Documento de origen interno
La gestión se encuentra en la ruta Calidad > Documentos de origen interno > Nuevo documento de origen interno o también se puede realizar desde la Búsqueda de documentos de origen interno.
La gestión de los documentos de origen interno permite: la catalogación, la gestión de ediciones/revisiones y su distribución (tanto en formato papel como electrónico) a las funciones empresariales interesadas en consultar dichos documentos.
Enumeramos algunos ejemplos de documentos de origen interno que pueden ser catalogados:
Manual de calidad
Política de gestión
Organigrama
Esquema de proceso
Instrucción operativa
Ficha de servicio
La información sobre dónde están archivados los originales y la posibilidad de adjuntar copias electrónicas permite su inmediata localización y consulta con un simple clic del ratón.
Por estándar están disponibles los siguientes informes:
Página de guarda: es una ficha que, para cada Documento, muestra la lista de Revisiones realizadas y la Lista de distribución.
Documento interno: vista previa del documento adjunto en la pestaña Adjunto y creado en la pestaña Creación de documento.
Documentos adjuntos al documental: vista previa de los documentos adjuntos a la Gestión Documental.
Botones de comando
Guardar
Al presionar este botón se guardan todas las informaciones modificadas del Documento de origen interno visualizado.
Duplicar
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión.
Es posible duplicar el Documento mostrado en un nuevo Documento. Simplemente presione el botón Duplicar.
Se mostrará una solicitud de:
Categoría: es el Código de categoría de documento de origen interno del nuevo Documento (dato obligatorio).
Código: es el Código del nuevo Documento (dato obligatorio).
Título: es el Título del nuevo Documento (dato obligatorio).
Categoría y Título son propuestos por el documento de origen; el Código se propone si, a la Categoría, está asociada una Codificación automática.
Presione posteriormente el botón OK o el botón Cancelar si desea continuar o no con la duplicación.
El nuevo Documento de origen interno creado tendrá Edición y Revisión igual a Cero y el estado de En creación.
Al finalizar la operación, el nuevo Documento de origen interno será visualizado.
Crear nueva revisión
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión y si el estado del documento de origen es Emitido. Se mostrará una solicitud de:
Motivo de la revisión: una breve descripción del motivo que llevó a la revisión (dato obligatorio).
Modificación en párrafos: un recordatorio descriptivo sobre el número de párrafos modificados.
Modificación en páginas: un recordatorio descriptivo sobre el número de páginas modificadas.
Presione posteriormente el botón OK o el botón Cancelar si desea proseguir con la creación o no.
Se crea un nuevo Documento de origen interno, con toda la información del Documento original pero con el índice de Revisión incrementado y el estado de En revisión. El Documento original permanece vigente con el estado de Emitido.
Al finalizar la operación, el nuevo Documento de origen interno será visualizado.
Crear nueva edición
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y redacción/emisión y si el estado del documento de origen es Emitido. Se mostrará una solicitud de:
Motivo de la revisión: una breve descripción del motivo que llevó a la revisión (dato obligatorio).
Modificación en párrafos: un recordatorio descriptivo sobre el número de párrafos modificados.
Modificación en páginas: un recordatorio descriptivo sobre el número de páginas modificadas.
Presione posteriormente el botón OK o el botón Cancelar si desea continuar con la actividad de creación o no.
Se crea un nuevo Documento de origen interno, con toda la información del Documento original, pero con el índice de Edición incrementado y el estado de En revisión. El Documento original permanece vigente con el estado de Emitido.
Al finalizar la operación, el nuevo Documento de origen interno será visualizado.
Aprobar
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de verificación/aprobación y si el estado del documento de origen es En creación o En revisión.
Tras la confirmación de la operación y al finalizar el proceso, el Documento de origen interno pasará al estado de Aprobado.
Emitir
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es Aprobado.
Tras la confirmación de la operación y al finalizar el proceso, el Documento de origen interno pasará al estado de Emitido y automáticamente se mostrará la vista previa del informe Página de guarda.
Distribución
El botón inicia el procedimiento de Distribución del Documento.
Se mostrará una solicitud de filtro sobre quién, entre los destinatarios presentes en la Lista de distribución, recibirá copia del Documento:
Tipo:
En papel: distribución a quienes requieren copia en papel;
Electrónica: distribución a quienes requieren correo electrónico;Estado:
Ya entregados: distribución a quienes ya han recibido el documento;
Aún por entregar: distribución a quienes no han recibido aún el documento;Destinatario:
Internos: distribución solo a personal interno (Funciones empresariales y/o Empleados);
Clientes/Proveedores: distribución a Clientes/Proveedores.
Presione posteriormente el botón OK o el botón Cancelar si desea continuar con la distribución o no.
Anular documento
El botón está habilitado solo para miembros de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es Emitido.
Tras la confirmación de la operación y al finalizar el proceso, el Documento de origen interno pasará al estado de Anulado.
Restaurar anulación
El botón está habilitado solo para los miembros de las Funciones empresariales de redacción/emisión y si el estado del documento de origen es Anulado.
