Documento di origine esterna
La gestione si trova sul percorso Qualità > Documenti di origine esterna > Nuovo Documento di origine esterna oppure è possibile eseguirla dalla Ricerca Documenti di origine esterna.
La gestione dei documenti di origine esterna permette: la catalogazione, la gestione delle edizioni/revisioni e la loro distribuzione (sia in formato cartaceo che elettronico) alle funzioni aziendali che sono interessate nel visionare tali documenti.
Elenchiamo alcuni esempi di documenti di origine esterna che possono essere catalogati:
Manuali d'uso e manutenzione macchinari e impianti
Normative
Leggi
Rivista specifiche
Le informazioni di dove siano depositati gli originali e la possibilità di allegare loro copie elettroniche, permette una loro immediata rintracciabilità e consultazione con un semplice click del mouse.
A standard sono disponibili le reportistiche di:
Documento interno: anteprima del documento allegato nel tabulatore Allegato.
Documenti allegati al documentale: anteprima dei documenti allegati alla Gestione Documentale.
Pulsanti di comando
Salva
Premendo questo pulsante si memorizzano tutte le informazioni modificate del Documento di origine esterna visualizzato.
Duplica
E' possibile duplicare il Documento visualizzato in un nuovo Documento. E' sufficiente premere il pulsante Duplica.
Viene visualizzata una richiesta di:
Categoria: è la Categoria documento di origine esterna del nuovo Documento (dato obbligatorio).
Codice: è il Codice del nuovo Documento (dato obbligatorio).
Edizione/Revisione: sono l'Edizione e la Revisione del nuovo Documento.
Titolo: è il Titolo del Documento (dato obbligatorio).
Premere successivamente il pulsante OK o il pulsante Cancel se si desidera proseguire nell'attività di duplica o meno.
Al termine dell'elaborazione il nuovo Documenti di origine esterna viene visualizzato.
Distribuzione
Il pulsante avvia la procedura di Distribuzione del Documento.
Viene visualizzata una richiesta di filtro di chi, tra i destinatari presenti nella Lista di distribuzione, riceverà copia del Documento:
Tipo:
Cartacei: distribuzione a chi richiede copia cartacea;
Elettronici: distribuzione a chi richiede email;Stato:
Già consegnati: distribuzione a chi ha già ricevuto il documento;
Ancora da consegnare: distribuzione a chi non ha ancora ricevuto il documento;Destinatario:
Interni: distribuzione al solo personale interno (Funzioni aziendali e/o Dipendenti);
Clienti/Fornitori: distribuzione a Clienti/Fornitori.
Premere successivamente il pulsante OK o il pulsante Cancel se si desidera proseguire nell'attività di distribuzione o meno.
Gestione dati
Dati di testata
Le informazioni gestibili sono:
Categoria: è la Categoria documento di origine esterna del Documento (dato obbligatorio).
Inserendo la categoria, la Lista di distribuzione e i dati di Accesso consentito alle funzioni, vengono ereditati nel Documento.Codice: è il Codice del Documento (dato obbligatorio).
Edizione/Revisione: sono l'Edizione e la Revisione del Documento; le informazioni sono libere in quanto devono essere riportate le eventuali informazioni descritte nei documenti non generati dall'azienda.
Titolo: è il Titolo del Documento (dato obbligatorio).
Provenienza: annotazioni libere sull'argomento.
Data arrivo: è la data di arrivo del Documento, inserendo un nuovo Documento viene proposta pari alla data odierna.
Valido dal/al: contiene una eventuale data di inizio e fine validità del Documento.
Verifica validità: indica che il Documento è stato verificato.
Data verifica: indica la data di quando è stato verificato il Documento.Archivio: è il Magazzino fisico di dove abitualmente viene archiviato il Documento (esempio: Ufficio tecnico, Direzione, ...).
Il dato è ereditato dalla Categoria documento di origine esterna ed è modificabile.Ubicazione: è l'Ubicazione fisica di dove abitualmente viene archiviato il Documento (esempio: Armadio, Scaffale, Cassetto, , ...).
Il dato è ereditato dalla Categoria documento di origine esterna ed è modificabile.Ubicazione descrittiva: è l'Ubicazione fisica in caso di non codifica di Archivio e/o Ubicazione.
Il dato è ereditato dalla Categoria documento di origine esterna ed è modificabile.Funzione responsabile: è la Funzione aziendale responsabile del Documento. Il dato è ereditato dalla Categoria documento di origine esterna ed è modificabile.
Categorie di interesse: annotazioni libere sull'argomento.
Note: annotazioni libere.
Lista di distribuzione
In questo elenco è possibile associare: Funzioni aziendali, Dipendenti, Clienti/Fornitori e Contatti che abitualmente ricevono copia del Documento ed indicare le metodologie abituali di ricezione del documento.
Alla creazione del Documento la Lista di distribuzione viene ereditata dalla Categoria documento di origine esterna e le informazioni sono modificabili.
L'elenco si compone delle seguenti informazioni:
Funzione aziendale
Codice: è il codice della Funzione aziendale destinataria.
Descrizione: è la descrizione della Funzione aziendale destinataria.Dipendente
Codice: è il codice del dipendente destinatario.
Cognome: è il cognome del dipendente destinatario.
Nome: è il nome del * dipendente* destinatario.Cliente/Fornitore
Descrizione: è la ragione sociale del Cliente/Fornitore destinatario.
Contatto
Codice: è il codice del Contatto destinatario.
Descrizione: è la descrizione del Contatto destinatario.Altro destinatario
Descrizione: è la libera descrizione di un destinatario non codificato.
Dati per la consegna
Cartacea: indica che al momento della distribuzione il soggetto desidera ricevere copia Cartacea del documento o in allegato tramite Email.
Metodo di consegna: indica la metodologia di consegna abituale del Documento.
Email: indica una email di destinazione, se non codificata nell'anagrafica del destinatario.
Numero di copie: indica il numero di copie cartacee che il destinatario desidera ricevere.
Note: annotazioni libere.
Allegati
In questo elenco è possibile inserire e consultare eventuali allegati, è possibile visualizzare l'anteprima ed effettuare operazioni sull'immagine.
Questi allegati sono separati dal Documentale di Fluentis, che è sempre presente ed utilizzabile.
Accesso consentito alle funzioni
In questa elenco è possibile inserire le Funzioni aziendali a cui dare i diritti di accesso al Documento.
Se non vengono inserite righe in questa tabella, allora l'accesso è consentito a tutti.
Alla creazione del Documento la lista delle Funzioni aziendali viene ereditata dalla Categoria documento di origine esterna e le informazioni sono modificabili.
L'elenco si compone delle seguenti informazioni:
Funzione: è il codice della Funzione aziendale.
Descrizione funzione: è la descrizione della Funzione aziendale.
Note: annotazioni libere.
Extra data
E' possibile inserire degli Extra Data per ogni Documento di origine esterna.
Per tutto quanto non dettagliato in questo documento sul funzionamento comune delle form fare riferimento al seguente link Funzionalità, pulsanti e campi comuni.