

• En caso de registros de IVA, esta parte se calcula, en base a la lógica de los tipos de importe, según los datos cargados en las filas de la anterior cuadrícula de IVA;

• en caso de registros de pago/cobro, en cambio, los importes dependen de los importes de los pagos cargados en la pestaña Pagos;

• en otros casos, en cambio, las filas y los importes serán gestionados en general manualmente por el usuario.

Nota

la causa puede proponer una lista de subcuentas predefinidas: en este caso, el usuario deberá ingresar fila por fila solo los importes en la sección Debe / Haber correcta.

Al momento de guardar, si la causa no prevé el guardado de subcuentas en cero, las filas no valorizadas serán eliminadas automáticamente;

Este modo de uso es típico, por ejemplo, para los asientos de nómina de empleados donde la plantilla de la causa propone todas las posibles subcuentas útiles, pero en cada ocasión solo se utilizan algunas.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

• en caso de registro simple ‘debe/haber', es posible codificar una causa específica que ya prevea las subcuentas a utilizar con el tipo de importe ‘Total Doc./Registro' para que el usuario simplemente escriba el importe en los campos de totales de cabecera y el procedimiento los coloque en debe/haber según la causa;

• cada nueva inserción manual de filas cubrirá el eventual desbalance presente en el registro: se recuerda que los registros desbalanceados no pueden ser guardados, salvo habilitando la causa.

Campos específicos de la cuadrícula Libro Diario

Moneda: puede prever los detalles de la moneda (fecha de cambio, valor de cambio e importe en moneda): el importe en moneda debe cargarse siempre en valor absoluto (el signo debe/haber en la divisa de la empresa define también su signo); los campos en moneda y en la divisa de la empresa pueden estar desvinculados entre sí, no recalculando los importes en los mensajes de confirmación que se ejecutan al modificar los mismos;
Desde fecha de competencia/Hasta fecha de competencia: este rango de fechas, como ya se mencionó para la sección de IVA, es fundamental para la gestión de los asientos de ajuste tanto para los balances intermedios como para el balance contable. Se remite a las notas específicas insertadas arriba;
División: puede estar presente si se configura en la causa, puede servir para dividir el mismo registro en varias divisiones;
Descripción detallada (se recomienda su ingreso por defecto en todas): puede estar presente si se configura en la causa, esto también puede ser gestionado en parte automáticamente en la causa con las notas (1) – (2) … etc. como para la descripción general. De particular interés la gestión de los códigos (8)-(9) en relación con las filas de clientes/proveedores de cierre de partidas contables;
Fecha valor banco: El campo puede ser automatizado respecto al número de días configurado, en cada ficha de bancos, para cada causa contable que les concierna;
Núm. de fila: puede ser útil para registros particularmente largos (ej. nóminas) para mantener en orden de inserción las diferentes subcuentas;
Ref. manual de partidas: puede estar presente, si se configura en la causa, puede servir para vincular manualmente filas de contabilidad sin pasar por la gestión de partidas abiertas;
Subcuenta de contrapartida: puede estar presente, si se configura en la causa, se desaconseja su uso manual. La gestión automática en registros de IVA prevé para las filas de clientes/proveedores asignar la subcuenta de costo/ingreso de mayor importe, mientras que para las filas de costo/ingreso/IVA la contrapartida será la subcuenta de cliente/proveedor.

Notas adicionales

El usuario puede proceder a forzar manualmente las filas del libro diario: normalmente se recomienda alinear los datos comenzando directamente desde el IVA. Cualquier forzado puede ser restablecido presionando el botón de recálculo del libro diario.
En la causa contable, en particular para todas las causas de IVA, para la fila con el Total Doc./registro se inserta la cuenta genérica de clientes/proveedores, que será sustituida cada vez por la subcuenta titular del registro: esta sustitución se realizará solo si en los parámetros de contabilidad, sección lista de cuentas de clientes/proveedores, se autoriza (es decir, se inserta en la cuadrícula) el tipo de subcuenta relativa asociándola a la cuenta principal, la cual deberá corresponder a la presente en la plantilla de la causa contable.

3. Partidas

La pestaña está presente solo si la causal contable tiene activado el indicador Apertura de partidas.

3.1 Cuadrícula Tipología de pago

Cuadrícula dedicada a la gestión de los datos de cálculo de las partidas subyacentes, replica los datos presentes dentro de la ficha de cliente/proveedor/agente titular del asiento.

Si en la ficha no hay ningún dato por defecto que se pueda leer, esta sección puede ser completada manualmente en caso de inserción manual del asiento contable.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

Para otros tipos de asiento (por ejemplo, para los pagos anticipados es posible codificar una causal que abra la partida, en el signo opuesto, en lugar de cerrarla ya que el documento aún no ha sido registrado): en este caso la gestión de esta sección se vuelve manual, de modo que el usuario podrá ingresar los datos esenciales del tipo de pago, la solución de pago y la subcuenta de referencia, con el 100% ingresado en el campo Porcentaje.

Para esta sección cabe señalar que:

• la partida puede ser creada también en subcuentas que no sean de ficha y que no tengan el indicador Apertura de partidas en el plan de cuentas (este indicador se refiere solo al control de que los datos del diario y de partidas coincidan para las subcuentas que lo tienen activado);
• los bancos de apoyo normalmente se traen desde la ficha o desde el documento contabilizado del área de compras/ventas/perceptores, pero pueden ser forzados cada vez seleccionando uno diferente utilizando la ayuda abi/cab (doble clic en el campo).

El banco de apoyo vinculado en esta sección (campos Banco, Descripción del banco, CIN, ABI, CAB, Cuenta corriente, IBAN, SWIFT)

será el dato normalmente utilizado en los pagos a proveedores como banco beneficiario del pago, a menos que esté activado el indicador de Imponer banco de apoyo presente en la ficha del proveedor;

Normalmente se ingresa el campo Porcentaje al 100%. Con porcentajes diferentes (que sumen 100%) es posible gestionar en varias filas también combinaciones de pagos diferentes.

Detalles adicionales (Haga clic para expandir)

En el campo Importe se puede ingresar un importe fijo a utilizar para la combinación tipo de pago/solución de pago de la fila en gestión; el campo Impuesto permite definir, de este importe, cuánto corresponde al IVA (esto es útil en caso de que la solución de pago prevea porcentajes imponible/impuesto diferenciados entre las distintas cuotas, para obtener un cálculo correcto). Es posible ingresar una combinación importe/porcentaje:

Agrupar partidas: el indicador, si no está activo, se toma de la ficha de cliente/proveedor: en la práctica no tiene uso, ya que es muy raro que dos partidas tengan el mismo tipo de pago y la misma fecha de vencimiento dentro del mismo documento;

Debajo de la cuadrícula hay algunos campos de resumen de la situación del cliente/proveedor: el importe del crédito concedido en el módulo de Riesgo de cliente, el valor de la exposición obtenido según la situación de las partidas abiertas (sin considerar el asiento en uso) y el saldo contable (considerando también el asiento en uso);

En caso de asiento derivado de la contabilización de impagos, la cuadrícula superior NO tiene ninguna relevancia para el cálculo de las partidas subyacentes (normalmente la ficha prevé partidas para RB, pero los impagos se gestionan como BB y no se deben volver a emitir automáticamente otras riba): solo se lee en caso de que se necesite el dato de los bancos de apoyo.

