Dokumenti spoljnog porekla
Upravljanje se nalazi na putanji Kvalitet > Dokumenti spoljnog porekla > Novi dokument spoljnog porekla ili se može pokrenuti iz Pretrage dokumenata spoljnog porekla.
Upravljanje dokumentima spoljnog porekla (iz spoljnih izvora) omogućava katalogizaciju, upravljanje izdanjima/revizijama i njihovu distribuciju (u papirnom i elektronskom obliku) organizacionim jedinicama preduzeća koje imaju potrebu za pregledom takvih dokumenata.
Primeri dokumenata spoljnog porekla koji se mogu katalogizovati:
Priručnici za upotrebu i održavanje mašina i opreme Propisi Zakoni Časopisi sa specifikacijama
Informacije o mestu čuvanja originala i mogućnost prilaganja elektronskih kopija omogućavaju njihovu trenutnu sledljivost i pregled jednim klikom miša.
Standardno su dostupni sledeći izveštaji:
Priloženi dokumenti: pregled priloženih dokumenata na kartici Prilozi. Dokumenti priloženi dokumentu: pregled dokumenata priloženih sistemu Upravljanje dokumentima.
Kontrolna dugmad
Sačuvaj
Pritiskom na ovo dugme biće sačuvane sve izmenjene informacije prikazanog Dokumenta spoljnog porekla.
Dupliciraj
Prikazani Dokument može se duplicirati u novi Dokument. Dovoljno je pritisnuti dugme Dupliciraj.
Prikazaće se zahtev za unos sledećih podataka:
Kategorija: Kategorija spoljnog dokumenta novog Dokumenta (obavezan podatak). Šifra: šifra novog Dokumenta (obavezan podatak). Izdanje/Revizija: izdanje i revizija novog Dokumenta. Naslov: Naslov Dokumenta (obavezan podatak).
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Odustani za prekid postupka dupliciranja.
Po završetku obrade prikazaće se novi Dokument spoljnog porekla.
Distribucija
Dugme pokreće postupak Distribucije Dokumenta.
Prikazaće se zahtev za filtriranje primalaca koji će, među onima navedenim na Listi distribucije, primiti kopiju Dokumenta:
Tip:
Štampani: distribucija onima koji zahtevaju štampanu kopiju; Elektronski: distribucija onima koji zahtevaju prijem putem e-pošte;
Status:
Već isporučeni: distribucija onima koji su već primili dokument; Još nije isporučeno: distribucija onima koji još nisu primili dokument;
Primalac:
Interni: distribucija samo internom osoblju (Funkcije preduzeća i/ili Zaposleni); Kupci/Dobavljači: distribucija Kupcima/Dobavljačima.
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Odustani za prekid postupka distribucije.
Upravljanje podacima
Podaci zaglavlja
Podaci kojima se upravlja su:
Kategorija: Kategorija Dokumenta spoljnog porekla Dokumenta (obavezan podatak). Unošenjem kategorije u Dokument se preuzimaju Lista distribucije i podaci o Dozvoljenom pristupu funkcijama.
Šifra: Šifra Dokumenta (obavezan podatak).
Izdanje/Revizija: izdanje i revizija Dokumenta; podatak je slobodan za unos kako bi se evidentirali podaci navedeni na dokumentima koje nije generisalo preduzeće.
Naslov: Naslov Dokumenta (obavezan podatak).
Poreklo: slobodne beleške o temi. Datum prijema: datum prijema Dokumenta; prilikom unosa novog Dokumenta predlaže se tekući datum. Važi od/do: sadrži eventualni datum početka i završetka važenja Dokumenta. Provera važenja: označava da je Dokument proveren. Datum provere: datum kada je Dokument proveren.
Arhiva: Skladište ili fizička lokacija na kojoj se Dokument uobičajeno arhivira (na primer: Tehnička služba, Uprava...). Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla i može se izmeniti.
Lokacija: fizička lokacija na kojoj se Dokument uobičajeno arhivira (na primer: Ormar, Polica, Fioka...). Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla i može se izmeniti.
Opis lokacije: fizička lokacija kada Arhiva i/ili Lokacija nisu šifrirani. Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla i može se izmeniti.
Odgovorna funkcija: Funkcija preduzeća odgovorna za Dokument. Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla i može se izmeniti.
Kategorije interesa: slobodne beleške o temi. Beleške: slobodne beleške.
Lista distribucije
U ovoj listi moguće je povezati: Funkcije preduzeća, Zaposlene, Kupce/Dobavljače i Kontakte koji uobičajeno primaju kopiju Dokumenta, kao i definisati uobičajeni način prijema dokumenta.
Prilikom kreiranja Dokumenta, Lista distribucije se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla, a podaci se mogu izmeniti.
Lista sadrži sledeće podatke:
Funkcija preduzeća
Šifra: šifra Funkcije preduzeća primaoca. Opis: opis Funkcije preduzeća primaoca.
Zaposleni
Šifra: šifra Zaposlenog primaoca. Prezime: prezime Zaposlenog primaoca. Ime: ime Zaposlenog primaoca.
Kupac/Dobavljač
Opis: naziv Kupca/Dobavljača primaoca.
Kontakt
Šifra: šifra Kontakta primaoca. Opis: opis Kontakta primaoca.
Drugi primalac
Opis: slobodan opis primaoca koji nije šifriran.
Podaci za isporuku
Na papiru: označava da primalac želi da primi štampanu kopiju dokumenta ili kopiju u prilogu putem e-pošte. Tip obaveštenja: označava uobičajeni način isporuke Dokumenta. E-mail: adresa e-pošte primaoca ako nije definisana u njegovom šifarniku. Isporučeno: označava da je isporuka izvršena; postavlja se automatski prilikom distribucije dokumenta, a kasnije se može izmeniti. Datum isporuke: prikazuje datum isporuke dokumenta; automatski se ažurira prilikom distribucije dokumenta, a kasnije se može izmeniti. Broj kopija: označava broj štampanih kopija koje primalac želi da primi. Beleške: slobodne beleške.
Prilozi
U ovoj listi moguće je uneti i pregledati priloge, pregledati njihov sadržaj i izvršavati operacije nad slikama. Ovi prilozi su odvojeni od Fluentis dokumentacije, koja je uvek dostupna i može se koristiti.
Pristup funkcijama
U ovoj listi moguće je uneti Funkcije preduzeća kojima se dodeljuju prava pristupa Dokumentu. Ako u ovoj tabeli nema unetih redova, pristup je dozvoljen svima. Prilikom kreiranja Dokumenta, lista Funkcija preduzeća se preuzima iz Kategorije Dokumenta spoljnog porekla, a podaci se mogu menjati. Lista sadrži sledeće podatke:
Funkcija: šifra Funkcije preduzeća. Opis funkcije: opis Funkcije preduzeća. Beleške: slobodne beleške.
Dodatni podaci
Moguće je uneti Dodatne podatke za svaki Dokument spoljnog porekla. Za sve što nije detaljno opisano u ovom dokumentu o uobičajenom funkcionisanju obrazaca, pogledajte sledeću poveznicu Funkcionalnosti, dugmad i polja.