Šifarnik kontakata
Kontakti
Kroz ovu funkcionalnost moguće je definirati jedinstveni adresar-šifarnik svih subjekata s kojima društva evidentirana u bazi podataka posluju, bilo kao nositelji dokumenata prodajnog, nabavnog i računovodstvenog ciklusa, bilo kao alternativne adrese i kontaktne lokacije.
Opći podaci definirani na razini Kontakta sadrže isključivo osnovne informacije o subjektu, kao što su: naziv tvrtke ili organizacije, ime i prezime fizičke osobe, porezni broj (OIB / PDV ID), adresa i ostali identifikacijski podaci.
Ti podaci predstavljaju zajednički registar (adresar) dostupan svim društvima koja se vode u istoj bazi podataka.
Budući da svako društvo ima vlastiti kontni plan, kako bi se kontakt mogao koristiti u dokumentima i računovodstvenim knjiženjima, potrebno ga je unutar svakog pojedinog društva povezati s odgovarajućom vrstom konta.
Na taj se način kontakt povezuje s konkretnim računovodstvenim kontom koje ga identificira i u poslovnom i u računovodstvenom smislu, primjerice kao: kupca, domaćeg ili inozemnog dobavljača, agenta, banku, prijevoznika ili drugi poslovni subjekt.
Pretraživanje šifarnika
Obrazac se otvara putem Početna stranica > Šifarnik > Šifarnik kontakata i osmišljen je kako bi korisniku omogućio jednostavno pretraživanje unutar adresara kontakata, s ciljem pregledavanja, izmjene, otkazivanja i eventualnog brisanja ili nastavka unosa novog kontakta, pod uvjetom da korisnik ima potrebna prava za te funkcije.
Kao i svi obrasci za pretraživanje, ovaj se prozor sastoji od područja filtra i tablice rezultata. Nakon što se postave svi željeni filtri, klikom na Traži generiraju se rezultati unutar tablice rezultata.
Pozicioniranjem na redak kontakta koji se želi detaljno pregledati i dvostrukim klikom otvara se prozor s detaljima koji sadrži Opće podatke i sve Računovodstvene podatke povezane s odabranim kontaktom, a koji će biti detaljno opisani u sljedećim člancima.
Posebna tipka:
Dupliciraj: omogućuje dupliciranje odabranog šifarnika. Tipka otvara obrazac u kojem je potrebno definirati osnovne elemente kopije: naziv tvrtke, kratki naziv (šifru kontakta), adresu, poštanski broj, mjesto i županiju. Nakon potvrde kopije, novi će se zapis automatski otvoriti za uređivanje. U kopiji kontakta ponovno će se kreirati i sva konta kontnog plana povezana s izvornim kontaktom u aktivnom društvu, uz dodjelu novih šifri prema odgovarajućem brojaču.
Stvaranje novog kontakta
Novi kontakt moguće je unijeti:
- putem Početna stranica > Kontakti > Unos novog kontakta
ili
- klikom na gumb Novo unutar obrasca Šifarnik kontakata.
Obrazac Šifarnik sastoji se od dvije kartice:
- Općenito gdje se unose osnovni podaci o kontaktu;
- Računovodstveni podaci koji sadrže skup kartica za unos administrativnih, komercijalnih i logističkih podataka specifičnih za pojedinu vrstu poslovnog partnera.
Sažetak
- Koristite naredbu Novo za unos novog kontakta koji sadrži osnovne matične podatke.
- Unesite PDV identifikacijski broj (PDV ID) te koristite funkciju Predloži podatke kako bi sustav automatski popunio opće podatke i provjerio valjanost PDV broja.
- Povežite kontakt s odgovarajućom vrstom konta. Sustav će automatski kreirati pripadajuće računovodstveno konto te omogućiti pristup dodatnim poslovnim podacima.
- Popunite podatke u pojedinim karticama, posebno:
- Uvjeti plaćanja (za kupce, dobavljače i agente),
- IBAN i bankovni podaci (za banke),
- te ostale podatke specifične za vrstu poslovnog partnera.