3.2 Cuadrícula de partidas

presenta la lista de las partidas calculadas según la configuración de la sección anterior.

El usuario puede forzar el tipo de pago, la fecha de vencimiento y los importes de las distintas cuotas (asegurándose de respetar los totales). La cuadrícula de partidas NO permite la inserción manual de una nueva cuota.

En caso de que la causale prevea tanto la apertura de partidas como el cierre por compensación y también se haya activado el indicador Aviso, al momento de guardar la registración se mostrará al usuario un mensaje de advertencia sobre la presencia de partidas que se pueden compensar.

Estado de la partida: se indica el estado de la partida (abierta, parcialmente abierta, cerrada);
Cuenta/subcuenta/descripción: subcuenta de cliente o proveedor a la que se refiere la partida;
Pago: tipo de pago (transferencia bancaria, efectivo, etc.);
Vencimiento: fecha de vencimiento calculada a partir de las condiciones de pago de la cuadrícula superior o establecida manualmente;
Código de documento: código del documento que generó la partida (por ejemplo FA = factura de compra, FV = factura de venta);
Fecha de documento: fecha del documento (por ejemplo factura de compra) que generó la partida;
Número de documento: número del documento que generó la partida;
Divisa: moneda en la que está denominada la partida (ej. EUR = Euro);
Cambio directo / Cambio inverso: tipo de cambio (mostrado tanto como tipo directo cierto por incierto, como tipo indirecto incierto por cierto) que determinó el valor en moneda extranjera y el contravalor en euros de la partida;
Fecha de moneda: fecha de referencia del tipo de cambio;
Importe en moneda: importe en moneda extranjera o igual al importe en euros si el tipo de cambio es 1;
Importe Debe / Haber: la partida tiene un signo (o sección, como se prefiera) así como el movimiento contable que la generó. La partida con signo Debe será una partida a nuestro favor, mientras que una partida con signo Haber será una partida a deber (por ejemplo, frente a una factura recibida de proveedor o una nota de crédito emitida al cliente);

Además, es posible bloquear el pago de la partida (Flag No Pagable): el procedimiento almacenará la fecha y el usuario que bloqueó el pago con una posible nota explicativa (Inicio de Bloqueo, Usuario de Bloqueo, Notas de Bloqueo) así como la fecha y el usuario que desbloquea (Usuario de Desbloqueo, Fin de Bloqueo), para ambas operaciones existen derechos de usuario específicos en el ARM.

Número / año de la partida: asignados automáticamente para identificar la partida;
Posición de la partida: combo box vinculada a una tabla libre definible por el usuario, permite clasificar las partidas contables desde el momento de su creación;
Notas (de la partida): notas libres que también se pueden vincular automáticamente en la causale a la descripción detallada de la subcuenta tal como se ingresó en la contabilidad.
Agente: en este campo es posible asociar el agente de referencia para la partida: este se valoriza automáticamente en base al agente ingresado en la factura de venta al momento de la contabilización (en caso de que haya varios agentes, se asignará el que tenga mayores comisiones).
Fecha de Referencia / Número de Referencia: Campos tomados de la fecha y número de documento en la registración contable (si están presentes, de lo contrario se toman de la fecha/número de registración), permiten agrupar y filtrar las partidas referidas al mismo documento (por ejemplo, una nota de crédito que se refiere a una factura, para visualizar el mayor de partidas todo junto).
Cig y Cup: tomados de la factura de venta, pero también se pueden escribir manualmente (mediante combo box). Véase la documentación sobre los campos en factura.
Cuenta / Subcuenta de depósito: cuenta dedicada a la contabilización de los depósitos de garantía vinculados a las partidas mediante el modo correspondiente. Ver aquí el flag Mostrar depósitos. Modelos de referencia y Número de referencia: campos generalmente no utilizados en Italia, típicos de Croacia (donde cuando la empresa emite la factura, en cada vencimiento asocia un tipo/código identificativo de la cuota, que el cliente luego indica en el pago y el banco reporta en el movimiento de cobro: a partir del extracto bancario, por tanto, es fácil rastrear la cuota cerrada. Los campos representan una referencia también para una futura implementación de importación de movimientos bancarios). Retraso medio en días de pago: No utilizado en Italia: toma el valor de los días de retraso del registro del cliente pero también se puede modificar manualmente. Puede utilizarse en la simulación de flujo de caja.

Botones específicos

Eliminar partidas: permite eliminar la partida creada automáticamente según el tipo de pago ingresado.
Eliminación desde la cuadrícula de pagos: permite eliminar la solución de pago, propuesta automáticamente por el registro, o ingresada manualmente.
Recalcular partidas: permite recalcular la partida forzada manualmente.
Agrupar partidas: permite agrupar las partidas en caso de que haya varias partidas con la misma fecha de vencimiento.

4. Pagos

La pestaña solo está presente si la causale contable tiene activado el flag Cierre de partidas.

Permite visualizar las partidas abiertas para proceder a los pagos/cobros con cierre de partidas abiertas o a las compensaciones.

Info

La pestaña está dividida en dos cuadrículas fundamentales, la primera, la superior, sirve para buscar las partidas abiertas con el fin de cerrarlas, la segunda, inferior, contendrá el resultado de la maniobra de cierre (es decir, los pagos resultantes)

Configuración correcta de la interacción entre Apertura, Cierre y Compensación de Partidas

• Típicamente todos los asientos de tipo IVA (ej. compras o ventas) tienen el flag de apertura de partidas y pueden tener también el flag de cierre + compensación de partidas;

• Las causales de pago/cobro, en cambio, prevén siempre el cierre de partidas sin nunca el flag de compensación, eventualmente pueden tener el flag de apertura de partidas para gestionar los casos de pago anticipado (en este caso, al faltar el cierre de una partida, se abrirá una partida de signo opuesto manteniendo el cuadre con el movimiento contable.

El cuadre puede hacerse obligatorio mediante los parámetros de la causale contable.

ATENCIÓN

Diferencia entre pagos de partidas y compensación de partidas:
la compensación, en la terminología contable, puede entenderse tanto como compensación de partidas (debe/haber) del mismo subcuenta (por ejemplo, factura con nota de crédito) como también como compensación cliente/proveedor (por ejemplo, compenso la deuda con el subcuenta proveedor con el crédito del subcuenta cliente perteneciente a la misma ficha maestra).
En este formulario la compensación está estrictamente relacionada con la situación de partidas pertenecientes al mismo subcuenta.
La compensación cliente/proveedor puede gestionarse simplemente realizando un pago de partidas (cierre simple) "cruzado" (tanto debe como haber - por ejemplo mediante una transferencia interna - compensándose a saldo en contabilidad). Como alternativa, es posible utilizar dos procedimientos más específicos y flexibles: Compensación de partidas o Compensación rápida

Si en el encabezado del asiento se ha ingresado un subcuenta titular, este se utilizará como filtro de búsqueda en los campos iniciales correspondientes de la pestaña de pagos:

Click para ver el ejemplo

para todos los asientos de IVA, por lo tanto, la aplicación propondrá aquí solo las partidas del cliente/proveedor ingresado en el encabezado, para proceder a la compensación factura/nota de crédito;

en el caso de asientos de pago/cobro (especialmente de varios clientes o proveedores), normalmente el campo en el encabezado estará vacío y será el usuario quien complete el filtro según sus necesidades.

