Šifarnik kontakata
Kontakti
Kroz ovu funkcionalnost moguće je definirati jedinstveni adresar-šifarnik svih subjekata s kojima društva evidentirana u bazi podataka posluju, bilo kao nositelji dokumenata prodajnog, nabavnog i računovodstvenog ciklusa, bilo kao alternativne adrese i kontaktne lokacije.
Opći podaci definirani na razini Kontakta sadrže isključivo osnovne informacije o subjektu, kao što su: naziv tvrtke ili organizacije, ime i prezime fizičke osobe, porezni broj (OIB / PDV ID), adresa i ostali identifikacijski podaci. Ti podaci predstavljaju zajednički registar (adresar) dostupan svim društvima koja se vode u istoj bazi podataka. Budući da svako društvo ima vlastiti kontni plan, kako bi se kontakt mogao koristiti u dokumentima i računovodstvenim knjiženjima, potrebno ga je unutar svakog pojedinog društva povezati s odgovarajućom vrstom konta.
Na taj se način kontakt povezuje s konkretnim računovodstvenim kontom koje ga identificira i u poslovnom i u računovodstvenom smislu, primjerice kao: kupca, domaćeg ili inozemnog dobavljača, agenta, banku, prijevoznika, ili drugi poslovni subjekt.
Pretraživanje šifarnika
Obrazac se otvara putem Početna stranica > Šifarnik > Šifarnik kontakata i osmišljen je kako bi korisniku omogućio jednostavno pretraživanje unutar adresara kontakata, s ciljem pregledavanja, izmjene, otkazivanja i eventualnog brisanja ili nastavka umetanja nove reference, podložno mogućnosti da ima potrebna prava za te funkcije.
Kao i svi obrasci za pretraživanje, ovaj se prozor sastoji od područja filtra i tablice rezultata. Nakon što se postave svi željeni filteri, klikom na Traži generiraju se rezultati unutar tablice rezultata.
Pozicioniranjem u redak glavnih podataka koje se želi detaljno pregledati i dvostrukim klikom na njega otvorit će se prozor s detaljima koji sadrži Opće podatke i sve Računovodstvene podatke koji se odnose na spomenute glavne podatke, koji će biti detaljno opisani u sljedećim člancima.
Posebna tipka:
Dupliciraj: omogućuje dupliciranje odabranog šifarnika. Tipka otvara obrazac u kojem je potrebno definirati osnovne elemente kopije: naziv tvrtke, nadimak (tj. šifru samog šifarnika), adresu, poštanski broj, općinu i pokrajinu. Nakon što je kopija potvrđena, automatski će se otvoriti za uređivanje. U kopiji matičnih podataka, sva konta računovodstvenog plana povezani s matičnim podacima u aktivnom poduzeću također će se ponovno kreirati, dodjeljivanjem novog konta prema progresivnom broju svake knjige.
Stvori šifarnik
U Novi šifarnik moguće je upisati:
- putem Početna stranica > Kontakti > Unos novog kontakta
Ili
- klikom na gumb Novo, unutar obrasca Šifarnik kontakata.
Obrazac Šifarnik sastoji se od dvije kartice:
- Općenito gdje se mogu pronaći opće informacije o šifarniku;
- Računovodstveni podaci predstavljaju niz kartica u kojima se mogu unijeti specifičniji administrativni, komercijalni i logistički podaci koji će biti detaljno opisani u sljedećim člancima.
Sažetak
- Koristite naredbu Novo za unos novog kontakta koji sadrži osnovne matične podatke.
- Unesite PDV identifikacijski broj (PDV ID) te koristite funkciju Predloži podatke kako bi sustav automatski popunio opće podatke i provjerio valjanost PDV broja.
- Povežite kontakt s odgovarajućom vrstom konta. Sustav će automatski kreirati pripadajuće računovodstveno konto te omogućiti pristup dodatnim poslovnim podacima.
- Popunite podatke u pojedinim karticama, posebno:
- Uvjeti plaćanja (za kupce, dobavljače i agente),
- IBAN i bankovni podaci (za banke),
- te ostale podatke specifične za vrstu poslovnog partnera.