Controlling Fluentis ERP
El módulo Controlling de Fluentis ERP permite a las empresas monitorear y gestionar la preparación de simulaciones de balance intermedio, la gestión de reclasificaciones de balance sobre Modelos libremente configurables, así como la inserción y el mantenimiento de todos los registros de gestión necesarios para la contabilidad directiva por centro de costos.
También existen procedimientos de consolidación de balance dedicados a instalaciones multicompañía, así como la posibilidad de realizar comparaciones sobre los datos históricos procesados, las previsiones de ventas y el cálculo del costo del producto, los presupuestos por centro de empresa.
La gestión del controlling está naturalmente integrada con todas las áreas de Fluentis ERP: desde la recuperación de los documentos en tránsito dentro del ciclo pasivo y activo, hasta la valoración de los datos cuantitativos (tiempos y cantidades) insertados en los avisos de producción, así como la valorización de los costos de materiales y trabajos externos hasta la recolección de horas y costos de actividades e intervenciones del área de proyectos.
El usuario puede configurar libremente en cualquier momento, siguiendo la evolución de las necesidades de la empresa, la estructura de los Centros empresariales a valorar en la contabilidad analítica, contando además con su estructura multidimensional y multinivel, así como toda la lógica de los cost drivers para distribución de datos entre centros.
La flexibilidad del módulo permite recuperar datos desde las diferentes áreas de Fluentis ERP pero también la carga desde hojas de Excel externas o el ingreso manual.
Módulos de Controlling ERP
Las principales áreas funcionales son:
- Cierres intermedios: simulación extracontable del balance, gestión de devengos, diferimientos, existencias y consolidación.
- Control de gestión: registro de movimientos físicos, históricos de gestión, procedimientos periódicos e histórico de proyectos.
- Reporting y Reclasificaciones: modelos de reclasificación, comparaciones y análisis de datos.
- Presupuestación: registros de presupuesto mensualizados, gestión de registros extracontables.
- Costo de producto: valorización de las listas de materiales del producto.
- Previsiones de venta: elaboración de previsiones basadas en datos históricos de ventas.
A continuación se describen todos los módulos principales con enlaces y una síntesis de los contenidos:
Cierres intermedios
Permite simular un cierre de balance intermedio extracontable, que quedará almacenado en el sistema, aprovechando una serie de procedimientos automáticos que agilizan los pasos:
- crea el set de datos inicial del periodo
- gestiona los diferimientos
- gestiona los devengos
Valorización área compras y ventas
- gestiona las facturas a recibir/emitir desde los documentos en tránsito en el ciclo activo/pasivo
Contabilización de existencias
- detecta las existencias iniciales/finales
Recuperación de amortización de activos fijos
- crea los amortizamientos
- para crear un consolidado de balance
Asientos extracontables de cierre
- para gestiones manuales
Control de gestión
En este módulo tenemos todos los procedimientos propios del Controlling
Primera nota: una primera nota de entrada de datos físicos o de registros del área de análisis.
Registro de movimientos físicos: valorizado por producción/proyecto o manualmente
Registros extracontables del área: valorizados automáticamente por amortizaciones o existencias, o bien manualmente
Tarifas estándar de los centros: gestión manual
Histórico de gestión: en esta sección tenemos todos los históricos de las diversas bases de datos procesadas
Histórico de flujo físico: la base histórica de datos de los movimientos físicos
Histórico de amortizaciones: la base de datos histórica de las amortizaciones procesadas
Histórico de registros de gestión: la base de datos mensualizada y reelaborada por todos los drivers
Histórico de índices: la base de datos histórica de los índices de costo procesados sobre los distintos centros
Procedimientos: en esta sección encontramos los diferentes procedimientos de recuperación y procesamiento de datos
Recuperación de datos de producción: para recuperar tiempos y costos de los proyectos, tiempos de la producción, costos de los trabajos internos/externos
Recuperación de datos de facturas de venta: para recuperar comisiones y descuentos aplicados
Procesamiento de periodos: para procesar datos físicos, amortizaciones, y elaborar la base de datos aplicando drivers
Actualización de tarifas de producción: para alinear las tarifas de los centros productivos
Consolidación master: para crear un controlling unificado de grupo
Histórico de proyectos: en esta sección tenemos todos los históricos de las diferentes bases de datos procesadas para quienes trabajan por proyecto/orden
Histórico de movimientos físicos de orden: la base de datos histórica de los tiempos y cantidades trabajadas en proyecto/orden
Registros de gestión: la base histórica de datos de los costos e ingresos directos de proyectos
Valores desde la producción: materiales y trabajos utilizados directamente en proyecto/orden
Consolidado de orden: la base resultante con costos directos, indirectos y drivers de distribución de costos generales
Reporting
Módulo dedicado a la preparación y elaboración de modelos de representación de datos del área, tanto como datos contables como analíticos o de gestión.
Modelos de reclasificación: para definir libremente la estructura de las reclasificaciones deseadas, aplicando cuentas y centros específicos a la realidad empresarial
Reclasificaciones: son los resultados de la aplicación de los datos sobre los diferentes modelos, reclasificados y almacenados históricamente para análisis posteriores
Comparaciones: el procedimiento que permite comparar libremente varios reclasificados o diversas áreas, periodos y dimensiones de análisis de la contabilidad de gestión
Presupuestación
Gestión de los datos periódicos de presupuesto, en centros de costos y/o proyectos.
Registros extracontables de presupuesto
- los registros de presupuesto para el año, quizá importados desde Excel
- los registros del presupuesto trabajado y mensualizado en los diferentes periodos
Costo de producto
En este módulo valorizamos los datos de las listas base de producto para verificar su margen.
Previsiones de venta
En este módulo podemos crear previsiones de venta para un año o periodo, partiendo por ejemplo de los datos históricos de los documentos presentes en el área de ventas para luego reelaborarlos.
Integración de Controlling con otras áreas de Fluentis ERP
- Contabilidad general: recuperación de saldos de periodo, tanto de contabilidad general como analítica y de proyectos. Desde el módulo de activos fijos se valoran los datos de los amortizamientos correspondientes.
- Área logística: desde la gestión de magazzino importamos la valorización de periodo de las existencias.
- Área de ventas: detección de facturas a emitir y comisiones correspondientes al periodo antes de su devengo. Todos los documentos del área de ventas valorizan la contabilidad analítica y de proyectos en cada línea de artículo.
- Área de compras y subcontratos: detección de facturas a recibir, tanto para mercancía entrante como para trabajos externos aún no facturados. Todos los documentos del área de compras valorizan la contabilidad analítica y de proyectos en cada línea de artículo.
- Gestión de proyectos: para las horas de personal y datos de intervenciones externas.
- Área de producción: provee los tiempos (mano de obra y máquina) y las cantidades utilizadas en las fases de producción.
Datos de Base
Antes de utilizar las funcionalidades disponibles del control de gestión, es necesario administrar una serie de configuraciones en las Tablas de base, que dependen de los objetivos que se quieran alcanzar. Por su naturaleza, el controlling sólo permite marginalmente una configuración Fast start.
Flujo de trabajo típico del área de controlling
Para una empresa de producción que utilice por completo los procedimientos de controlling, el flujo operativo periódico será típicamente el siguiente:
- Creación del cierre intermedio del periodo, que contiene los definitivos
- Recuperación de datos desde producción
- Procesamiento de periodos
- Reclasificaciones de balance y Comparación de reclasificaciones de controlling
- Consolidado de proyecto y/o costo de producto
- Evaluación de diferencias respecto al presupuesto