Cabe destacar, en particular, el campo del subcuenta Banco: no se trata de un filtro, sino que se completa automáticamente con el subcuenta de pago ingresado en la ficha maestra del cliente/proveedor titular del asiento y desde aquí actualiza el asiento contable en el campo que prevé el tipo de importe Total Doc./asiento,

Click para ver el ejemplo

(si los parámetros de contabilidad, en la lista de cuentas de clientes/proveedores, autorizan la sustitución, es decir, debe existir una asociación entre el tipo de cuenta bancos y el correspondiente grupo principal en el plan de cuentas para que la sustitución pueda realizarse).

Click para ver el ejemplo

Ejecución del cierre de partida

CÓMO CERRAR LA PARTIDA

Una vez identificada, en la primera cuadrícula, la partida (o las partidas) a pagar, es posible seleccionarlas y pagarlas mediante doble clic en la fila individual, o utilizando el botón Crear pagos.

En caso de que la causa prevea la compensación de partida estará activo el botón de Compensación de partidas (y el doble clic tendrá el mismo significado).

Otro botón útil en esta sección es Crear pagos extendidos:

Click para ver el ejemplo

se abrirá una ventana intermedia para configurar el importe del pago con un posible importe de descuento, con el correspondiente subcuenta para el registro contable.

NOTA

En esta ventana relativa al comando Pagos extendidos (solo aquí) es posible establecer el estado Forzosamente cerrada a una partida (mediante la casilla correspondiente): el uso de este estado no se recomienda ya que no se determina por la creación normal de un pago que cierra la partida sino que fuerza su estado, puede ser útil para realinear diferencias y errores que ya no pueden corregirse normalmente.
Un resultado similar puede obtenerse creando manualmente un pago y forzando su importe.
No está permitido forzar el pago con un importe superior al saldo pendiente de la partida.

Detalles adicionales Haga clic aquí

En la lista de pagos se pueden insertar notas de los mismos: estas notas pueden ser vinculadas automáticamente, en la causale, con la descripción genérica del asiento contable (flag descripción en diario y pagos, no recomendado).

Si el pago será gestionado, según las configuraciones de la causale, al cambio histórico de la partida, no se detectará ninguna diferencia de cambio automáticamente y deberá gestionarse manualmente en contabilidad: la opción además facilita, y esto es particularmente útil, la gestión de la igualdad entre partidas abiertas y saldo contable.

De lo contrario, si la opción no está activa, el contravalor en euros será calculado al tipo de cambio de la fecha de registro (y en este caso, si está correctamente configurado en la causale - ver tipo de importe Utilidad/Pérdida dif. de cambio - y en las divisas, el procedimiento valorizará automáticamente las subcuentas de utilidad/pérdida por diferencia de cambio, divisa por divisa).

Mediante el botón Expandir/reducir se puede visualizar solo una de las dos cuadrículas (búsqueda de partidas o pagos).

En la parte inferior se visualizarán campos de totalización de los importes seleccionados.

En base a los pagos efectivamente ingresados y a las configuraciones de la causale, la aplicación actualizará la línea con el tipo de importe ‘Total Doc./registro' (por ejemplo, atribuido a la subcuenta del banco de pago) con el total de los pagos registrados, mientras que insertará una línea por cada pago o agrupará los pagos deudores y acreedores, divisa por divisa, de cada subcuenta de cliente/proveedor pagado/cobrado.

Botones específicos

Parámetros de inserción: llama a los parámetros de inserción de la primera nota.
Búsqueda de partidas: permite buscar las partidas a pagar/cobrar.
Eliminar pagos: permite eliminar los pagos previamente seleccionados.
Crear pagos: permite crear el pago de la partida seleccionada.
Compensación: permite realizar la compensación de partidas si está previsto en la causale.
Crear pagos extendidos: permite gestionar el pago/cobro con eventuales importes de descuento y la correspondiente subcuenta de registro contable.
Expandir/reducir: permite reducir la visualización solo a la parte de partidas o pagos y viceversa, o expandirla a ambas.

5. Analítica

La pestaña está dedicada a la gestión de los centros de coste/beneficio (hoy centros empresariales), y está presente solo si la causale tiene al menos uno de los dos flags de gestión Centros de coste / Centros de beneficio.

ATENCIÓN

La gestión de los centros de coste / beneficio (hoy centros empresariales) será diferente según esté activado o no el flag GESTIÓN CONTROLLING dentro de la tabla Sociedad.

Con el flag ACTIVADO se habilitan las funcionalidades completas para el control de gestión, actualmente consideradas como la opción estándar, permitiendo una gestión más avanzada y flexible del controlling respecto al conjunto de funcionalidades anteriores (con flag desactivado), presentes por retrocompatibilidad.

En esta configuración los centros de beneficio YA NO se utilizan.

Se utilizan únicamente los centros de coste (que asumen la nueva definición de centros empresariales). Los centros empresariales pueden acoger tanto componentes positivos (de beneficio) como negativos (de coste) y pueden ser reasignados libremente unos a otros según las lógicas previstas en el módulo de Controlling de manera totalmente flexible.

Detalles de la gestión antigua Haga clic aquí

Dependiendo de las configuraciones de la causale estará presente una sección, la otra, o ambas (en este último caso con dos opciones: en caso de gestión separada cdc/cdp ambas deberán ser valorizadas simultáneamente, de lo contrario el procedimiento atribuirá el importe solo a una de las dos secciones, los costes irán a los centros de coste y los ingresos a los centros de beneficio).

Si en la causale también se ha activado la opción Gestión de máquina, estará disponible también una cuadrícula de valorización de costes/ingresos a los vehículos empresariales (debajo de la cuadrícula principal de los centros de coste)
Llamando al vehículo a través del combo box correspondiente será posible también atribuir los datos de detalle del mismo.
El combo box está vinculado a la tabla Gestión de vehículo (Logística > Vehículos > Actividad diaria > Gestión de vehículo)

CAMPOS PRESENTES EN LA CUADRÍCULA PRINCIPAL

Con las funcionalidades completas de controlling activas, está disponible una estructura tipo tabla dinámica que agrupa, subcuenta por subcuenta, las atribuciones de los movimientos contables a los centros empresariales por dimensión de análisis.

De hecho, los centros empresariales deben ser atribuidos a una dimensión de análisis, creando así subconjuntos funcionales para la gestión de la contabilidad analítica que resulta estructurada sobre análisis multidimensionales.

La misma subcuenta que recibe el movimiento de coste contable, puede entonces ser imputada simultáneamente a varios centros, cada uno haciendo referencia a dimensiones (y por lo tanto "agrupaciones") diferentes.

Dentro de la misma dimensión, el movimiento podría luego ser repartido (por ejemplo al 50%) entre dos centros.

Haga clic para ver la imagen

Cuenta / Subcuenta / Descripción: campos para la introducción de la subcuenta contable que se atribuye al centro. Los datos serán reportados automáticamente si existe una asociación definida en el plan de cuentas o en la ficha maestra (ver abajo).

División / Descripción: El movimiento puede asociarse también a una sola división empresarial para soportar análisis específicos referidos a la rama de la empresa.

Proyecto: Si en la causa contable está habilitada la opción Proyectos (antes Proyectos de obra), este campo será visible y permite atribuir el movimiento a un proyecto. El widget hace referencia a la tabla Proyectos (Gestión de Proyectos > Proyectos > Proyectos)

ATENCIÓN:

si las funciones avanzadas de controlling están activas, se prevé que el proyecto solo pueda ser atribuido vinculándolo a un centro empresarial asociado a la dimensión de tipo Obra o a las dimensiones para las cuales se ha activado la opción Habilitar obra.

