ADMINISTRATIVNA
Funkcionalnosti
Područje posvećeno upravljanju administrativnim poslovima u Fluentis ERP obuhvaća funkcionalnosti potrebne za pravilno vođenje računovodstvenih evidencija, izradu godišnjeg financijskog izvještaja i ispunjavanje fiskalnih obaveza koje obično obrađuje sama tvrtka.
Osim toga, prisutne su funkcionalnosti za upravljanje imovinom, leasingom i dugoročnim kreditima, uz osnovne funkcije za poslovanje s inozemstvom, poput automatiziranog popunjavanja Intrastat popisa i drugih fiskalnih komunikacija vezanih uz razmjenu s inozemnim partnerima.
Upravljanje računovodstvom integrirano je s aktivnim i pasivnim ciklusima, elektroničkim fakturiranjem, s Skladištem i Kontrolingom.
Detalj Funkcionalnosti
Računovodstvene evidencije
za unos računovodstvenih transakcija i povezane porezne transakcije te automatske procedure povezane s njima (prilagodbe i zatvaranje računa).
Uključuje potrebne
Izvode, Bilans stanja itd
računovodstveni dnevnik, porezni registri, obračuni PDV-a itd.
za kontrolu transakcija po troškovnim centrima analitičkog računovodstva.
Otvoreni računi
modul za upravljanje otvorenim računima koji hrane kalendare kupaca i dobavljača, prvenstveno se automatski ažurira računovodstvenim transakcijama i može se konzultirati na različite načine (na ekranu ili putem ispisa modula)
Uključuje
Upravljanje dugoročnim kreditima
Za izračun planova otplate i automatsko knjiženje rata kredita
Upravljanje obavijestima o plaćanju
Za automatsko generiranje i slanje obavijesti klijentima
Za upravljanje provizijama direktno iz računovodstva, kao alternativa prodajnom modulu
Za provjeru i upravljanje bankovnom dostupnošću te eventualno odgodu ili izmjenu obaveza ili promjenu banke
Izvještaji
modul za obradu fiskalnih obračuna, posebno obveza vezanih uz PDV i odbitke
Uključuje razne funkcionalnosti poput:
Certifikacija elektroničkih odbitaka
Primatelji
modul specifično posvećen upravljanju profesionalnim dobavljačima koji izdaju račune i podliježu odbicima (uključujući trgovačke agente)
Za automatizirano upravljanje PDV-om i odbicima.
Za upravljanje agentima direktno iz administrativnog odjela kao alternativu prodaji.
Za knjiženje doprinosa za mirovinsko osiguranje agenata.
Osnovna sredstva
modul za upravljanje osnovnim sredstvima s pripadajućim postupcima amortizacije i potrebnim ispisima obuhvaća sljedeće ključne funkcionalnosti
Elektroničko fakturiranje
modul smješten u ovom dijelu priručnika iako je transverzalan, kako bi se prikazale potrebne pojedinosti s administrativnog gledišta i mogućnosti automatskog upravljanja i knjiženja elektroničkih faktura
Postavke za oznake i specifična polja elektroničke fakture
za određene vrste nabave poput obrnutog PDV-a, unutar EU i usluga izvan EU.
Upravljanje elektroničkim fakturama nabave
Sadrži pododjeljke za automatsko knjiženje i izradu dokumenata pasivnog ciklusa
Osnovni podaci
Prije korištenja dostupnih funkcionalnosti potrebno je upravljati nizom osnovnih podataka: oni su podijeljeni u dvije glavne skupine, Tablice i Parametri.
Alternativno, dostupna je procedura Fast Start opisana u nastavku.
Aktiviranjem Fast Starta bit će potrebno upravljati samo minimalnim skupom podataka kao što su Šifarnici.
Procedura Fast Start
Glavna karakteristika administrativnog područja je njegova Usaglašenost s računovodstvenim i fiskalnim normama i mogućnost inicijalizacije okruženja FastStart potpuno spremnog za korištenje i konfiguriranog za poštivanje propisa te omogućavanje trenutnog korištenja.
Korisnik može u svakom trenutku konfigurisati prema vlastitim željama računovodstvene sheme, porezne kodove, registre itd...
