AMMINISTRATIVA
Funzionalità
L'area dedicata alla gestione amministrativa di Fluentis ERP contempla le funzionalità necessarie alla corretta tenuta delle scritture contabili, alla redazione del bilancio di esercizio e all'adempimento della fiscalità tipicamente gestita direttamente dall'azienda.
Sono presenti inoltre funzionalità per la gestione cespiti, leasing e mutui passivi, oltre alle funzionalità fondamentali per chi opera con l’estero, quali la compilazione automatizzata degli elenchi Intrastat e le altre comunicazioni fiscali relative agli scambi con controparti estere.
La gestione della contabilità è integrata con il ciclo passivo ed attivo, la fatturazione elettronica, con il Magazzino e il Controllo di gestione.
Dettaglio Funzionalità
Registrazioni contabili
per l'inserimento di movimenti contabili e connessi movimenti iva e le procedure automatiche ad essi collegati (assestamenti e chiusure conti).
Corredato delle necessarie
Estratti conto, Bilancio di verifica ecc.
giornale contabile, registri iva, liquidazioni iva ecc.
per il controllo dei movimenti sui centri di costo della contabilità analitica
Partite
modulo per la gestione delle partite aperte che alimentano gli scadenzari clienti e fornitori, viene alimentato prevalentemente in modo automatico dai movimenti contabili e può essere utilmente consultato in vari modi (a video o tramite le stampe del modulo)
Comprende
Per calcolo piani di ammortamento e contabilizzazione automatica rate mutuo
Gestione solleciti di pagamento
Per la generazione automatica e l'invio dei solleciti ai clienti
Per la gestione commissioni direttamente dalla contabilità, in alternativa al modulo Vendite
Per la verifica e gestione della disponibilità bancaria ed eventualmente spostare/ritardare l'impegno o cambiare la banca
Dichiarazioni
modulo per elaborare i dichiarativi fiscali, in particolar modo gli adempimenti connessi all'IVA ed alle ritenute d'acconto
Tra le varie funzionalità contiene
Certificazione ritenute telematica
Percipienti
modulo specificamente dedicato alla gestione dei fornitori professionisti che emettono parcella e sono soggetti a ritenuta d'acconto (compresi gli agenti di commercio)
Per la gestione automatizzata dei versamenti iva e ritenute
Per la gestione agenti direttamente dall'area amministrativa in alternativa all'are vendite
Per la contabilizzazione contributi previdenziali agenti
Cespiti
modulo per la gestione dei beni ammortizzabili, con relative procedure di ammortamento e stampe necessarie
Tra le varie funzionalità contiene
Fatturazione elettronica
modulo collocato in questa sezione della guida anche se trasversale, al fine di illustrare i necessari dettagli al punto di vista amministrativo e le possibilità i gestione e contabilizzazione automatica delle fatture elettroniche
Impostazioni per tag e campi specifici della fattura elettronica
a fronte di alcuni tipi di acquisto quali reverse charge, intra UE e servizi extra UE
Gestione fatture elettroniche di acquisto
Presenti sotto sezioni per contabilizzazione automatica e creazione documenti ciclo passivo.
Dati di Base
Prima di utilizzare le funzionalità disponibili occorre gestire una serie di dati di base: essi sono suddivisi in due macro gruppi, Tabelle e Parametri.
In alternativa è disponibile la procedura di Fast Start descritta di seguito.
Attivando il Fast Start sarà necessario unicamente gestire un set minimo di dati quali le Anagrafiche.
Procedura di Fast Start
La caratteristica principale dell'area amministrativa è la sua Compliance con le normative contabili e fiscali e la possibilità di inizializzare un ambiente FastStart totalmente pronto all'uso e configurato per rispettare le norme e permettere un utilizzo immediato.
L'utente può configurare comunque in ogni momento a suo piacimento schemi contabili, codici iva , registri ecc...
Flusso di inserimento dei dati
La flessibilità del modulo consente l'inserimento del dato in diversi modi:
-
Manualmente, attraverso l'immissione diretta di scritture contabili. Con questa modalità vengono generalmente inserire le scritture di assestamento NON comprese nelle procedure automatiche (Ratei e Risconti ed Ammortamenti) quali stanziamenti a fondi rischi ed oneri, svalutazione crediti ecc... oltre a scritture quali rilevazioni paghe dipendenti ecc.