Dicha dimensión (que puede ser nombrada libremente, aunque se recomienda un nombre claro, por ejemplo "Obras" o "Proyectos") se vincula al tipo correcto mediante una opción presente en la tabla Dimensiones (Configuración > Tablas > Controlling > Contabilidad analítica > Dimensión)

Centros de coste / Descripción de los centros de coste: campos para la introducción (mediante combo box ubicada en el campo Centros de coste) del centro al que atribuir el coste (o beneficio). La combo box hace referencia a la tabla Centros Empresariales (Configuración > Tablas > Controlling > Analítica > Centros Empresariales).
Divisa: valor tomado de los datos del asiento contable, especifica la divisa (que luego presenta el contravalor en euros) del movimiento que se atribuye.
Fecha de divisa: Fecha de la tasa de cambio entre la divisa y el euro (tomada del movimiento contable).
Cambio directo: Valor del tipo de cambio directo entre euro y divisa (tomado del movimiento contable).
Importe en divisa: Importe en divisa del movimiento (tomado del movimiento contable en caso de atribución total del movimiento a un solo centro o definido a través del porcentaje de atribución en el plan de cuentas o en la ficha maestra); el valor puede ser modificado manualmente para definir la atribución a los centros deseados en caso de reparto del coste entre varios centros. El campo se presenta en una única sección y luego se inserta en la sección debe o haber del movimiento en euros siguiendo el esquema de la causa contable o del asiento (Pestaña Asiento), pero puede ser forzado.

Importe Debe / Importe Haber: Importe en euros del movimiento (tomado del movimiento contable en caso de atribución total del movimiento a un solo centro o definido a través del porcentaje de atribución en el plan de cuentas o en la ficha maestra); el valor puede ser modificado manualmente para definir la atribución a los centros deseados en caso de reparto del coste entre varios centros.

Desde Fecha de Competencia / Hasta Fecha de Competencia: Tomados del movimiento contable (pueden ser forzados si es necesario). Permiten la rectificación por competencia económica (acumulaciones y diferimientos) también de los movimientos de los centros.

Descripción Detallada: Tomada del campo homónimo en las líneas del movimiento contable. 

La carga de datos en las secciones cdc/cdp puede automatizarse de dos maneras:

• a través de la asignación de los centros en el plan de cuentas, a las subcuentas de coste/ingreso, valorando el porcentaje de atribución del valor de cada cuenta a uno o más centros. Para más detalles ver Plan de cuentas.

• en las fichas maestras de clientes/proveedores, (siempre en porcentaje) en cuyo caso todas las subcuentas económicas introducidas en el asiento a nombre del sujeto serán valoradas de la misma manera y atribuidas al centro indicado en la ficha maestra.

La prioridad de valoración, entre la regla establecida en el plan de cuentas y la definida en la ficha maestra, se configura dentro de los parámetros de contabilidad general.

Se permiten modificaciones manuales a los importes calculados, así como la introducción manual directa de las líneas: en este segundo caso, el procedimiento propondrá automáticamente los importes para cubrir, subcuenta por subcuenta, el total movido en contabilidad, reportando el mismo rango de fechas de competencia. Es importante señalar, de hecho, que los procedimientos de rectificación e integración prevén también la rectificación de los movimientos asignados a centro de coste/beneficio.

Al momento de guardar el asiento, la aplicación procederá a mostrar una ventana con los detalles de las diferencias de valoración, bloqueando eventualmente el guardado si así está configurado en la causa utilizada.

Botones específicos

Eliminar los centros de costo seleccionados: permite eliminar los centros de costo seleccionados.
Eliminar los centros de beneficio seleccionados: permite eliminar los centros de beneficio seleccionados.
Expandir/reducir: permite reducir la visualización solo a la parte de los centros de costo o beneficio y viceversa, o expandirla a ambos.

6. Proyectos

La pestaña Proyectos (antes Órdenes de trabajo) está presente solo si la causal tiene activada la marca Proyectos.

ATENCIÓN:

si las funciones avanzadas de controlling están activas (marca Gestión de controlling en la tabla Sociedad), se prevé que el proyecto solo pueda ser atribuido vinculándolo a un centro empresarial que a su vez esté atribuido a una dimensión de tipo Orden de trabajo.

Por lo tanto, si las funciones avanzadas para el controlling están activas, la pestaña en cuestión NO será visible.

Sin embargo, sigue siendo visible el campo presente en el encabezado de la registración para la atribución del Proyecto (antes Orden de trabajo) a la registración en su conjunto en lugar de al detalle de los movimientos.

En esta pestaña se asignarán a los distintos Proyectos (órdenes de venta) los datos económicos detectados en la registración contable: automáticamente se asignarán todos a la orden de trabajo ingresada en el encabezado, pero el usuario podrá dividir los importes de manera diferente manualmente directamente en esta sección.

Al ingresar manualmente los importes, el software asignará automáticamente el valor residual para cuadrar el movimiento contable. Se prevén controles de balanceo de los importes con la contabilidad general y la posibilidad de bloquear el guardado de la registración en caso de diferencias (ver parámetros de la causal).

7. Activos fijos

La pestaña Activos fijos, visible solo si la causal contable que se está utilizando tiene activada la marca activos fijos, está dedicada a la gestión de bienes de uso plurianual: se utiliza para registrar compras, incrementos, enajenaciones y destrucciones.

Detalles adicionales (Click para expandir)

En la causal (pestaña Detalle de registración), también es necesario haber configurado el tipo de operación a realizar, mediante la lista desplegable junto a la marca de activación de la pestaña de activos fijos (adquisición, baja, destrucción, etc...).

Por lo tanto, será conveniente crear diferentes causales dedicadas a los activos fijos y adecuadas para realizar las distintas operaciones posibles.

Cuadrícula superior

Está dedicada a la inserción de un nuevo activo fijo adquirido o a la selección de un activo fijo existente para registrar una nueva operación en él.

Atención

Para insertar un nuevo activo fijo basta con completar una nueva fila,
mientras que para seleccionar un activo fijo existente es necesario utilizar el botón denominado Seleccionar activo fijo existente presente en la barra de herramientas para llamar la ficha del activo fijo ya existente e integrarla.

PROCEDIMIENTO PARA LA INSERCIÓN:

• seleccionar la Categoría de activo fijo correspondiente mediante la lista desplegable (la cual está vinculada a la tabla 'categoría de activo fijo'),
• seleccionar el Tipo de propiedad (normalmente se propone 'activo fijo de propiedad' por defecto), (Notas de propiedad: campo para ingresar una anotación libre adicional)
• asignar un eventual Precódigo (si se desea obtener una numeración dentro de este precódigo, de hecho no es posible tener dos fichas de activos fijos con el mismo número si no se utiliza un precódigo que permita atribuir una nueva numeración referida a él) la lista desplegable está vinculada a la tabla 'Precódigo de activo fijo'
• confirmar la numeración progresiva asignada automáticamente a la ficha del activo fijo, o imponer el número deseado (también mediante la combinación con el precódigo)
• ingresar la 'Descripción del activo fijo' (que se reportará en la ficha del activo fijo y se utilizará en todos los informes del módulo como el libro de activos fijos y las impresiones de las fichas).