Tok unosa podataka
Fleksibilnost modula omogućuje unos podataka na različite načine:
-
Ručno, putem izravnog unosa računovodstvenih isprava. Ovom metodom obično se unose ispravci koji nisu obuhvaćeni automatskim postupcima (Prihodi i Razgraničenja i Amortizacije) kao što su rezervacije za rizike i troškove, otpis potraživanja itd..., kao i evidencije poput obračuna plaća zaposlenika itd.
-
Automatski zahvaljujući interkonnekciji s drugim modulima upravljanja, poput blagajne, kontrole i aktivnih i pasivnih ciklusa. Tipično se automatski evidentiraju prihode i rashodi, isplate putem bankovnih transfera i pasivne Ri.Ba., naplate putem aktivnih Ri.Ba. ili menica, leasinga, otplata kredita itd.
-
Pokretanje obrada i procedura: koje čitaju osnovne podatke za izvršavanje izračuna i proizvodnju dokumenata ili telematičkih tokova, (kao što je obrada fiskalne prijave koja čita PDV podatke generirane računovodstvenim ispravama) ili generiraju dodatne računovodstvene isprave ili općenito dodatne podatke (kao što su procedure izračuna i pohrane prilagodbi ili knjiženje zatvaranja i ponovnog otvaranja računa na kraju i početku godine).
Tipični radni postupak u administrativnom području
Unatoč tome što različiti moduli omogućuju fleksibilnost i mogućnost upravljanja podacima na različite načine, automatski ili ručno, prikazujemo tipični cjeloviti radni postupak koji uključuje administrativno područje i druga područja koja su mu neposredno povezana.
- Otvori inicijalne salda bilanca (pomoćni alat kao alternativa ručnom unosu putem računovodstvene knjiženja) ili uvoz iz drugog sustava ili automatsko ponovno otvaranje završetka prethodne godine
- Uvoz otvorenih računa , potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sustava.
- Uvoz osnovnog sredstva, potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sustava. Nabavke tijekom godine automatski dodaju informacije o imovini putem pripadajućih računovodstvenih isprava (koristeći odgovarajuće računovodstvene predloške).
- Računovodstvene evidencije (automatski postupak) za ciklus imovine i obveza (uključujući elektroničke fakture primljene)
- Upravljanje Otvorene stavke, automatski, povezano s stvaranjem računovodstvenih transakcija kako za fakturiranje, tako i za naplatu i plaćanje.
- Računovodstvene evidencije naplata i plaćanja (automatski postupak, u alternativi ili za određene tipove može se obraditi putem ručnih evidencija). Za naplate, tipično je automatiziran postupak Bankovne uplatnice. Za plaćanja, tipično je automatiziran postupak Bankovni transferi. Postupci su smješteni u područje riznice.
- Trenutni računovodstveni ispisi izvoda (knjige), probni bilansi, godišnjeg izvještaja i računovodstvenog dnevnika.
- Ispiši knjige kupaca i dobavljača poput kalendara dospijeća itd.
- Obračun periodičnog PDV-a
- Ostale periodične porezne obveze
- Upravljanje prijemom računa od profesionalaca i Trgovačkih agenata (funkcionalnost smještena u području prodaje) i godišnja certifikacija jedinstvenih odbitaka odbitaka.
- Obrada (opcionalno) putem funkcija područja Kontrolinga za detaljne periodične računovodstvene situacije. Razdoblje predmet situacije može se slobodno odabrati i mogu se pridružiti određene automatske procedure za generiranje, proporcionalno analiziranom razdoblju, prilagodbe (rate i razlike) i amortizaciju imovine (u razdoblju), konačne zalihe i račune koji trebaju biti izvršeni i primljeni.
- Zapisi usklađenja (rate i razlike i knjiženje koja treba primiti) automatski izračun (čitajući datume ekonomske odgovornosti u unesenim računovodstvenim transakcijama) i knjiženje; druge prilagodbe ručno unesene kao što su otpis potraživanja, rezervacije itd.
- Izračun i knjiženje amortizacija: automatski s posebnim postupkom.
- Knjiženje završnih zaliha: ručno knjiženje koje se može osloniti na procedure logističkog područja za izračun vrijednosti zaliha.
- Zatvaranje računa: automatski postupak s mogućnošću automatskog ponovnog otvaranja u sljedećem razdoblju, ponovnog knjiženja prilagodbi i automatskog prebacivanja viška gubitaka iz razdoblja.