Nueva cierre automática
El procedimiento de Cierre automático de cuentas gestiona el cierre de balance y la posterior reapertura: se trata únicamente del movimiento contable, sin ninguna influencia desde el punto de vista de los submayores.
El formulario está compuesto por una serie de pestañas y un área de cabecera común donde se ingresan los datos principales, como la fecha del cierre y la descripción.
Datos obligatorios
Una vez iniciado el nuevo cierre, al abrir el formulario se proponen automáticamente la fecha de cierre (fecha actual) y el número de versión (progresivo), aunque estos campos son editables.
Es necesario ingresar una descripción y completar los campos obligatorios presentes en la pestaña Parámetros antes de proceder a Guardar el cierre.
El guardado es necesario para habilitar los comandos presentes en la barra de opciones para el procesamiento del cálculo, Recuperar valores de subcuentas, y la contabilización, Crear registro para el cierre de cuentas.
Parámetros
En la pestaña ‘parámetros' es necesario ingresar:
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datos para filtrar los movimientos contables que serán objeto del cierre de cuentas; las fechas de registro y competencia determinan qué registros serán incluidos en el saldo contable: en particular, las fechas de competencia estarán relacionadas con el periodo de balance (1/1/….-31/12/….), mientras que el campo ‘hasta fecha de registro’ podría trasladarse al ejercicio siguiente para incluir los asientos de ajuste:** se recomienda simplemente no establecer el filtro por fechas de registro**.
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los códigos de subcuenta, causales a utilizar y fechas de registro y de competencia contable de los asientos de cierre del libro mayor; estos datos (salvo las fechas de registro) se trasladan automáticamente si se han ingresado en los parámetros de contabilidad (pestaña ‘Cuentas’);
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(opcional) la elección de gestionar conjuntamente la reapertura de cuentas en lugar de gestionarla por separado con el comando correspondiente.
Año contable: hace referencia al correspondiente año de los parámetros de contabilidad. Sirve para la gestión de la reapertura de los asientos de ajuste, activándolo desde la base de la pantalla con el flag Traspaso de asientos de ajuste: se trata de gestionar, al final de la reapertura de cuentas, los movimientos de reasignación de los ingresos diferidos y anticipos acumulados (siempre y cuando estos ya hayan sido procesados con el procedimiento Asientos de ajuste) a los costes/ingresos relacionados (los ingresos diferidos se registrarán en la misma fecha de la apertura de cuentas, y los anticipos acumulados en la fecha del registro del documento de origen).
Flag Gestión de saldo (de cierre y reapertura) por moneda de movimiento: si está activado, el programa inserta una línea por cada moneda de movimiento de la subcuenta específica, manteniendo por supuesto el total correcto en la moneda de la empresa. Esta opción es necesaria para garantizar la exactitud de los saldos iniciales en el informe 'Extracto de cuenta en moneda extranjera'. ATENCIÓN: Antes de iniciar el cálculo es conveniente verificar las configuraciones de la tabla Tipos de cuenta:
en particular, los tipos de cuenta del maestro de cliente-proveedor-agente-bancos, además de tener un flag en las columnas correspondientes, deben tener uno segundo en una de las dos primeras columnas, relativas al activo y al pasivo patrimonial.
Por tanto, es posible proceder con la Recuperación de valores de subcuenta con el botón correspondiente, para que el programa calcule el saldo de cada subcuenta y presente en las pestañas Profits and Loss y Patrimonial los datos relacionados. Cuando se esté seguro de los resultados, es posible pasar a la última fase del procedimiento: volviendo a la ficha parámetros, se puede hacer clic en el botón Crear registro para el cierre de cuentas, que creará los registros contables correspondientes y marcará con el flag Contabilizada.
Si el flag Traspaso de asientos de ajuste ha sido activado, cuando se lance el comando Recuperar valores de subcuenta, será visible una pestaña adicional Reapertura de asientos de ajuste.
Botones específicos
Guardar: permite guardar la cabecera del cierre de cuentas, habilitable después de haber ingresado la descripción.
Recuperar valores de subcuenta: permite al programa calcular el saldo de cada subcuenta y mostrar los datos relacionados en las pestañas 'ganancias y pérdidas' y 'patrimonial'.
Crear registro para el cierre de cuentas: permite crear el registro de cierre de cuentas.
