Dokumenti vanjskog podrijetla

Upravljanje se nalazi na putanji Kvaliteta > Dokumenti vanjskog podrijetla > Novi dokument vanjskog podrijetla ili se može pokrenuti iz Pretraživanja vanjskih izvornih dokumenata.

Čemu služi

Upravljanje dokumentima vanjskog podrijetla (iz vanjskih izvora) omogućuje katalogizaciju, upravljanje izdanjima/revizijama i njihovu distribuciju (i u papirnatom i u elektroničkom obliku) odjelima tvrtke zainteresiranima za pregled takvih dokumenata.

Evo nekoliko primjera dokumenata vanjskog podrijetla koji se mogu katalogizirati:

Priručnici za uporabu i održavanje strojeva i opreme Propisi Zakoni Časopis sa specifikacijama

Informacije o tome gdje su pohranjeni originali i mogućnost prilaganja elektroničkih kopija omogućuju njihovu trenutnu sljedivost i konzultaciju jednostavnim klikom miša.

Sljedeća izvješća dostupna su standardno:

Dokumenti u privitku: Pregled priloženog dokumenta u kartici Prilozi. Dokumenti priloženi dokumentu: Pregled dokumenata priloženih sustavu Upravljanje dokumentima.

Kontrolne tipke

Spremi

Pritiskom na ovu tipku spremaju se sve promijenjene informacije prikazanog dokumenta vanjskog podrijetla.

Dupliciraj

Prikazani Dokument može se duplicirati u novi Dokument. Jednostavno se pritisne tipka Dupliciraj.
Pojavit će se upit:

Kategorija: ovo je Vanjska kategorija dokumenta novog Dokumenta (obavezno). Šifra: ovo je šifra novog Dokumenta (obavezno). Izdanje/Revizija: ovo je Izdanje i revizija novog Dokumenta. Naslov: ovo je Naslov Dokumenta (obavezno).

Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Poništi ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti dupliciranja.
Po završetku obrade novi Dokument vanjskog podrijetla se prikaže.

Distribucija

Tipka pokreće postupak Distribucije Dokumenta.
Pojavi se zahtjev za filtriranje onih koji će, među primateljima navedenima na Listi distribucije, primiti kopiju Dokumenta:

Tip:

Tiskani: distribucija onima koji traže tiskanu kopiju;
Elektronički: distribucija onima koji traže email;

Status:

Već isporučeni: distribucija onima koji su već primili dokument;
Još za isporučiti: distribucija onima koji još nisu primili dokument;

Primatelj:

Interni: distribucija samo internom osoblju (Poslovne funkcije i/ili Zaposlenici);
Kupci/Dobavljači: distribucija Kupcima/Dobavljačima.

Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Poništi ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti distribucije.

Upravljanje podacima

Podaci zaglavlja

Informacije kojima se može upravljati su:

Kategorija: Kategorija dokumenta vanjskog podrijetla Dokumenta (obavezni podatak).
Unošenjem kategorije, Lista distribucije i podaci o Pristupu dopuštenom funkcijama nasljeđuju se u Dokumentu.

Šifra: Šifra Dokumenta (obavezni podatak).

Izdanje/Revizija: Izdanje i Revizija Dokumenta; informacije su slobodne jer treba unijeti eventualne podatke navedene u dokumentima koji nisu generirani od strane poduzeća.

Naslov: Naslov Dokumenta (obavezni podatak).

Podrijetlo: slobodne napomene o bilješke o temi.
Datum primitka: datum primitka Dokumenta; pri unosu novog Dokumenta predlaže se današnji datum.
Važi od/do: sadrži eventualni datum početka i završetka valjanosti Dokumenta.
Provjera valjanosti: označava da je Dokument provjeren.
Datum provjere: označava datum kada je Dokument provjeren.

Arhiva: Skladište ili fizičko mjesto gdje se Dokument obično arhivira (primjer: Tehnički ured, Uprava, ...).
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i može se izmijeniti.

Lokacija: fizičko mjesto gdje se Dokument obično arhivira (primjer: Ormar, Polica, Ladica, ...).
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i može se izmijeniti.

Opisna lokacija: fizičko mjesto u slučaju da Arhiva i/ili Lokacija nisu kodirani.
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i može se izmijeniti.

Odgovorna funkcija: Poslovna funkcija odgovorna za Dokument.
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i može se izmijeniti.

Kategorije interesa: slobodne napomene o bilješke o temi.
Napomene: slobodne napomene.

Distribucijska lista

U ovom popisu moguće je povezati: Poslovne funkcije, Zaposlenike, Kupce/Dobavljače i Kontakte koji obično primaju kopiju Dokumenta te navesti uobičajene metode primanja dokumenta.
Prilikom stvaranja Dokumenta, Distribucijska lista se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i informacije se mogu izmijeniti.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:

Poslovna funkcija

Šifra: šifra Poslovne funkcije primatelja.
Opis: opis Poslovne funkcije primatelja.

Zaposlenik

Šifra: šifra Zaposlenika primatelja.
Prezime: prezime Zaposlenika primatelja.
Ime: ime Zaposlenika primatelja.

Kupac/Dobavljač

Opis: naziv Kupca/Dobavljača primatelja.

Kontakt

Šifra: šifra Kontakta primatelja.
Opis: opis Kontakta primatelja.

Drugi primatelj

Opis: slobodan opis primatelja koji nije kodiran.

Podaci za dostavu

Na papiru: označava da primatelj želi primiti Tiskanu kopiju dokumenta ili u privitku putem Emaila.
Vrsta obavijesti: označava uobičajenu metodu dostave Dokumenta.
Email: označava email adresu primatelja, ako nije kodirana u registru primatelja.
Dostava: označava da je dostava izvršena; postavlja se automatski prilikom distribucije dokumenta i naknadno se može mijenjati.
Datum isporuke: prikazuje datum dostave dokumenta; automatski se ažurira prilikom distribucije dokumenta i naknadno se može mijenjati.
Broj kopija: označava broj tiskana kopija koje primatelj želi primiti.
Napomene: slobodne napomene.

Prilozi

U ovom popisu moguće je unijeti i pregledavati eventualne privitke, moguće je pregledati prethodni prikaz i izvršavati operacije nad slikom.
Ti privitci su odvojeni od Fluentis dokumentacije, koja je uvijek dostupna i upotrebljiva.

Pristup funkcijama

U ovom popisu moguće je unijeti Poslovne funkcije kojima se dodjeljuju prava pristupa Dokumentu.
Ako se ne unesu redovi u ovu tablicu, pristup je dopušten svima.
Prilikom stvaranja Dokumenta, popis Poslovnih funkcija se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta vanjskog podrijetla i informacije se mogu mijenjati.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:

Funkcija: šifra Poslovne funkcije.
Opis funkcije: opis Poslovne funkcije.
Napomene: slobodne napomene.

Dodatni podaci

Moguće je umetnuti Dodatne podatke za svaki dokument vanjskog podrijetla.

Za sve što nije detaljno opisano u ovom dokumentu o uobičajenom funkcioniranju obrazaca, pogledajte sljedeću poveznicu Funkcionalnosti, gumbi i polja.