documento di origine interna
La gestión se encuentra en el recorrido Calidad > Documentos de origen interno > Nuevo documento di origine interna o también se puede realizar desde la Búsqueda de Documentos de origen interno.
La gestión de los documentos de origen interno permite: la catalogación, la gestión de ediciones/revisiones y su distribución (tanto en formato papel como electrónico) a las áreas de la empresa que están interesadas en consultar dichos documentos.
Enumeramos algunos ejemplos de documentos de origen externo que pueden ser catalogados:
Manual de calidad (Manuale della qualità)
Política de gestión (Politica di gestione)
organigramma
Esquema de proceso (Schema di processo)
Instrucciones operativas (Istruzione operative)
Ficha de servicio (Scheda di servizio)
La información sobre dónde están depositados los originales y la posibilidad de adjuntarles copias electrónicas permite una inmediata localización y consulta con un simple clic del ratón.
Como estándar, están disponibles los informes de:
pagina di guardia: es una hoja que, para Documento, reporta la lista de Revisiones realizadas y la Lista de distribución.
documento interno: vista previa del documento adjunto en la pestaña Adjunto y creado en la pestaña Creación documento.
documenti allegati al documentale: vista previa de los documentos adjuntos a la Gestión Documental.
Botones de comando (Pulsanti di comando)
Guardar (Salva)
Al presionar este botón, se almacenan todas las informaciones modificadas del documento di origine interna visualizado.
Duplicar (Duplica)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión.
Es posible duplicar el Documento visualizado en un nuevo Documento. Solo debe presionar el botón duplica.
Se mostrará una solicitud de:
categoria: es el Código de categoría documento de origen interno del nuevo Documento (dato obligatorio).
codice: es el Código del nuevo Documento (dato obligatorio).
titolo: es el Título del nuevo Documento (dato obligatorio).
Categoría y Título son propuestos por el documento de origen; el Código se propone si a la Categoría se le asocia una Codificación automática.
Después, presione el botón OK o el botón Cancel si desea continuar con la actividad de duplicado o no.
El nuevo documento di origine interna creado tendrá Edición y Revisión iguales a Cero y el estado de in creazione.
Al finalizar la elaboración, se visualizará el nuevo documento di origine interna.
Crear nueva revisión (Crea nuova revisione)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión y si el estado del documento de origen es emesso. Se mostrará una solicitud de:
motivo della revisione: una breve descripción del motivo que condujo a la revisión (dato obligatorio).
modifica su paragrafi: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de párrafos variaciones.
modifica su pagine: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de páginas variaciones.
Presione después el botón OK o el botón Cancel si desea continuar o no con la actividad de creación.
Se creará un nuevo documento di origine interna, con toda la información del Documento original pero con un índice de Revisión incrementado y el estado de in revisione. El Documento original permanece en vigor con el estado de emesso.
Al finalizar el proceso, se visualizará el nuevo documento di origine interna.
Crear nueva edición (Crea nuova edizione)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión y si el estado del documento de origen es emesso. Se mostrará una solicitud de:
motivo della revisione: una breve descripción del motivo que condujo a la revisión (dato obligatorio).
modifica su paragrafi: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de párrafos variaciones.
modifica su pagine: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de páginas variaciones.
Presione después el botón OK o el botón Cancel si desea continuar o no con la actividad de creación.
Se creará un nuevo documento di origine interna, con toda la información del Documento original pero con un índice de Edición incrementado y el estado de in revisione. El Documento original permanece en vigor con el estado de emesso.
Al finalizar el proceso, se visualizará el nuevo documento di origine interna.
Aprobar (Approva)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y si el estado del documento de origen es in creazione o in revisione.
Después de la solicitud de confirmación de procesamiento y al finalizar el procesamiento, el documento di origine interna pasará a un estado de approvato.
Emitir (Emetti)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es approvato.
Después de la solicitud de confirmación de procesamiento y al finalizar el procesamiento, el documento di origine interna pasará a un estado de emesso y se visualizará automáticamente la vista previa de impresión de la pagina di guardia.
Distribución (Distribuzione)
El botón inicia el procedimiento de Distribución del Documento.
