Introduzione
Il modulo si trova nell'area Acquisti > Ordini fornitori e rappresenta uno degli step intermedi del ciclo passivo. Gli ordini di acquisto sono documenti formali emessi dal reparto Acquisti, utilizzati per richiedere beni o servizi da un fornitore, secondo condizioni predefinite. Contengono i dettagli relativi ai prodotti o servizi da acquistare, inclusi quantità, prezzi, termini di consegna, condizioni di pagamento e altre specifiche contrattuali.
Flusso operativo
Gli ordini di acquisto possono essere inseriti manualmente oppure creati automaticamente a partire da documenti preesistenti. Le modalità di generazione automatica comprendono:
- Richieste di acquisto: attraverso la procedura di Creazione automatica ordini è possibile evadere le RDA autorizzate all'interno di un ordine di acquisto.
- Richieste di offerta: dopo aver selezionato l'offerta migliore tra quelle ricevute dai fornitori è possibile generare l'ordine di acquisto mediante la procedura di Creazione Ordine fornitore da Offerta fornitore.
- Ordini clienti: la procedura di Creazione automatica ordini permette anche la creazione di un Ordine fornitore a partire da un Ordine cliente. In alternativa, è possibile generare un ordine di acquisto dal filtro di Ricerca Ordini clienti mediante il pulsante Creazione ordini fornitori.
- Commesse di acquisto: l'ordine di acquisto può essere generato anche attraverso l'evasione totale o parziale di una commessa di acquisto, sulla base di contratti predefiniti e già negoziati con il fornitore.
Una volta confermato, l'ordine di acquisto può essere evaso tramite un DDT o una fattura. Questo permette la registrazione della merce in magazzino e la successiva contabilizzazione della fattura all'interno del sistema, mantenendo un controllo accurato delle scorte e dei flussi finanziari.
Il modulo offre inoltre la possibilità di creare il ricevimento della merce permettendo all'operatore di evadere l'ordine fornitore, registrare l'arrivo dei beni, posizionarli nel magazzino o nelle ubicazioni predefinite, e procedere successivamente al carico ufficiale delle merci in magazzino.
Funzionalità principali
- Gestione completa delle anagrafiche: Gli ordini sono integrati con le anagrafiche dei fornitori e listini, permettendo la configurazione automatica di sconti, termini di pagamento e altre condizioni specifiche per ciascun fornitore.
- Tracciabilità dello stato dell'ordine: Gli ordini possono essere monitorati attraverso diversi stati (inserito, stampato, ecc.), con aggiornamenti in tempo reale disponibili per tutte le fasi del processo.
- Workflow automatizzati: Le fasi di approvazione, invio notifiche e aggiornamenti degli ordini possono essere automatizzate tramite workflow configurabili, migliorando la velocità operativa e riducendo il rischio di errori.
- Reportistica e analisi degli ordini: È possibile accedere a report dettagliati che analizzano volumi d’ordine, tempi di evasione, ordini non completati, e altri KPI utili per migliorare la gestione degli acquisti e delle performance aziendali.
Impostazioni
Prima di utilizzare il modulo, è necessario configurare correttamente i seguenti parametri e tabelle: