Documento de origen externo
La gestión se encuentra en la ruta Calidad > Documentos de origen externo > Nuevo Documento de origen externo o también se puede realizar desde la Búsqueda de Documentos de origen externo.
La gestión de los documentos de origen externo permite: la catalogación, la gestión de ediciones/revisiones y su distribución (tanto en formato papel como electrónico) a las funciones empresariales interesadas en consultar dichos documentos.
A continuación, algunos ejemplos de documentos de origen externo que pueden ser catalogados:
Manuales de uso y mantenimiento de maquinaria e instalaciones
Normativas
Leyes
Revistas específicas
La información sobre dónde se encuentran los originales y la posibilidad de adjuntarles copias electrónicas permite su localización y consulta inmediata con un simple clic del mouse.
Están disponibles por defecto los informes de:
Documento interno: vista previa del documento adjunto en la pestaña Adjunto.
Documentos adjuntos al documental: vista previa de los documentos adjuntos a la Gestión Documental.
Botones de comando
Guardar
Al presionar este botón se almacenan todas las informaciones modificadas del Documento de origen externo visualizado.
Duplicar
Es posible duplicar el Documento visualizado en un nuevo Documento. Simplemente presione el botón Duplicar.
Se muestra una solicitud de:
Categoría: es la Categoría de documento de origen externo del nuevo Documento (dato obligatorio).
Código: es el Código del nuevo Documento (dato obligatorio).
Edición/Revisión: son la Edición y Revisión del nuevo Documento.
Título: es el Título del Documento (dato obligatorio).
Luego, presione el botón OK o el botón Cancelar según desee continuar con la duplicación o no.
Al finalizar el proceso, se visualizará el nuevo Documento de origen externo.
Distribución
El botón inicia el procedimiento de Distribución del Documento.
Aparece una solicitud de filtro para determinar quién, entre los destinatarios de la Lista de distribución, recibirá copia del Documento:
Tipo:
Papeles: distribución a quienes requieren copia en papel;
Electrónicos: distribución a quienes requieren correo electrónico;Estado:
Ya entregados: distribución a quienes ya han recibido el documento;
Aún por entregar: distribución a quienes aún no han recibido el documento;Destinatario:
Internos: distribución sólo al personal interno (Funciones empresariales y/o Empleados); Clientes/Proveedores: distribución a Clientes/Proveedores.
Luego, presione el botón OK o el botón Cancelar según desee continuar con la distribución o no.
Gestión de datos
Datos de cabecera
La información gestionable es:
Categoría: es la Categoría de documento de origen externo del Documento (dato obligatorio).
Al ingresar la categoría, la Lista de distribución y los datos de Acceso permitido a las funciones se heredan en el Documento.Código: es el Código del Documento (dato obligatorio).
Edición/Revisión: son la Edición y Revisión del Documento; la información es libre, ya que se deben indicar los datos descritos en los documentos no generados por la empresa.
Título: es el Título del Documento (dato obligatorio).
Procedencia: anotaciones libres sobre el tema.
Fecha de llegada: es la fecha de llegada del Documento, al crear un nuevo Documento se propone la fecha actual.
Válido desde/hasta: contiene una posible fecha de inicio y fin de validez del Documento.
Verificación de validez: indica que el Documento ha sido verificado.
Fecha de verificación: indica la fecha en que se ha verificado el Documento.Archivo: es el almacén físico donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Oficina técnica, Dirección, ...).
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen externo y es modificable.Ubicación: es la ubicación física donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Armario, Estante, Cajón, ...).
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen externo y es modificable.Ubicación descriptiva: es la ubicación física en caso de no codificar Archivo y/o Ubicación.
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen externo y es modificable.Función responsable: es la función empresarial responsable del Documento. El dato se hereda de la Categoría de documento de origen externo y es modificable.
Categorías de interés: anotaciones libres sobre el tema.
Notas: anotaciones libres.
Lista de distribución
En este listado se puede asociar: funciones empresariales, empleados, clientes/proveedores y contactos que habitualmente reciben copia del Documento, e indicar las metodologías habituales de recepción.
Al crear el Documento la Lista de distribución se hereda de la Categoría de documento de origen externo y la información es modificable.
El listado se compone de la siguiente información:
Función empresarial
Código: es el código de la función empresarial destinataria.
Descripción: es la descripción de la función empresarial destinataria.Empleado
Código: es el código del empleado destinatario.
Apellido: es el apellido del empleado destinatario.
Nombre: es el nombre del empleado destinatario.Cliente/Proveedor
Descripción: es la razón social del cliente/proveedor destinatario.
Contacto
Código: es el código del contacto destinatario.
Descripción: es la descripción del contacto destinatario.Otro destinatario
Descripción: es la descripción libre de un destinatario no codificado.
Datos para la entrega
Papel: indica que en el momento de la distribución se desea recibir copia física del documento o como adjunto por email.
Método de entrega: indica la metodología habitual de entrega del Documento.
Email: indica una dirección de correo electrónico de destino, si no está registrada en el destinatario.
Entrega: indica que la entrega ha sido realizada; se establece automáticamente en el momento de la distribución del documento y es modificable posteriormente.
Fecha de entrega: muestra la fecha de entrega del documento; es un dato actualizado automáticamente en el momento de la distribución y es modificable posteriormente.
Número de copias: indica el número de copias en papel que el destinatario desea recibir.
Notas: anotaciones libres.
Adjuntos
En este listado se pueden ingresar y consultar posibles archivos adjuntos, ver la vista previa y realizar operaciones sobre la imagen.
Estos adjuntos están separados del Documental de Fluentis, que siempre está presente y utilizable.
Acceso permitido a las funciones
En este listado se pueden agregar las funciones empresariales a las que se otorgan derechos de acceso al Documento.
Si no se agregan filas a esta tabla, el acceso es permitido a todos.
Al crear el Documento la lista de funciones empresariales se hereda de la Categoría de documento de origen externo y la información es modificable.
El listado se compone de la siguiente información:
Función: es el código de la función empresarial.
Descripción de la función: es la descripción de la función empresarial.
Notas: anotaciones libres.
Datos extra
Es posible agregar Datos Extra para cada Documento de origen externo.
Para todo lo que no está detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, consulte el siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.