Nueva Registración contable
El formulario se abre mediante la ruta Administración > Registraciones contables > Registraciones > Nueva Registración o a través del botón Nueva que se encuentra en el formulario Búsqueda de registraciones contables.
Cómo crear una Registración contable de Compra o Venta
Haz clic para los pasos fundamentales
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Introduce los datos obligatorios en el Encabezado: Fecha de registración, si es distinta de Hoy, Causal contable, Cuenta (cliente o proveedor), Número y Fecha del Documento Total de la registración.
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Introduce los datos de IVA: Tipo de IVA, Cuenta de contrapartida y alícuota IVA (si no están ya propuestos por la ficha del cliente/proveedor)
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Gestiona las fechas de competencia económica: si es necesario, especialmente para servicios, con el fin de obtener los diferidos e ingresos anticipados automáticos posteriormente.
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Verifica y modifica la sección Libro Diario si es necesario, puedes cambiar las cuentas o dividir el costo o ingreso insertando nuevas filas
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Controla la sección de Resúmenes verificando que la registración esté equilibrada.
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Controla o gestiona la Pestaña de Partidas abiertas si no viene propuesta por la ficha de cliente o proveedor, introduce los datos relativos al tipo y solución de pago para gestionar las partidas abiertas de manera alineada respecto al movimiento contable.
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Cobros o pagos serán gestionados desde la Pestaña Pagos, la cual se utilizará primero, buscando las partidas a cerrar con el botón Buscar Partidas y haciendo doble clic en las partidas a cerrar; de este modo, los datos de los clientes o proveedores cobrados o pagados ya serán reportados en la sección Libro Diario.
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Asientos simples de diario como transferencias bancarias, etc... pueden ser ingresados directamente en la sección Libro Diario, no previendo la respectiva causal el movimiento en la cuadrícula IVA.
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Otras secciones específicas no obligatorias que, según los parámetros activados en la causal contable, se visualizarán otras secciones específicas como la Contabilidad analítica, Los Activos fijos, Intrastat, las comisiones de Agentes que es posible gestionar.
La registración contable, y por consiguiente el formulario para su inserción, se compone de los siguientes elementos:
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El Encabezado ("Header" que corresponde a la zona superior del formulario) el cual contiene elementos únicos para la registración tales como:
La fecha
El número
El total
El libro iva y el número de protocolo
Otros
La Causal contable que, según sus configuraciones y parámetros, activa los elementos adicionales detallados a continuación
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El Pie ("Footer") del formulario que contiene la descripción general de la registración misma, para ser reportada en el Libro Diario, además de algunos totales y el control de descuadre entre las secciones Debe y Haber
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Pestaña Registración que contiene las dos subsecciones IVA (depende de la causal) y Libro Diario con los movimientos de contabilidad
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Pestaña Partidas, si está activada, para la apertura de partidas abiertas que alimentan el vencimiento de pagos
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Pestaña Pagos, si está activada, que gestiona el cierre de las partidas abiertas
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Pestaña Analítica, si está activada, que gestiona los movimientos de los centros empresariales (centros de costo/beneficio)
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Pestaña Intrastat, si está activada, que permite completar los datos para la creación automática de los listados Intrastat
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Pestaña Activos fijos, si está activada, que permite gestionar compras o ventas de activos fijos
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Pestaña Comisiones, si está activada, que permite gestionar la creación y almacenamiento de las Comisiones de agentes
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Pestaña Proyectos, si está activada, que permite mover los Proyectos
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Pestaña Agrupación de partidas, si está activada: un modo particular de gestión de partidas abiertas
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Pestaña Parámetros con información adicional de detalle sobre la registración
header
Fecha de registración: en una nueva registración, se establece como la fecha de hoy del sistema, pero se puede modificar hacia adelante o atrás en el tiempo siempre y cuando se respete el orden cronológico de los protocolos de IVA y los eventuales períodos ya impresos en definitivo.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
La importancia de esta fecha es fundamental ya que no existe la necesidad de proceder con un Cambio de ejercicio:
A partir de la fecha de registración, la aplicación busca los parámetros de contabilidad para el año de referencia (identificando dentro de qué rango de fechas de ejercicio se encuentra) y de aquí toma los otros rangos de fechas de control (fechas de competencia en línea y fechas de periodo en línea).
