Definición de los cost drivers (Definizione dei cost driver)
El tercer paso, una vez que hemos definido los centros empresariales y los hemos conectado al plan de cuentas (o más generalmente a los distintos registros disponibles), es analizar y definir las relaciones que existen entre los centros productivos/auxiliares y los centros generales, definiendo también el orden lógico de aplicación en cascada.
Para poder definir un Cost driver, primero debemos definir las Áreas de análisis (y por lo tanto también los Tipos de área) que necesitaremos en el Control de Gestión: en primer lugar, deberemos crear obligatoriamente un Tipo y un área Conjunto de reglas que contendrá todas las reglas estándar de asignación entre centros, y luego también tendremos obligatoriamente un Tipo y un área Realizaciones que será valorado con los datos del final del período de los valores contables en lugar de las cantidades (horas hombre y máquina pero también cantidades producidas) de producción o proyecto. También podemos tener un área de Presupuesto, así como cualquier otra área alternativa que pueda ser útil para probar qué sucede si aplicamos reglas de asignación diferentes a las oficiales del área 'Conjunto de reglas'.
La necesidad de definir los Cost drivers está estrechamente relacionada con el uso de la Contabilidad de Gestión en el Control de Gestión: es cierto que una versión simplificada de los Cost drivers de asignación entre centros, con solo un nivel y solo en un porcentaje fijo/anual y sin Áreas para conectar, también está disponible para las empresas sin el 'Control de Gestión' activo, pero la habilitación de la versión completa permite obtener, con un mínimo esfuerzo adicional, el mismo tipo de resultado, beneficiándose de dejar abierta la puerta a una progresiva extensión de la complejidad del modelo de análisis.
Un ejemplo sencillo puede aclarar mejor la lógica a seguir en la definición de los Cost drivers.
Supongamos que la empresa ha definido dos centros productivos "centro de torneado" y "centro de soldadura", con un centro auxiliar "centro de mantenimiento" y que está interesada en calcular la tarifa de costo por hora de los dos centros productivos considerando también en el costo una repartición del centro auxiliar. A su vez, el centro auxiliar tiene, como costo propio, los costos del personal que depende del centro mismo, pero también, en parte, costos generales de alquiler del taller donde están ubicados los mismos centros. A su vez, las tarifas de los centros productivos se utilizan para valorar los costos en los proyectos/órdenes de venta en producción.
En este simple escenario, está claro que el punto de partida será el costo del alquiler, que contabilizaremos al 100% en un centro virtual genérico al que luego vincularemos a un cost driver (con ciclo de cálculo 1) para repartirlo entre el centro de torneado, el centro de soldadura y el centro de mantenimiento, tal vez en función de los metros cuadrados asociados a cada centro (en la primera nota de movimientos físicos).
Luego, el centro de mantenimiento, que también habrá sido valorizado con costos directos (como el costo del personal, que probablemente recibiremos ya repartido desde el departamento de nómina por centro de pertenencia) pero también con estos costos indirectos del alquiler, será repartido a su vez con un driver diferente (con ciclo de cálculo 2) entre el centro de torneado y el centro de soldadura, tal vez en relación con las horas de máquina registradas por las señas de producción (vinculando el centro a la máquina específica) del período.
En este punto, para el centro de torneado o soldadura, sobre los cuales se habrán cargado tanto costos directos como indirectos, se calculará la tarifa de costo del período (como total de costos dividido por el total de horas de producción, por ejemplo) y este costo del período se aplicará, a través de otro driver con ciclo 3, a las horas consumidas en el proyecto/orden de venta trabajado durante el período.
Cuanto mayor sea la complejidad de la estructura de los centros que se desee gestionar y la cantidad de dimensiones de análisis, más delicada será la definición de los drivers apropiados y los ciclos de aplicación correspondientes.