-
Automaticamente grazie all'interconnessione con gli altri moduli del gestionale, quali la tesoreria, il controlling e i cicli attivo e passivo. Tipicamente vengono registrati in automatico le fatture attive e passive, i pagamenti tramite bonifico e Ri.Ba. passive, gli incassi tramite emissione di Ri.Ba. attive o cambiali, i canoni leasing, le rate mutuo ecc.
-
Lancio di elaborazioni e procedure: che vanno a leggere i dati di base per eseguire dei calcoli e produrre dei documenti o flussi telematici, (quali ad esempio l'elaborazione di un dichiarativo fiscale che va a leggere i dati IVA generati dalle scritture contabili) oppure generano delle ulteriori scritture contabili o più in generale degli ulteriori dati (quali ad esempio le procedure di calcolo e memorizzazione delle scritture di assestamento o delle scritture di chiusura e riapertura dei conti a fine ed inizio anno)
Flusso di lavoro tipico area amministrativa
Benchè i vari moduli permettano flessibilità e possibilità di gestire i dati in diversi modi, automaticamente o manualmente, illustriamo un tipico flusso di lavoro completo che coinvolge l'area amministrativa e le altre aree ad essa strettamente collegate.
- Apertura iniziale dei saldi di bilancio (wizard ausiliario in alternativa al caricamento manuale tramite scrittura contabile) o import da altro sistema o riapertura automatica di chiusura anno precedente
- Importazione delle partite aperte, necessaria solo nel caso di migrazione da sistema precedente
- Importazione cespiti, necessaria solo nel caso di migrazione da sistema precedente. Gli acquisti in corso d'anno caricano automaticamente le schede cespiti tramite le rispettive registrazioni contabili (usando le causali contabili opportune)
- Registrazioni contabili (procedura automatica) del ciclo attivo e passivo (anche da fatture elettroniche ricevute)
- Gestione delle Partite Aperte, automatica, agganciata alla creazione dei movimenti contabili sia di fatturazione, sia di incasso e pagamento
- Registrazioni di incassi e pagamenti (procedura automatica, in alternativa o per alcune tipologie si può procedere con registrazioni manuali). Per gli incassi tipicamente automatizzato il flusso Ricevute bancarie. Per i pagamenti tipicamente automatizzato il flusso dei Bonifici. Procedure collocate in area tesoreria
- Stampe contabili correnti di estratti conto (mastrini), bilanci di verifica, d'esercizio e giornale contabile.
- Stampe partitari clienti-fornitori quali scadenzari ecc.
- Liquidazione periodica dell'IVA
- Altri adempimenti fiscali periodici
- Gestione del ricevimento delle parcelle di professionisti e Agenti di commercio (funzionalità collocata in area Vendite) e certificazione unica delle ritenute d'acconto annuale
- Elaborazione (facoltativa) tramite le funzioni dell'area Controlling di situazioni contabili periodiche dettagliate. Il periodo oggetto della situazione può essere scelto liberamente e possono essere associate alcune procedure automatiche per generare, proporzionalmente al periodo oggetto di analisi, gli assestamenti contabili (ratei e risconti di periodo) gli ammortamenti cespiti (di periodo), le rimanenze finali e le fatture da emettere e ricevere.
- Scritture di assestamento (ratei e risconti e fatture a ricevere) procedura automatica di calcolo (leggendo le date di competenza economica nei movimenti contabili inseriti) e contabilizzazione; altre scritture di assestamento inserite manualmente quali svalutazione crediti, accantonamenti ecc.
- Calcolo e contabilizzazione ammortamenti: automatico con procedura apposita
- Stanziamento rimanenze finali: scrittura manuale da inserire potendosi appoggiare sulle procedure di area logistica per il calcolo delle giacenze valorizzate.
- Chiusura dei conti: procedura automatica con possibilità di riapertura automatica nell'esercizio successivo, riapertura delle scritture di assestamento, giroconto automatico utile perdita di esercizio.