Esta fecha es la base de la impresión del libro diario y de los extractos contables.
Si se presiona el botón para crear una Nueva registración desde la que está en gestión, es posible configurar, mediante los parámetros de ingreso (en la cinta de opciones), para que este campo sea también propuesto en la nueva;
Fecha de competencia: es la fecha de referencia para el balance del ejercicio: normalmente es siempre igual a la fecha de registración. Puede utilizarse para los asientos de ajuste de balance y los relativos asientos de cierre/apertura de cuentas, los cuales pueden configurarse como fecha de registración en los períodos de aprobación y cierre del balance (por ejemplo, abril o junio del año siguiente), pero se establecerán con fecha de competencia 31/12 – 01/01. Esto también para permitir la inserción en un periodo posiblemente ya impreso en definitivo en el Libro Diario.
esta fecha NO puede utilizarse para registrar las facturas a recibir a fin de año. Se recomienda dejarla siempre igual a la fecha de registración: en contabilidad hay impresiones que trabajan por fecha de registración, otras por fecha de competencia, otras que dan libertad al usuario de filtrar por ambas; claramente se obtendrán resultados diferentes según los filtros aplicados.
En los parámetros de ingreso es posible configurar que esta fecha se alinee automáticamente respecto a la fecha de registración;
Número de registración: Se asigna según las configuraciones de la tabla Numeración de Registraciones
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
La unicidad de la registración se determina siempre por la combinación Fecha de registración + Número de registración. El número se gestiona automáticamente por el procedimiento según los parámetros del numerador (contador): en particular, en el momento de guardar, se asigna el número definitivo correcto, recuperando eventualmente un hueco de numeración para la fecha de registración relativa. Eliminar una registración en la fecha X, de hecho, dejará un hueco en la numeración de esa fecha: sólo interviniendo en la inserción/modificación de una de las registraciones de esa fecha se recuperará el número. En caso de registración provisional ese número irá en progresión negativa a partir del número -1000, de modo que sea bien visible para el usuario que se trata de una registración de ese estado: los reportes y las búsquedas contables están configuradas para filtrar por defecto solo las registraciones definitivas;
Subcuenta nombre de la registración: este campo es obligatorio solo para registraciones de IVA, ya que está vinculado a la ficha cliente/proveedor propietaria del documento registrado.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
Normalmente, este campo no se completa en caso de registraciones de pago/cobro, ya que normalmente en una misma registración se efectúan varios pagos/cobros a diferentes sujetos. En esta situación, se utiliza como filtro de partidas abiertas el campo presente en la pestaña Pagos.
Si se presiona el botón de creación de una Nueva registración desde la que está en gestión, es posible configurar los parámetros de ingreso para que este campo sea también propuesto en la nueva. La causal contable puede prever, finalmente, un control de coherencia entre el tipo de cuenta introducido aquí y lo previsto en la causal;
Causal: este campo es obligatorio: cada registración se basa, de hecho, en una causal de referencia que regula sus características y funcionamiento.
Este campo no se puede modificar una vez guardada la registración (claramente otros campos quedarán bloqueados en caso de que se haya impreso en definitivo el libro IVA o el diario, o se haya efectuado el cierre automático de cuentas): en caso de causal incorrecta es necesario borrar e ingresar nuevamente la registración con el código correcto.
