ADMINISTRACIJA
Funkcionalnosti
Područje posvećeno upravljanju administrativnim poslovima (finansije i povezana područja) u Fluentis ERP-u obuhvata funkcionalnosti potrebne za pravilno vođenje računovodstvenih evidencija, izradu potrebnih finansijskih izveštaja i ispunjavanje fiskalnih obaveza koje obično obrađuje samo preduzeće.
Pored toga, prisutne su funkcionalnosti za upravljanje imovinom, lizingom i dugoročnim kreditima, uz osnovne funkcije za poslovanje sa inostranstvom, poput automatizovanog popunjavanja Intrastat lista i drugih fiskalnih komunikacija povezanih sa razmenom sa inostranim partnerima.
Upravljanje računovodstvom integrisano je sa ciklusom nabavke i prodaje, elektronskim fakturisanjem, sa Skladištem i Kontrolingom.
Detalji funkcionalnosti
Računovodstvene evidencije - zapisi i knjiženja
za unos računovodstvenih kretanja i poreskih transakcija, kao i automatske procedure povezane sa njima (usklađivanja i zatvaranje računa).
Uključuje potrebne
Izvodi, Bruto-bilans itd.
dnevnik knjiženja, poreski registri, obračuni PDV-a itd.
za kontrolu transakcija po centrima troška analitičkog računovodstva.
Otvorene stavke/računi
Modul za upravljanje otvorenim stavkama koje popunjavaju dospeća kupaca i dobavljača. Podaci se uglavnom automatski generišu iz računovodstvenih knjiženja i mogu se pregledati na različite načine (na ekranu ili putem izveštaja modula).
Uključuje
Upravljanje dugoročnim kreditima
Za izračunavanje planova otplate i automatsko knjiženje rata kredita
Upravljanje opomenama za plaćanje
Za automatsko generisanje i slanje obaveštenja klijentima
Za upravljanje provizijama direktno iz računovodstva, kao alternativa prodajnom modulu
Za proveru i upravljanje raspoloživošću banke, kao i eventualno premeštanje/odlaganje obaveze ili promenu banke
Izveštaji
modul za obradu fiskalnih obračuna, posebno obaveza povezanih sa PDV-om i odbicima
Uključuje različite funkcionalnosti kao što su:
Primaoci prihoda/naknada - Spoljni saradnici
modul posebno namenjen upravljanju profesionalnim dobavljačima koji izdaju račune i podležu odbicima (uključujući trgovačke agente)
Za automatizovano upravljanje PDV-om i odbicima.
Za upravljanje agentima direktno iz administrativnog odeljenja kao alternativa prodaji.
Za knjiženje doprinosa za penzijsko osiguranje agenata.
Osnovna sredstva
modul za upravljanje osnovnim sredstvima sa pripadajućim postupcima amortizacije i potrebnim izveštajima obuhvata sledeće ključne funkcionalnosti
Elektronsko fakturisanje
modul smešten u ovom delu ERP-a, iako se naravno koristi i u drugim modulima, kako bi se prikazali potrebni detalji sa administrativnog stanovišta i mogućnosti automatskog upravljanja i knjiženja elektronskih faktura
Podešavanja za oznake i specifična polja elektronske fakture
za određene vrste nabavke kao što su prenos poreske obaveze, intra-EU i usluge izvan EU-a
Upravljanje elektronskim fakturama nabavke
Sadrži procedure za automatsko knjiženje i kreiranje dokumenata ciklusa nabavke
Osnovni podaci
Pre korišćenja dostupnih funkcionalnosti potrebno je upravljati nizom osnovnih podataka: oni su podeljeni u dve glavne grupe, Tabele i Parametri.
Alternativno, dostupna je procedura Fast Start opisana u nastavku.
Aktiviranjem Fast Starta biće potrebno upravljati samo minimalnim skupom podataka kao što su Šifarnici.
Procedura Fast Start
Glavna karakteristika administrativnog područja je njegova Usklađenost sa računovodstvenim i poreskim normama, kao i mogućnost inicijalizacije okruženja FastStart potpuno spremnog za korišćenje, konfigurisanog u skladu sa propisima i spremnog za trenutnu upotrebu.
Korisnik može u svakom trenutku konfigurisati računovodstvene šeme, poreske šifre, registre itd. prema sopstvenim potrebama.