Se mostrará una solicitud de filtro de quién, entre los destinatarios presentes en la Lista de distribución, recibirá copia del Documento:
Tipo:
cartacei: distribución a quienes requieren copia en papel;
elettronici: distribución a quienes requieren email;Estado:
già consegnati: distribución a quienes ya han recibido el documento;
ancora da consegnare: distribución a quienes no han recibido aún el documento;Destinatario:
interni: distribución solo al personal interno (Funciones empresariales y/o Empleados);
clienti/fornitori: distribución a Clientes/Fornitori.
Presione después el botón OK o el botón Cancel si desea continuar con la actividad de distribución o no.
Anular documento (Annulla documento)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es emesso.
Después de la solicitud de confirmación de procesamiento y al finalizar el procesamiento, el documento di origine interna pasará a un estado de annullato.
Restaurar anulación (Ripristina annullamento)
El botón está habilitado solo para los componentes de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es annullato.
Después de la solicitud de confirmación de procesamiento y al finalizar el procesamiento, el documento di origine interna pasará a un estado de emesso.
Gestión de datos (Gestione dati)
Datos de encabezado (Dati di testata)
La información gestionable es:
categoria documento: es la Categoría documento de origen interno del Documento (dato obligatorio).
Al ingresar la categoría, la Lista de distribución y los datos de Acceso permitido a las funciones se heredan en el Documento.codice: es el código del Documento (dato obligatorio).
edizione/revisione: son la Edición y la Revisión del Documento. La información es de solo lectura.
Las informaciones son modificables si el documento está en estado de in creazione, de lo contrario son de solo lectura; se pueden variar de manera controlada por el sistema utilizando los botones crea nuova revisione y crea nuova edizione que incrementan el valor anterior de Revisión y Edición en una unidad.titolo: es el Título del Documento (dato obligatorio).
stato documento: es el Estado del Documento y reporta el estado actual del Documento. La información es de solo lectura.
Los estados del documento son valores predefinidos por el sistema que identifican los diversos estados de gestión del documento di origine interna.
Los valores predefinidos son:
- in creazione: establecido al crear un nuevo documento;
- approvato: establecido al verificar/aprobar un documento en estado de in creazione o in revisione;
- emesso: establecido al redactar/emisión de un documento en estado de approvato o al restaurar anulación de un documento en estado de annullato;
- in revisione: establecido al crear nueva edición/revisión de un documento en estado de emesso;
- obsoleto: establecido, para un documento en estado de emesso, origen de una solicitud de crear nueva edición/revisión, al momento de su emisión;
- annullato: establecido al momento de anular un documento en estado de emesso.
dalla data: es la fecha en que el Documento asumió el actual Estado. La información es de solo lectura.
dall'utente: es el Usuario A.R.M. que ha modificado el Estado del Documento. La información es de solo lectura.informazioni su revisione: expander donde es posible visualizar/inserir:
Fecha de creación/Creador (Data creazione/Creato da): son la Fecha de creación y el Usuario A.R.M. que creó el documento. La información es de solo lectura.
data approvazione/approvato da: son la Fecha de aprobación y el Usuario A.R.M. que ha Aprobado el documento. La información es de solo lectura.
data emissione/emesso da: son la Fecha de emisión y el Usuario A.R.M. que ha Emitido el documento. La información es de solo lectura.motivo della revisione: una breve descripción del motivo que condujo a la revisión.
La información puede ser variada si el Estado es in creazione o in revisione.modifica su paragrafi: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de párrafos variaciones con respecto a la revisión/edición anterior.
La información puede ser variada si el Estado es in creazione o in revisione.modifica su pagine: un recordatorio descriptivo sobre la referencia al número de páginas variaciones con respecto a la revisión/edición anterior.
La información puede ser variada si el Estado es in creazione o in revisione.data annullamento/annullato da: son la Fecha de anulación y el Usuario A.R.M. que ha Anulado el documento. La información es de solo lectura.
informazioni su ubicazione: expander donde es posible visualizar/inserir:
archivio: es el Almacén físico donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Oficina técnica, Dirección, ...).
El dato es heredado de la Categoría documento de origen externo y es modificable.ubicazione: es la Ubicación física donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Armario, Estante, Cajón, ...).
El dato es heredado de la Categoría documento de origen externo y es modificable.ubicazione descrittiva: es la Ubicación física en caso de no codificación de Archivo y/o Ubicación.
El dato es heredado de la Categoría documento de origen externo y es modificable.funzione di verifica/approvazione: es la Función empresarial responsable de la verificación/aprobación del documento.