Si se presiona el botón de creación de una Nueva registración desde la que está en gestión, es posible configurar los parámetros de ingreso para que este campo sea también propuesto en la nueva;
Libro IVA: se transfiere desde la causal de contabilidad seleccionada y no es modificable manualmente:
Protocolo IVA: es un campo numérico que se gestiona automáticamente por el procedimiento para cada libro: al abrir la pantalla, se propondrá el max protocolo + 1 para el libro configurado, luego al guardar se confirmará o no según si se han realizado otros guardados para ese libro o si hay protocolos de IVA que recuperar.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
La recuperación de protocolos varía dependiendo de si en la causal se ha introducido o no el bloqueo de guardado con numeración no progresiva (esto es un control de coherencia entre fecha de registración y número de protocolo), con el bloqueo activo se recuperará un protocolo libre sólo si la fecha de registración es coherente, sin el bloqueo se propondrá incluso un protocolo no válido para esa fecha, con los correspondientes mensajes de advertencia al usuario.
El campo del protocolo se deshabilita en caso de registración provisional;
Tipo de documento: lo propone el procedimiento en base al valor configurado en las causales de contabilidad general: es modificable, pero suele no ser necesario (típicamente sirve especificar los documentos de las registraciones de IVA, ejemplo FV = Facturas de venta o FA = Facturas de compra, mientras que todos los demás movimientos tendrán siempre un documento de tipo GEN = Genérico);
Fecha del documento: es un campo obligatorio o no según las configuraciones de las causales de contabilidad: esta fecha no puede ser superior a la fecha de registración y debe estar dentro del rango de fechas de validez relativo al periodo vigente para el ejercicio de referencia de la registración. Si se presiona el botón de creación de una Nueva registración desde la gestionada, es posible configurar los parámetros de ingreso para que este campo sea también propuesto en la nueva;
Número de documento: Aquí se ingresa el número de la factura para los asientos contables de IVA
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
Es un campo alfanumérico de 20 caracteres: según la configuración de la causal, se bloquea la inserción del mismo número/año (tomado de la fecha del documento)/tipo (campo tipo de documento) para el mismo código insertado en el campo subcuenta del encabezado de la registración (este bloqueo está insertado por defecto en cada causal contable, pero puede deshabilitarse). Si es el mismo número/año/subcuenta pero el tipo es diferente se devuelve un simple mensaje de advertencia al usuario. Del mismo modo, el mensaje de advertencia se devuelve también si la misma referencia se guarda en una registración provisional;
Campo Proyecto (ex commessa): sólo está activo si la causal contable prevé la gestión de proyectos (ex flag 'Commessa'): este proyecto es el de referencia para toda la registración, pero será posible reasignar los valores dentro de la pestaña Proyecto.
La pestaña Proyectos solamente está activa cuando dentro de la ficha general de la empresa (Configuración > Tablas > Configuraciones generales > Sociedad) la bandera Gestión de Controlling está desactivada. Eso significa que no está activo el módulo de control de gestión en modalidad completa.
En el caso de que la bandera Gestión de Controlling esté activa, la gestión del proyecto (o commessa, según la denominación anterior) ocurrirá de manera diferente, es decir, será necesario asignar el proyecto (commessa) a través de un centro de costo específico (hoy centro empresarial) que tiene como dimensión (consulte la documentación del área de controlling) la adecuada para la gestión de commesse.