Todos estos campos se retomarán directamente del activo fijo ya existente en caso de operación adicional.

• ingresar el Importe (valor patrimonial correspondiente al costo de la operación, es decir, al imponible más el eventual IVA no deducible en caso de compra o precio de venta en caso de enajenación total o parcial);

• ingresar la tasa de IVA mediante la lista desplegable correspondiente.

El campo % ind. que se refiere al porcentaje de no deducibilidad del IVA, normalmente se completa automáticamente y depende del código de IVA seleccionado mediante la configuración establecida en la tabla Tasas y modalidades de IVA, se desaconseja su modificación manual.

Estado: campo configurado automáticamente; inicialmente, en el momento de la compra se establece en no amortizado, posteriormente, según las amortizaciones acumuladas, el estado será parcialmente amortizado o totalmente amortizado.

El valor puede ser forzado manualmente mediante la lista desplegable vinculada a una tabla fija.
Tipo de operación: se propone en base a la configuración de la causal contable: típicamente, en caso de compra o incrementos, el tipo de operación es ‘costo original’, mientras que para las ventas será ‘Enajenación parcial’ o ‘Enajenación total’;
Cuenta / Subcuenta / Descripción: se toma de la categoría de activo fijo (si está ingresada en la tabla Categoría de Activo Fijo);
Fecha de inicio de actividad: se propone en base a la fecha de registro: a partir de esta fecha se verificará el año desde el cual el activo fijo puede ser amortizado;
Fecha de fin de actividad: no se ingresa (pero la visualización en el libro de activos fijos también depende de este campo);
Inicio / fin de garantía: campo informativo sobre la validez de la garantía.
Usado: identifica los activos fijos que han sido adquiridos usados (para estos activos fijos el porcentaje de aplicación de la amortización el primer año es del 100% y la amortización anticipada es aplicable solo por un año),
En uso: (propuesto por defecto al guardar) indica que el activo fijo está efectivamente en uso (sin este indicador, el activo fijo no puede ser amortizado),
En mantenimiento: indica que el activo fijo debe ser considerado para el cálculo de los mantenimientos.

Notas: campo para anotaciones, no reportado en los informes estándar (puede ser añadido personalizándolos).

Estadísticas fiscales: Habilita la gestión de la pestaña inferior Datos objetivos del activo fijo para utilizarlo en la amortización fiscal.

Sociedad instrumental: para identificar los activos fijos a considerar en los listados de activos fijos que entran en estos casos fiscales,

Tipo de deducibilidad: permite configurar la deducibilidad fiscal de la amortización para el activo fijo. La lista desplegable está vinculada a la tabla Tipos de deducibilidad.

Unidad de Medida: lista desplegable que permite seleccionar la unidad de medida (código) para la cantidad (ej. Kg, Piezas...); la Descripción de la unidad elegida se visualiza en el campo adyacente;

Porcentaje: campo visible solo si dentro del formulario Parámetros de Activos Fijos está activo el indicador Porcentaje en activo fijo individual. Permite definir un porcentaje de amortización específico para el activo fijo que se está ingresando, que prevalecerá sobre el definido dentro de la respectiva categoría de activo fijo. El campo se reporta dentro de la ficha del activo fijo.

Tipos de amortización fiscal: lista desplegable que permite seleccionar el tipo (código) de amortización fiscal, desvinculado de la contable, a aplicar; la Descripción del código seleccionado se visualiza en el campo adyacente; la lista desplegable está vinculada a la tabla Tipos de Amortización Fiscal (Tipo de Amortización**).

Al guardar la fila pueden aparecer, según los casos, diferentes mensajes:

• "El activo fijo tiene un valor inferior a ___. ¿Desea amortizarlo al 100%?": la categoría de activo fijo ha configurado un valor en el campo de límite de amortización total y el valor ingresado para el nuevo activo fijo es inferior (por ejemplo, bienes inferiores a 516 €) que la normativa fiscal permite llevar directamente a gasto (es decir, amortizar al 100%) directamente en el año de compra. Si elige Sí (Yes), se realizará la amortización al 100% el primer año, mediante la actualización del indicador en la cabecera de la ficha del activo fijo para que sea gestionado de forma específica en el procedimiento automático de amortización;

• "¿Desea vincular la enajenación parcial a una operación patrimonial ya existente?": la causal es de venta parcial y la categoría de activo fijo no tiene activo el indicador incremental: en este caso el mensaje pregunta si se desea proceder a una asignación del importe de la enajenación a una operación patrimonial específica del activo fijo. Ejemplo: para un activo fijo no incremental (con componentes incrementales separados) cada línea de operación se gestiona a nivel de amortizaciones con una vida propia: la enajenación parcial (respecto a todo el activo fijo) podría en realidad gestionarse como una venta total de la operación individual (por ejemplo: tengo un ordenador, lo incremento con un escáner, luego vendo solo el escáner).

Si elige Sí (Yes) se mostrará una ayuda (ventana emergente) para la búsqueda de qué componente que constituye el activo fijo se desea enajenar, permitiendo seleccionarlo mediante los botones Buscar y Seleccionar

En particular, nótese que los distintos componentes son fácilmente identificables también porque se refieren, dentro de la ayuda, al campo Progresivo así como dentro de la ficha del activo fijo.

Cuadrículas inferiores

El contenido se refiere a la fila superior seleccionada.

OPERACIONES PATRIMONIALES:

(se añade una nueva fila por cada operación cargada en la cuadrícula superior).

Fecha de operación: Fecha en la que se registra el movimiento en el libro de activos fijos;

Progresivo: Progresivo de la fila de la operación;

Costo original: el campo se completa solo con las operaciones realizadas con Tipo de operación 'costo original' con el valor patrimonial de compra (correspondiente al imponible + posible IVA no deducible);

Cantidad: se refiere a la cantidad de bienes a cargar;

Impuesto no deducible: recoge el valor del posible IVA no deducible que se sumará al costo para determinar el valor contable inicial (costo histórico). El valor se completa automáticamente a partir del valor ingresado en el campo 'Importe' de la cuadrícula superior en relación con el código de IVA seleccionado en el campo adyacente (si prevé no deducibilidad);

Importe no amortizable: si en la categoría de activo fijo correspondiente está completado el campo 'Porc. amortizable', el campo se completará automáticamente; el importe se deduce del valor de cálculo de la amortización, ej. Porc. amortizable = 50% Costo histórico 30.000;

Amortización 30.000 - 15.000 = 15.000 x 3%; La amortización se calculará hasta que el fondo alcance 15.000;

Remanente no amortizable: gestionado solo manualmente, con referencia al ejemplo del campo anterior la amortización será igual a 30.000 *3% pero hasta que el fondo alcance 15.000;

Ya amortizado: el valor es visible solo si la amortización ha sido calculada pero aún no contabilizada (al contabilizar el valor se sumará en el 'Valor contable' y en el fondo);

Fondo de amortización ordinario / anticipado / desacelerado: los campos recogen, según el tipo de amortización calculada (ordinaria, anticipada o desacelerada) el acumulado de las cuotas de amortización contabilizadas;

Fondo de amortización fiscal: se completa si está activo el indicador 'Fiscal' presente en la categoría de activo fijo o activable a nivel de fila individual en la pestaña 'Amortización'

Enajenación: recoge el valor de venta del bien y se completa automáticamente a través del campo 'Importe' de la cuadrícula superior si el Tipo de movimiento es 'Enajenación'. En base a este valor y al valor de la plusvalía o minusvalía se actualizará el valor histórico del bien a descargar del libro de activos fijos;

Enajenación parcial: recoge el valor de venta del bien y se completa automáticamente a través del campo 'Importe' de la cuadrícula superior si el Tipo de movimiento es 'Enajenación parcial'. En base a este valor y al valor de la plusvalía o minusvalía se actualizará el valor histórico del bien a descargar del libro de activos fijos;

Plusvalía: recoge el valor de la plusvalía de venta del activo fijo y contribuye al cálculo del valor histórico cedido;

Plusvalía reinvertida: no activo;

Revalorización: aumenta el costo histórico según la ley de revalorización;

Minusvalía: recoge el valor de la minusvalía de venta del activo fijo y contribuye al cálculo del valor histórico cedido.