Tok unosa podataka
Fleksibilnost modula omogućava unos podataka na različite načine:
-
Ručno, putem direktnog unosa računovodstvenih knjiženja. Ovom metodom obično se unose ispravke koje nisu obuhvaćene automatskim postupcima (prihodi/rashodi i amortizacija), kao što su rezervisanja za rizike i troškove, otpis potraživanja itd., kao i evidencije poput obračuna zarada zaposlenih itd.
-
Automatski, zahvaljujući povezanosti sa drugim modulima upravljanja, kao što su blagajna, kontroling i prodajni i nabavni ciklusi. Tipično se automatski evidentiraju prihodi i rashodi, plaćanja putem bankovnih transfera i sl., lizing, otplate kredita itd.
-
Pokretanjem obrada i procedura koje čitaju osnovne podatke radi izvršavanja obračuna i „proizvodnje” dokumenata ili komunikacije sa nadležnim institucijama (kao što je obrada poreske prijave koja čita PDV podatke generisane računovodstvenim knjiženjima) ili generišu dodatna računovodstvena knjiženja ili, uopšteno, dodatne podatke (kao što su procedure obračuna i čuvanja usklađivanja ili knjiženje zatvaranja i ponovnog otvaranja računa na kraju i početku godine).
Tipični radni postupak u administrativnom području
Uprkos tome što različiti moduli omogućavaju fleksibilnost i mogućnost upravljanja podacima na različite načine, automatski ili ručno, prikazujemo tipični celokupni radni postupak koji uključuje administrativno područje i druga područja koja su mu neposredno povezana.
- Početno otvaranje salda bilansa (pomoćni alat kao alternativa ručnom unosu putem računovodstvenog knjiženja) ili uvoz iz drugog sistema ili automatsko ponovno otvaranje završetka prethodne godine
- Uvoz otvorenih računa/stavki, potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sistema.
- Uvoz osnovnih sredstava, potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sistema. Nabavke tokom godine automatski dodaju informacije o imovini putem pripadajućih računovodstvenih knjiženja (korišćenjem odgovarajućih računovodstvenih predložaka knjiženja).
- Računovodstvene evidencije/knjiženja (automatski postupak) za ciklus prodaje i nabavke (uključujući primljene elektronske fakture)
- Upravljanje Otvorenim stavkama, automatski, povezano sa kreiranjem računovodstvenih knjiženja kako za fakturisanje, tako i za naplatu i plaćanje.
- Računovodstvene evidencije naplata i plaćanja (automatski postupak, alternativno ili za određene tipove može se obraditi putem ručnih knjiženja). Za naplate je tipično automatizovan postupak Bankovni računi. Za plaćanja je tipično automatizovan postupak Plaćanja dobavljaču. Postupci su smešteni u području riznice.
- Tekući računovodstveni izveštaji izvoda (konto kartica), probnog bilansa, godišnjeg izveštaja i dnevnika knjiženja.
- Izveštaji otvorenih stavki kupaca i dobavljača, kao što su dospeća itd.
- Obračun periodičnog PDV-a
- Ostale periodične poreske obaveze
- Upravljanje prijemom računa od profesionalaca i trgovačkih agenata (funkcionalnost smeštena u području prodaje) i godišnja jedinstvena potvrda o porezu po odbitku.
- Obrada (opciono) putem funkcija područja Kontrolinga za detaljne periodične računovodstvene situacije. Period koji je predmet situacije može se slobodno odabrati, a mogu se pridružiti određene automatske procedure za generisanje, proporcionalno analiziranom periodu, usklađivanja (obračunskih razgraničenja perioda) i amortizacije imovine (u periodu), završnih zaliha i računa koje treba izdati i primiti.
- Knjiženja usklađivanja (obračunskih razgraničenja perioda i knjiženja koja treba primiti): automatski obračun (čitanjem potrebnih datuma u unetim računovodstvenim transakcijama) i knjiženje; ostala usklađivanja unose se ručno, kao što su otpis potraživanja, rezervisanja itd.
- Obračun i knjiženje amortizacije: automatski, putem posebnog postupka.
- Knjiženje završnih zaliha: ručno knjiženje koje se može osloniti na procedure logističkog područja za obračun vrednosti zaliha.
- Zatvaranje računa: automatski postupak sa mogućnošću automatskog ponovnog otvaranja u sledećem periodu, ponovnog knjiženja usklađivanja i automatskog prenosa viška gubitaka iz perioda.