Divisa: propuesta prioritariamente desde la ficha titular de la registración, en su defecto desde la divisa de la empresa: puede ser modificada cada vez. Una vez guardada la registración, el campo ya no es modificable;
Fecha valor: es la fecha de referencia del tipo de cambio, tal como está insertado en la tabla de cambios de divisa: el procedimiento lee en esta tabla la fecha más reciente insertada con el relativo tipo de cambio respecto a este campo.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
En los parámetros de ingreso esta fecha puede configurarse como fecha de registración (por defecto) o como fecha del documento. Existe un parámetro de usuario de alerta cuando no está configurado un cambio en la fecha de la registración (por lo que se utiliza un cambio anterior);
Cambio Directo / Cambio Inverso: es el valor del cambio según está insertado en la tabla de cambios de divisas: se exponen ambos, cambio DIRECTO (el que normalmente se lee en los cambios de divisas), y el valor INVERSO.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
El uso del valor inverso deriva del hecho de que el procedimiento mantuvo la lógica incerto per certo derivada de la gestión en liras: cuántas liras por una unidad de la segunda divisa – mientras el euro tiene cambios certo per incerto – con 1 euro cuántas unidades obtengo de la segunda divisa. Este valor puede ser forzado manualmente por el usuario (caso típico: causales de pago/cobro en moneda extranjera, el valor aplicado por el banco no será nunca el oficial de los cambios internacionales);
Total divisa / Total documento: son campos vinculados entre sí a través del tipo de cambio; así que en asientos en euros será indiferente escribir el importe en uno u otro. En una registración en moneda extranjera, normalmente, se inserta el valor en el campo del Total en moneda y se obtiene el contravalor en Euro.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
La causal contable puede prever que estos sean actualizados automáticamente al variar los datos en la cuadrícula de IVA, solo en incremento o también en decremento. El guardado de la registración puede bloquearse si este importe no es igual a los datos de IVA de la registración;
Total impuesto: Campo visualizado en la base de la cuadrícula IVA, para mostrar el importe total, que se actualiza siempre automáticamente por el procedimiento, no debe insertarse manualmente.
Pie (Footer)
En la parte inferior del formulario, en la pestaña Registración, está presente la descripción del movimiento de la registración contable: se trata de una nota que puede establecerse dentro de la causal contable usando los códigos numéricos paramétricos (1) (2)… (10).
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
Los códigos (8) y (9) se utilizan sólo en las descripciones de detalle de las subcuentas en la sección del libro diario. Con doble clic en el campo es posible acceder a la búsqueda en las notas codificadas (procedimiento presente en Utilidades: la modificación manual de esta descripción será eventualmente reseteada para confirmación del usuario al modificar uno de los campos gestionados automáticamente en las notas.
En la base del formulario, abriendo la sección expandible, hay otros campos de resumen de los datos de IVA y la registración: en particular, merece mención los campos dedicados a la visualización del descuadre de la registración, lo cual normalmente no se permite (pero puede habilitarse en la configuración de la causal utilizada).
El descuadre debe haber sirve para controlar la cuadratura y poder guardar la registración.
Detalles adicionales (Haz clic para expandir)
A menos que no se desactive el control dentro de los parámetros de la causal contable, lo cual desaconsejamos firmemente salvo requisitos muy específicos.
El valor del descuadre será propuesto como importe en las nuevas líneas de contabilidad que serán insertadas manualmente en la registración para cuadrarla automáticamente.
Botones específicos de la Ribbon Bar
Parámetros de ingreso: llama los parámetros de ingreso del asiento de diario.
- Fecha de competencia económica: presente en la cuadrícula del libro IVA y luego automáticamente en la del Libro Diario, puede proponerse como diaria (igual a la fecha de registración, tanto para "de fecha" como para "hasta fecha"), fin de ejercicio ("hasta fecha" será 31/12/XXXX), o ninguna para cuentas de tipo servicios (en cuyo caso quedará en blanco si la cuenta de contrapartida utilizada es de tipo "a rectificar", útil para el cálculo del ajuste, obligando al usuario a definir el rango de fechas);
- Avisar descuadre en moneda: controla si también la columna 'Importe en moneda' en el Libro Diario cuadra (aunque se representa en una única columna, el programa conoce la sección del movimiento);
- Aviso fecha de cambio: puesto que el cambio propuesto automáticamente en la registración es el último insertado en la tabla "cambios de divisa", verifica que la fecha del cambio en tabla "cambios de divisa" sea igual a la fecha de registración;
- Subcuenta (Ninguno / Último introducido): referido a la subcuenta titular de la registración insertada en el encabezado.
Botones de recálculo: actualizan los valores con un refresh / recálculo
- IVA
- Libro Diario
- Centros de costo (si está posicionado en la Pestaña Analítica)
- Partidas (si está posicionado en la Pestaña Partidas)