Destrucción: normalmente se completa en cero (como alternativa a los campos 'Enajenación' o 'Enajenación parcial'), se puede atribuir un valor para casos particulares (por ejemplo, valor de realización del desecho);

Costo original cedido: valor histórico que se cede en el ámbito de una operación con Tipo de movimiento 'Enajenación' o 'Enajenación parcial' calculado en base a los datos ingresados en los campos Enajenación, Enajenación parcial, (o Destrucción), Plusvalía y Minusvalía. El campo Valor contable será, paralelamente, rectificado en negativo por un importe determinado a partir del valor original cedido neto del fondo de amortización acumulado;

IVA: no activo en Italia;

Ajuste: no activo en Italia;

Valor en euros: contravalor en euros si el valor está expresado en moneda extranjera o si la moneda de la empresa es diferente al euro;

Subcuenta: subcuenta del proveedor (compra) o Cliente (venta) a nivel de fila relativa al componente individual (podrían ser comprados o vendidos a sujetos diferentes);

Fecha doc. / Nº doc. / Prot. IVA: referencias de la factura de compra o de venta correspondiente a la fila del movimiento en cuestión;

Notas: notas libres de la fila;

Progresivo de Venta: en caso de enajenación parcial, muestra el progresivo de la línea seleccionada para la venta del componente correspondiente;

Impreso: se activa si el libro de activos fijos ha sido impreso de forma definitiva en relación con la línea en cuestión.

OPERACIONES ECONÓMICAS:

(normalmente no utilizada), sirve para vincular a la ficha del activo fijo un coste que no debe capitalizarse (porque no es plurianual).

Los datos contenidos en esta pestaña se completan si en la cuadrícula superior se inserta una línea con Tipo de movimiento Operaciones económicas

Los campos son similares a los presentes en la pestaña Operaciones patrimoniales

AMORTIZACIONES:

Normalmente no se utiliza dentro del asiento contable, ya que la amortización puede gestionarse más cómodamente mediante el procedimiento automático correspondiente en el ámbito de los asientos de ajuste, o bien, para cada activo fijo, desde la propia ficha del activo fijo (en la cuadrícula específica que replica los campos presentes en la pestaña en cuestión).

En caso de que se desee, en el ámbito de un asiento de diario, realizar la amortización (en lo que respecta a la ficha del activo fijo, la parte contable se gestionará en la pestaña Registro), será necesario seleccionar el activo fijo existente a amortizar mediante el botón Seleccionar un activo fijo existente que hará aparecer la línea correspondiente en la cuadrícula superior, asegurarse de que el Tipo de operación sea F.do Amortización Ordinaria, si no está ya previsto en la configuración de la causal, ingresar en el campo Importe el valor de la amortización anual a registrar, luego en la pestaña Amortizaciones indicar el año de la amortización (campo Año) y completar manualmente los campos obligatorios de la cuadrícula:

Progresivo: permite seleccionar mediante combo box la línea de la ficha del activo fijo a amortizar (la única presente si no hay componentes adicionales o incrementos del activo fijo);

Año: Confirmar el año de la amortización;

Tipo de Amortización: Ordinaria, anticipada o desacelerada;

Cuenta / subcuenta / descripción cuota de amortización: normalmente se recupera automáticamente a través de la categoría del activo fijo de la línea cargada en la cuadrícula superior;

Cuenta / subcuenta / descripción fondo de amortización: normalmente se recupera automáticamente a través de la categoría del activo fijo de la línea cargada en la cuadrícula superior;

Base imponible: valor del activo fijo (histórico) sobre el cual se calcula la amortización aplicando el Porcentaje (o tasa de amortización);

Días de posesión: sobre los que se calcula la amortización si en la configuración de la categoría del activo fijo correspondiente se ha elegido el cálculo por días (con el flag correspondiente);

Costo: resultado del cálculo base imponible * Porcentaje * días de posesión / 365 (puede ser forzado manualmente).

Contabilizado: flag contabilizado, atribuye al asiento la calificación de contabilizado impidiendo su sobrescritura, sin este flag no podrá procesarse una amortización posterior.

Fiscal: flag que identifica la amortización a efectos fiscales y aumentará el fondo fiscal en el campo correspondiente, distinto del civil/contable.

Amortización deducible / Amortización no deducible: campos completados automáticamente con las cuotas deducibles y no deducibles de la amortización, si en la categoría del activo fijo correspondiente se ha completado el campo Tipo deduc., a su vez vinculado a la tabla Tipos de deducibilidad donde se define el porcentaje de deducibilidad. De lo contrario, pueden completarse manualmente.

En la pestaña Operaciones patrimoniales, el tipo de operación F.do Amm. Ordinario ya habrá actualizado la línea del libro de activos fijos que incrementa el fondo de amortización y reduce en igual importe el valor neto contable del bien.

GESTIÓN DE DATOS OBJETIVOS:

Esta pestaña permite gestionar los datos útiles para la amortización objetiva (técnica extracontable - o fiscal) que pueden ser procesados paralelamente a la amortización civil.

En primer lugar, dentro de la tabla de Categorías de activos fijos deberá activarse el flag correspondiente para recibir los datos dentro de la ficha del activo fijo.

Luego, al ingresar el asiento contable correspondiente, por ejemplo, a la compra del activo fijo, en esta pestaña se reportarán automáticamente los datos (que luego pueden modificarse independientemente de los patrimoniales oficiales) útiles para las amortizaciones objetivas.

Los campos de la pestaña de hecho replican los presentes en la pestaña 'Operaciones patrimoniales'. La pestaña 'Amortizaciones', en cambio, se utiliza exclusivamente para asientos de tipo contable / civil, por lo que la gestión de las amortizaciones técnicas (extracontables) solo podrá realizarse entrando en la ficha del activo fijo (Administración > Activos fijos > Activos fijos > doble clic para entrar).

CENTROS DE COSTO - PROYECTOS

Esta pestaña (visible solo cuando NO están activas las funciones avanzadas para el controlling) gestionadas por el flag Gestión de controlling en la tabla Sociedad está reservada para la imputación del centro de costo / beneficio (actualmente centro empresarial) y del proyecto (actualmente Proyecto) que se vincularán a la ficha del activo fijo que se creará con el asiento contable que se está ingresando.

En particular, el centro que se vinculará a la ficha del activo fijo con el asiento (y que también se puede ingresar manualmente directamente en la ficha, en la pestaña 'Detalle' de la misma) representa una excepción, válida para ese activo fijo, respecto al dato ingresado en la categoría de activo fijo a la que la ficha insertada hace referencia, en la tabla Categorías de activos fijos.