El dato es heredado de la Categoría documento de origen externo y es modificable.
funzione di redazione/emissione: es la Función empresarial responsable de la redacción/emisión del documento.
El dato es heredado de la Categoría documento de origen externo y es modificable.
note: anotaciones libres.
Adjunto (Allegato)
Es posible adjuntar el Documento que se está catalogando mediante el uso del drag&drop; se visualizará la vista previa.
Este adjunto no se incluye en la gestión documental de Fluentis.
En la información de nome allegato y tipo allegato, el sistema reconoce el nombre del archivo físico y la extensión.
Si no se reconocen, estos pueden ser ingresados manualmente.
Creación de documento (Creazione documento)
Es un simple editor de texto utilizado para crear el Documento directamente en esta gestión.
Se pueden establecer: el Tipo de letra, el Tamaño, Estilos, Colores de texto y de fondo, y otras simples formateaciones del texto.
Lista de distribución (Lista di distribuzione)
En esta lista es posible asociar: Funciones empresariales, Empleados, Clientes/Proveedores y Contactos que habitualmente reciben copia del Documento e indicar las metodologías habituales de recepción del documento.
Al crear el Documento, la Lista de distribución se hereda de la Categoría documento de origen interno y la información es modificable.
La lista se compone de la siguiente información:
gruppo
codice: es el código del Rol A.R.M. destinatario.
descrizione: es la descripción del Rol A.R.M. destinatario.utente
codice: es el código del Usuario A.R.M. destinatario.
descrizione: es la descripción del Usuario A.R.M. destinatario.funzione aziendale
codice: es el código de la Función empresarial destinataria.
descrizione: es la descripción de la Función empresarial destinataria.dipendente
codice: es el código del empleado destinatario.
cognome: es el apellido del empleado destinatario.
nome: es el nombre del empleado destinatario.cliente/fornitore
descrizione: es la razón social del Cliente/Proveedor destinatario.
contatto
codice: es el código del Contacto destinatario.
descrizione: es la descripción del Contacto destinatario.altro destinatario
descrizione: es la libre descripción de un destinatario no codificado.
dati per la consegna
cartacea: indica que en el momento de la distribución, el sujeto desea recibir copia cartacea del documento o en adjunto a través de Email.
Método de entrega (Metodo di consegna): indica la metodología habitual de entrega del Documento.
email: indica un email de destino, si no está codificado en la base de datos del destinatario.
numero di copie: indica el número de copias en papel que el destinatario desea recibir.
note: anotaciones libres.
Acceso permitido a las funciones (Accesso consentito alle funzioni)
En esta lista es posible ingresar las Funciones empresariales a las que se les otorgarán los derechos de acceso al Documento.
Si no se ingresan filas en esta tabla, entonces el acceso está permitido para todos.
Al crear el Documento, la lista de Funciones empresariales se hereda de la Categoría documento de origen interno y la información es modificable.
La lista se compone de la siguiente información:
funzione: es el código de la Función empresarial.
descrizione funzione: es la descripción de la Función empresarial.
note: anotaciones libres.
Datos extra (Extra data)
Es posible ingresar Datos extra para cada documento di origine interna.
Ediciones/Revisiones anteriores (Edizioni/Revisioni precedenti)
En esta lista es posible visualizar el historial de Ediciones/Revisiones anteriores del Documento en gestión.
A través de un doble clic del ratón en la fila deseada es posible visualizar la gestión de la Revisión del Documento seleccionado.
La lista se compone de la siguiente información:
categoria: es la Categoría documento de origen interno.
codice: es el Código del Documento.
edizione: es la Edición del Documento.
revisione: es la Revisión del Documento.
titolo: es el Título del Documento.
stato: es lo Estado del Documento.
dalla data: es la fecha en que el Documento asumió el actual Estado.
riferimento paragrafi: es la referencia al número de párrafos modificados con respecto a la revisión/edición anterior.
Referencia en páginas (Riferimento su pagine): es el número de páginas modificadas con respecto a la revisión/edición anterior.
funzione di verifica/approvazione: es la Función empresarial responsable de la verificación/aprobación.
funzione di redazione/emissione: es la Función empresarial responsable de la redacción/emisión.
Para todo lo no detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, haga referencia al siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.