documento di origine esterna
La gestión se encuentra en la ruta Calidad > Documentos de origen externo > Nuevo documento di origine esterna o se puede realizar desde la Búsqueda de Documentos de origen externo.
La gestión de los documentos de origen externo permite: la catalogación, la gestión de las ediciones/revisiones y su distribución (tanto en formato papel como electrónico) a las funciones empresariales que están interesadas en visualizar dichos documentos.
Enumeramos algunos ejemplos de documentos de origen externo que pueden ser catalogados:
Manuales de uso y mantenimiento de maquinaria e instalaciones
Normativas
Leyes
Revistas específicas
La información sobre dónde están depositados los originales y la posibilidad de adjuntar copias electrónicas permite su inmediata localización y consulta con un simple clic del mouse.
A estándar están disponibles los reportes de:
Documento interno: vista previa del documento adjunto en la pestaña Adjunto.
Documentos adjuntos al documentario: vista previa de los documentos adjuntos a la Gestión Documental.
Botones de comando (Pulsanti di comando)
Guardar (Salva)
Al presionar este botón se memorizan toda la información modificada del documento di origine esterna visualizado.
Duplicar (Duplica)
Es posible duplicar el Documento visualizado en un nuevo Documento. Simplemente presione el botón Duplicar.
Se muestra una solicitud de:
categoria: es la Categoría documento de origen externo del nuevo Documento (dato obligatorio).
codice: es el Código del nuevo Documento (dato obligatorio).
edizione/revisione: son la Edición y la Revisión del nuevo Documento.
titolo: es el Título del Documento (dato obligatorio).
Presione posteriormente el botón OK o el botón cancel si desea continuar con la actividad de duplicación o no.
Al finalizar el proceso, el nuevo documento di origine esterna se visualizará.
Distribución (Distribuzione)
El botón inicia el procedimiento de Distribución del Documento.
Se muestra una solicitud de filtro de quién, entre los destinatarios presentes en la Lista de distribución, recibirá una copia del Documento:
Tipo:
cartacei: distribución a quien solicita copia en papel;
elettronici: distribución a quien solicita por email;Estado:
già consegnati: distribución a quien ya ha recibido el documento;
ancora da consegnare: distribución a quien aún no ha recibido el documento;Destinatario:
interni: distribución solo al personal interno (Funciones empresariales y/o Empleados);
clienti/fornitori: distribución a Clientes/Proveedores.
Presione posteriormente el botón OK o el botón cancel si desea continuar con la actividad de distribución o no.
Gestión de datos (Gestione dati)
Datos de encabezado (Dati di testata)
La información manejable es:
categoria: es la Categoría documento de origen externo del Documento (dato obligatorio).
Al ingresar la categoría, la Lista de distribución y los datos de Acceso permitido a las funciones se heredan en el Documento.codice: es el Código del Documento (dato obligatorio).
edizione/revisione: son la Edición y la Revisión del Documento; la información es libre ya que se deben incluir cualquier información descrita en los documentos que no son generados por la empresa.
titolo: es el Título del Documento (dato obligatorio).
provenienza: anotaciones libres sobre el tema.
data arrivo: es la fecha de llegada del Documento, al ingresar un nuevo Documento se propone la fecha actual.
valido dal/al: contiene una posible fecha de inicio y final de validez del Documento.
verifica validità: indica que el Documento ha sido verificado.
data verifica: indica la fecha de cuando fue verificado el Documento.archivio: es el Almacén físico donde normalmente se archiva el Documento (ejemplo: Oficina técnica, Dirección, ...).
El dato se hereda de la Categoría documento de origen externo y es modificable.ubicazione: es la Ubicación física donde normalmente se archiva el Documento (ejemplo: Armario, Estante, Cajón, ...).
El dato se hereda de la Categoría documento de origen externo y es modificable.ubicazione descrittiva: es la Ubicación física en caso de no codificación de Archivo y/o Ubicación.
El dato se hereda de la Categoría documento di origine esterna y es modificable.funzione responsabile: es la Función empresarial responsable del Documento. El dato se hereda de la Categoría documento di origine esterna y es modificable.
categorie di interesse: anotaciones libres sobre el tema.
note: anotaciones libres.
Lista de distribución (Lista di distribuzione)
En esta lista es posible asociar: Funciones empresariales, Empleados, Clientes/Proveedores y Contactos que normalmente reciben copia del Documento e indicar los métodos habituales de recepción del documento.
Al crear el Documento, la Lista de distribución se hereda de la Categoría documento de origen externo y la información es modificable.
La lista consta de la siguiente información:
funzione aziendale
codice: es el código de la Función empresarial destinataria.
descrizione: es la descripción de la Función empresarial destinataria.dipendente
codice: es el código del empleado destinatario.
cognome: es el apellido del empleado destinatario.
nome: es el nombre del empleado destinatario.cliente/fornitore
descrizione: es la razón social del Cliente/Proveedor destinatario.
contatto
codice: es el código del Contacto destinatario.
descrizione: es la descripción del Contacto destinatario.altro destinatario
descrizione: es la descripción libre de un destinatario no codificado.
dati per la consegna
cartacea: indica que al momento de la distribución el sujeto desea recibir una copia en papel del documento o en adjunto a través de Email.
Método de entrega (Metodo di consegna): indica el método habitual de entrega del Documento.
Email: indica un email de destino, si no está codificado en el registro del destinatario.
numero di copie: indica el número de copias en papel que el destinatario desea recibir.
note: anotaciones libres.
Adjuntos (Allegati)
En esta lista es posible insertar y consultar posibles adjuntos, se puede visualizar la vista previa y realizar operaciones sobre la imagen.
Estos adjuntos están separados del Documental de Fluentis, que siempre está presente y utilizable.
Acceso permitido a las funciones (Accesso consentito alle funzioni)
En esta lista es posible insertar las Funciones empresariales a las que se les dará derechos de acceso al Documento.
Si no se ingresan filas en esta tabla, entonces el acceso está permitido a todos.
Al crear el Documento, la lista de Funciones empresariales se hereda de la Categoría documento de origen externo y la información es modificable.
La lista consta de la siguiente información:
funzione: es el código de la Función empresarial.
descrizione funzione: es la descripción de la Función empresarial.
note: anotaciones libres.
Datos extra (Extra data)
Es posible insertar Datos Extra para cada documento di origine esterna.
Para todo lo que no está detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, consulte el siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.