El centro de costo ingresado se valorizará en el momento del cálculo (por parte del procedimiento automático) de la amortización.

NOTA:

En caso de que estén activas las funciones avanzadas para el controlling, la gestión del centro empresarial y del proyecto al que asociar las cuotas de amortización será definida en una pestaña específica Amortización para controlling dentro de la ficha del activo fijo.

Centro de costo: cuadro combinado necesario para llamar al centro y vinculado con la tabla Centros empresariales;

Descripción: Descripción del centro llamado a través del campo anterior;

Porcentaje: porcentaje de atribución al centro ingresado en la fila en uso (por ejemplo, en caso de atribución total a ese centro indicar 100%; si el costo relativo a la cuota de amortización se repartirá entre dos centros, se ingresarán dos filas cada una con reparto al 50%).

La cuadrícula reservada para la inserción del Proyecto (Proyecto) no se actualiza ni interactúa con el campo 'Proyecto' en el encabezado del asiento y/o la pestaña 'Proyectos' (dedicados a la gestión de los costes ordinarios de ejercicio en lugar de los plurianuales); de hecho, dicha cuadrícula está dedicada, al igual que para los centros empresariales, a indicar el proyecto que deberá ser reportado en la ficha del activo fijo y sobre el cual se imputarán las cuotas de amortización calculadas.

Proyectos: widget para la inserción del proyecto (con doble clic se abre la ayuda de búsqueda, o bien comenzando a escribir en el campo se activa la búsqueda rápida); el campo está vinculado a la tabla Proyectos

Porcentaje: porcentaje de atribución al proyecto ingresado en la fila en uso (por ejemplo, en caso de atribución total a ese proyecto indicar 100%; si el costo relativo a la cuota de amortización se repartirá entre dos proyectos, se ingresarán dos filas cada una con reparto al 50%).

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE ACTIVOS FIJOS

• Ingresar una causa contable adecuadamente configurada con la función Activos fijos y el tipo de operación correcto, por ejemplo, enajenación total
• Completar el encabezado del asiento como de costumbre con el cliente y los datos de la factura, incluido el total
• En la pestaña Activos fijos utilizar el comando seleccionar activo fijo existente para llamar la ficha del activo fijo vendido
• En la cuadrícula superior indicar en el campo Importe el valor imponible de venta acordado con el cliente (indicar cero si el activo fijo se dona o destruye)
• En la cuadrícula inferior, el valor del fondo de amortización acumulado se revierte automáticamente y, por diferencia, se completa automáticamente el campo de plusvalía o minusvalía
• Si la causa está correctamente configurada (se recomienda una causa estándar), la sección contable ya estará correctamente completa con los datos de IVA y contables, incluido el reverso del costo histórico, del fondo de amortización y el registro de la plusvalía/minusvalía.

OTRO

En caso de enajenación parcial (siempre para un activo fijo ‘incremental’ o en caso de enajenación parcial no vinculada para uno no incremental), el usuario deberá completar la línea de la operación parcial con los importes de reversión de los fondos (por lo tanto, con signo negativo) y valorizar la minusvalía o plusvalía correspondiente: dichos importes deberán ser ingresados también dentro de la ficha ‘registro’ para la contabilidad general. En los demás casos, la aplicación habrá actualizado correctamente la ficha del activo fijo, habrá insertado el movimiento también dentro de la sección IVA del registro y desde allí habrá actualizado el registro correspondiente. En el caso de enajenación, en particular, si se han codificado las subcuentas de minusvalía y plusvalía tanto dentro de la causal como en los parámetros de contabilidad, también se habrán añadido las líneas relativas a la operación de venta (una línea de reversión del total patrimonial activo, una o más líneas de reversión de los fondos de amortización y, por diferencia, la minusvalía/plusvalía).

Otras operaciones disponibles en la ficha de activos fijos: al momento de cargar un nuevo activo fijo es posible proceder a dividirlo en N fichas diferentes. Es posible, de hecho, que la compra se refiera a un número de activos fijos idénticos, como por ejemplo 5 computadoras iguales: el usuario, en lugar de cargar 5 activos fijos manualmente, podría cargar uno por el total y luego dividirlo automáticamente en 5 partes iguales con el botón correspondiente (otra opción podría ser crear un solo activo fijo que se compone de 5 activos fijos: esto, si bien simplifica la situación en el libro de activos fijos, por otro lado crea cierta dificultad luego para gestionar las enajenaciones de activos fijos, ya que deberán gestionarse manualmente como enajenaciones parciales).

Es posible eliminar la línea de activo fijo insertada en la cuadrícula superior: en este caso se ejecutará un mensaje de confirmación para la eliminación también de la ficha del activo fijo, cuyo valor predeterminado es ‘No’ (el mensaje también se ejecuta al cerrar el registro sin guardar). Se recomienda prestar especial atención al mensaje, para no dejar fichas de activos fijos ‘vacías’ dentro de la base de datos.

Botones específicos

Seleccionar un activo fijo existente: permite seleccionar un activo fijo ya existente y registrar una nueva operación en su interior.
Eliminar activo fijo: permite eliminar el activo fijo seleccionado.
Eliminar los datos seleccionados de la cuadrícula tipo amortización: permite eliminar la línea seleccionada dentro de la cuadrícula (inferior) contenida en la pestaña Amortizaciones

8. Parámetros

La pestaña Parámetros está siempre presente en un registro contable, contiene una serie de informaciones y parámetros útiles pero no estrictamente necesarios para el ingreso de un registro.

Estado del registro: definitivo o provisional para el registro contable en uso: el registro con estado ‘definitivo’ seguirá siendo modificable (en todo excepto en la causal y moneda de referencia) hasta que no se haya impreso de forma definitiva un libro fiscal obligatorio o bien el mismo no haya sido utilizado en un cierre automático de cuentas. El uso del estado ‘provisional’ del registro (que desactivará y deshabilitará el protocolo IVA y numerará negativamente desde -1000 el registro) puede utilizarse para registrar en contabilidad facturas a pagar por adelantado u otros tipos de operaciones periódicas de manifestación futura (como cánones postpagados). Ingresar nuevamente al registro para establecer el estado definitivo reasignará automáticamente el número del registro y el protocolo IVA válido para la fecha de registro establecida (respetando la progresividad del mismo). Se recuerda que existe un procedimiento de gestión de registros provisionales que permite gestionar masivamente el paso a registro definitivo de un grupo de registros provisionales seleccionados.

Las siguientes banderas derivan de la causal contable:

Agrupar registro IVA (se recomienda dejarlo siempre activo) agrupa o no en el diario las líneas de IVA referidas a la misma subcuenta contable;

Recalculo automático de centros de costo, de ingreso y proyectos: puede ser de interés para algunos tipos de registro manual, para los cuales el usuario normalmente esté obligado a una gestión manual de las fichas cdc/cdp: dejando la bandera activada, la aplicación siempre restablecerá las fichas mencionadas en cada modificación del dato de origen del libro diario, lo que podría causar la pérdida de todas las inserciones manuales realizadas. Este automatismo, incluso con la bandera desactivada, está presente al momento de ingresar el registro: de hecho, se aplica al entrar en la modificación del mismo.