Restaurar contabilización: permite anular, restaurando la contabilización del cierre de cuentas.
Ganancias y Pérdidas
En la pestaña Ganancias y Pérdidas se resumen los componentes de ingreso negativos y positivos con destaque del resultado del ejercicio y la posibilidad de filtrar las cuentas presentes en las secciones Componentes positivos de ingreso y Componentes negativos de ingreso mediante los campos Subcuenta de costes, Subcuenta de ingresos y los botones de búsqueda que se encuentran en la barra de opciones (ver tabla a continuación).
Botones específicos
Buscar componentes positivos de ingreso en subcuentas: permite buscar dentro del cierre las cuentas de ingresos deseadas.
Buscar componentes negativos de ingreso en subcuentas: permite buscar dentro del cierre las cuentas de coste deseadas.
Patrimonial
En la pestaña Patrimonial se resumen los componentes de activos y pasivos, resaltando el resultado del ejercicio y con posibilidad de filtrar (de manera similar a lo previsto para la pestaña Ganancias y Pérdidas) las cuentas presentes en las dos secciones inferiores mediante los campos correspondientes y los botones de búsqueda en la barra de opciones (ver tabla a continuación).
Botones específicos
Buscar activos patrimoniales: permite buscar en el cierre las cuentas de activos deseadas.
Buscar pasivos patrimoniales: permite buscar en el cierre las cuentas de pasivos deseadas.
Registro
Los registros (visualizables con doble clic) son en particular los siguientes:
En la primera cuadrícula
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el primer registro cierra los ingresos,
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el segundo los costes,
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el tercero refleja la utilidad o la pérdida cerrando la cuenta de resultados,
En la segunda cuadrícula
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el cuarto cierra el pasivo,
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el quinto el activo (incluidos las cuentas de utilidad o pérdida);
En la tercera cuadrícula
se reportan los tres registros de reapertura:
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la primera abre el pasivo,
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la segunda el activo,
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la tercera mueve la cuenta de utilidad/pérdida del ejercicio al de utilidad/pérdida del ejercicio anterior.
Cualquier error detectado posteriormente puede solucionarse de la siguiente manera:
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es posible borrar directamente el cierre de cuentas realizado y, a solicitud del programa, eliminar también los registros asociados a él para empezar de cero el procedimiento;
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alternativamente, existe un botón de rollback Restaurar contabilización de la contabilización (en la pestaña Parámetros).
Existen permisos de usuario específicos para la contabilización y su anulación.
El cierre de cuentas bloqueará los registros incluidos en el rango de fechas establecido y, además, no será posible insertar registros dentro de ese rango de fechas.
Las cuentas de orden nunca son objeto de cierre ni de reapertura de cuentas en este procedimiento.
Reapertura de asientos de ajuste
En esta pantalla es visible el resultado de la opción de traspaso automático de operaciones de ajuste al final de los registros de reapertura de cuentas. Con esta opción, la aplicación procederá a reconocer, a la fecha de reapertura, el extorno de los ajustes mientras que realizará el traspaso de las integraciones a la fecha del registro de origen del propio ajuste.
Al hacer doble clic en las filas es posible visualizar el detalle de los registros realizados.
Generar el asiento de reapertura de los asientos de integración (anticipos y diferidos activos y pasivos) en la fecha del asiento de origen del ajuste es necesario, en comparación por ejemplo con reabrir simplemente al 1/1, a fin de gestionar correctamente también los cálculos de cierres interanuales posibles con Fluentis.
Pensemos, por ejemplo, en haber registrado el 15/04/2023 un coste cuya competencia es 01/11/2022 a 31/03/2023, y por tanto se registra el anticipo pasivo al 31/12 por 2 meses. Registrando su asiento opuesto (el extorno) en fecha 01/01 dependerá mucho de cómo se filtran y gestionan anticipos/diferidos para el cierre interanual; en sustancia, existe el riesgo de tener sólo el extorno de costes (o sea, la reapertura del anticipo) y no la factura del coste en el balance interanual.
Registrando, en cambio, el extorno el mismo día de la factura, independientemente del filtrado posterior para la extracción de los saldos del cierre interanual, ambos registros "viajarán juntos" garantizando el efecto esperado (en este caso un impacto neutro en el balance ya que el coste ya se ha anticipado al ejercicio anterior).