En black list: (OBSOLETO) permite gestionar el caso particular de compras extracomunitarias (con causal sin IVA) a resumir en la declaración de operaciones con países de fiscalidad privilegiada, vinculando el registro actual al movimiento IVA del DDT aduanero del cual leer los valores a declarar.

Fecha / Núm. de registro vinculado: campo obsoleto, se habilita cuando está activada la bandera ‘Black list’. Servía para las declaraciones black list, para vincular la factura del DDT aduanero (que proporcionaba los valores a comunicar) al registro del proveedor en black list.

Fecha / Núm. reg. vinculado a nota de crédito: campo obsoleto; en el área de ventas, cuando se crea una nota de crédito, se puede indicar dentro del documento a qué factura hace referencia:

En la imagen: campo para indicar la referencia de la factura dentro de la nota de crédito.

Cuando se contabiliza la nota de crédito, Fluentis intenta identificar el registro relativo a esa factura de origen para completar automáticamente este vínculo también a nivel de contabilidad (si estás en un registro manual de una nota de crédito, entonces también puedes establecer estos campos manualmente). Utilizado para el spesometro (antes de 2017) cuando tenía el límite de 3000 euros, para revertir las notas de crédito de la factura y no comunicar la operación. Actualmente ya no se utiliza.

AUDIT TRAIL:

Sección referida al sistema de monitoreo de actividades de los usuarios y verificación de las modificaciones a los datos integrado en el sistema de gestión "Audit Trail".

Fecha de creación / Nombre: muestra la fecha y el nombre del usuario que ha creado el asiento contable en uso;

Fecha de última modificación / Nombre: muestra la fecha de la última modificación y el nombre del usuario que ha modificado el asiento contable en uso;

Fecha de validación / Nombre: Muestra la fecha y el nombre del usuario que ha validado el asiento contable en uso. Sin embargo, el campo debe ser habilitado mediante un cambio de estado (a configurar cuando se requiera) que establezca el usuario y la fecha de validación. Con el campo completado por el cambio de estado, el asiento puede hacerse no modificable.

Cuenta Partner: (OBSOLETO) campo para ingresar (mediante el widget de búsqueda de cuentas) una subcuenta ya codificada en el maestro de datos; útil para memorizar, por ejemplo, el nombre del proveedor extranjero en una DDT aduanera, la cual suele ser ingresada con referencia a un maestro de datos con información genérica respecto al sujeto "aduana" (esto con el fin de cumplir con las modificaciones normativas en el spesometro según las cuales desde 2018 ya no se permitía pasar los datos de la aduana, de la cual a menudo no se tienen referencias fiscales y se utilizaba en lugar del número de IVA el relleno XX-99999999, donde XX corresponde al código ISO internacional del país del sujeto).

La cuadrícula inferior, muestra el eventual asiento automático vinculado al que está en uso: de hecho, con cada modificación del primero, el procedimiento continuará alineando el segundo según la lógica de las causales automáticas.

9. Agrupación de partidas

GESTIÓN PARTICULAR DE LAS PARTIDAS ABIERTAS, ALTERNATIVA RESPECTO A LA ESTÁNDAR DESCRITA ARRIBA.

La gestión de Agrupaciones de partidas permite crear, en la fase de apertura de partidas o en un segundo momento, grupos de partidas (el grupo es una especie de contenedor que incluye, también visualmente, las partidas de detalle).

Estos grupos pueden ser luego manipulados agregando o desagregando las partidas. Así, en la fase de pago es posible asignar el pago de manera flexible respecto a los grupos y a las correspondientes partidas de detalle.

Este tipo de gestión, evidentemente particular, es adecuado para quienes operan en sectores como la gran distribución o el comercio minorista, o en general para quienes gestionan múltiples partidas / pagos de pequeño importe y alta cantidad, y donde la relación entre las facturas emitidas o recibidas y los respectivos pagos está sujeta a una elevada flexibilidad y un vínculo menos estricto respecto a la operativa ordinaria.

Esta funcionalidad, una vez activada, es una gestión incompatible con la gestión normal de partidas y pagos: la elección entre una gestión y otra, por tanto, debe realizarse inicialmente al configurar las causales de contabilidad general, teniendo muy claras las características de esta gestión.

GESTIÓN DE LA CAUSAL CONTABLE Y RESULTADO EN EL ASIENTO:

Causal de apertura de partidas (ejemplo para "Emisión de factura" o "Factura de proveedor"): activar los habituales flags para la apertura de partidas (y eventualmente el cierre y compensación), añadiendo el flag Crear Grupo.

En el asiento contable de diario, con la causal así modificada, en la fase de inserción del asiento no se notarán diferencias y el grupo de partidas no será visible, pero se creará con las mismas referencias de la partida contenida en él:

Para realizar modificaciones al grupo, agrupando otras partidas o desagrupando, se debe operar dentro de la pantalla Agrupaciones de partidas.

Aquí el usuario podrá proceder a crear, para estas partidas, uno o más nuevos grupos de partidas (que tomarán el número y la fecha del número y la fecha del documento de la partida que los crea). La gestión de estas operaciones se realiza utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón partida por partida:

mark: para seleccionar varias partidas/grupos

crear nuevo grupo: para crear nuevos grupos;

desagrupar: para desvincular una partida del grupo

descuentos: para crear descuentos y para cerrar un grupo,

detalles: para visualizar los detalles de la partida individual;

dividir partida: para dividir la partida incluida en un grupo.

La visualización de los grupos se realiza para el subcuenta seleccionado en la cuadrícula superior.

  

Con arrastrar y soltar (drag and drop) se pueden mover las partidas de un grupo a otro

NOTA:

En el caso de contabilización automática de facturas desde el módulo de compras o ventas, en las tablas Tipos de facturas (en compras y ventas) hay una casilla similar para cuando se contabiliza la factura automáticamente (Agrup. partidas)

Causal de cierre de partidas: (por ejemplo, la causal "Pago en efectivo") activar la casilla ‘Agrupamientos de partidas’ que hace visible la pestaña Pagos de grupos.

Es obligatorio indicar el tipo de pago correspondiente en el cuadro combinado adyacente. 

En este punto, la operatividad del usuario en los registros de cobro/pago es completamente diferente a la de un cierre de partidas normal: en este caso, de hecho, el usuario comenzará el registro desde la pestaña Registro, imputando directamente un valor al pago/cobro (mediante la cumplimentación de las secciones del asiento), sobre el cual la aplicación creará igualmente una partida deudora/acreedora que el usuario procederá luego a asignar manualmente (si lo desea) a un grupo desde la pestaña ‘Pagos de grupos’.

Operativamente, la aplicación creará, en cada una de estas partidas, los respectivos pagos recíprocos (y es por esto que la lectura de un calendario de vencimientos ‘estándar’ ya no será clara y se deberá utilizar solo los informes y las pantallas de visualización/gestión de los agrupamientos para tener una visión clara de los auxiliares). Cuando el saldo del grupo, como resultado de las distintas partidas asignadas, llegue a 0, entonces el grupo pasará automáticamente al estado ‘cerrado’.

NOTA: Para visualizar los agrupamientos seleccione con el ratón la fila en la cuadrícula superior.

Directamente en la pestaña Pagos de grupos es posible realizar modificaciones adicionales como desagrupamientos o nuevos agrupamientos.

VIDEO TUTORIALES

Véase también

VIDEO TUTORIALES SOBRE LOS REGISTROS CONTABLES