Tras la confirmación de la operación y al finalizar el proceso, el Documento de origen interno pasará al estado de Emitido.
Gestión de datos
Datos de cabecera
La información que se gestiona es:
Categoría de documento: es la Categoría de documento de origen interno del Documento (dato obligatorio).
Al establecer la categoría, la información sobre Ubicación, Funciones de verificación/aprobación y redacción/emisión, la Lista de distribución y los datos de Acceso autorizado a funciones, se heredan en el Documento y son posteriormente modificables.Código: es el Código del Documento (dato obligatorio); si en la Categoría correspondiente se ha establecido un método de codificación automática, el código se propone pero puede modificarse, de lo contrario, se puede ingresar manualmente solo si el documento está en estado de En creación, de lo contrario la información es solo de lectura.
Edición/Revisión: son la Edición y la Revisión del Documento. La información es solo de lectura.
La información es modificable si el documento está en estado En creación, de lo contrario es solo lectura; pueden variar guiadas por el sistema usando los botones Crear nueva edición y Crear nueva revisión, que incrementan el valor previo de Edición y Revisión en una unidad.Título: es el Título del Documento (dato obligatorio).
Estado del documento: es el Estado del Documento e indica el estado actual del Documento. La información es solo lectura.
Los estados del documento son valores predefinidos por el sistema que identifican los distintos estados de gestión del Documento de origen interno.
Los valores predefinidos son:
- En creación: asignado al crear un nuevo documento;
- Aprobado: asignado tras la verificación/aprobación de un documento en estado En creación o En revisión;
- Emitido: asignado al acto de redacción/emisión de un documento en estado Aprobado o tras la restauración de anulación de un documento en estado Anulado;
- En revisión: asignado en el acto de crear nueva edición/revisión de un documento en estado Emitido;
- Obsoleto: asignado a un documento en estado Emitido, origen de una solicitud de creación de nueva edición/revisión, en el acto de su emisión;
- Anulado: asignado tras la anulación de un documento en estado Emitido.
Desde la fecha: es la fecha en la que el Documento adoptó el actual Estado. La información es solo de lectura.
Por el usuario: es el Usuario A.R.M. que ha modificado el Estado del Documento. La información es solo de lectura.Información sobre la revisión: expander donde es posible visualizar o ingresar:
Fecha de creación/Creado por: son la Fecha de creación y el Usuario A.R.M. que creó el documento. La información es solo lectura.
Fecha de aprobación/Aprobado por: son la Fecha de aprobación y el Usuario A.R.M. que aprobó el documento. La información es solo de lectura.
Fecha de emisión/Emitido por: son la Fecha de emisión y el Usuario A.R.M. que emitió el documento. La información es solo de lectura.Motivo de la revisión: una breve descripción del motivo que condujo a la revisión.
La información puede ser modificada si el Estado es En creación o En revisión.Modificación en párrafos: un recordatorio descriptivo del número de párrafos modificados respecto a la revisión/edición anterior.
La información puede ser modificada si el Estado es En creación o En revisión.Modificación en páginas: un recordatorio descriptivo sobre el número de páginas modificadas respecto a la revisión/edición anterior.
La información puede ser modificada si el Estado es En creación o En revisión.Fecha de anulación/Anulado por: son la Fecha de anulación y el Usuario A.R.M. que anuló el documento. La información es solo de lectura.
Información sobre ubicación: expander donde se puede visualizar o ingresar:
Archivo: es el magazzino físico donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Oficina técnica, Dirección, ...).
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen interno y es modificable.Ubicación: es la ubicazione física donde habitualmente se archiva el Documento (ejemplo: Armario, Estante, Cajón, ...).
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen interno y es modificable.Ubicación descriptiva: es la ubicazione física en caso de no codificación de Archivo y/o Ubicación.
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen interno y es modificable.Función de verificación/aprobación: es la función empresarial responsable de la verificación/aprobación del documento.
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen interno y es modificable.
Función de redacción/emisión: es la función empresarial responsable de la redacción/emisión del documento.
El dato se hereda de la Categoría de documento de origen interno y es modificable.
Notas: anotaciones libres.
Adjunto
Es posible adjuntar el Documento que se está catalogando mediante la función de arrastrar y soltar; se muestra la vista previa.
Este adjunto no se incluye en el Documental de Fluentis.
En la información de Nombre de adjunto y Tipo de adjunto, el sistema reconoce el nombre del archivo físico y la extensión.
Si no es reconocido, estos datos pueden ingresarse manualmente.
Creación de documento
Es un sencillo editor de texto utilizado para crear el Documento directamente en esta gestión.
Se pueden configurar: el tipo de letra, tamaño, estilos, colores de texto y de fondo y otras simples opciones de formato de texto.
Lista de distribución
En este listado es posible asociar: funciones empresariales, empleados, clientes/proveedores y contactos que habitualmente reciben copia del Documento e indicar los métodos habituales de recepción del documento.
Al crear el Documento, la Lista de distribución es heredada de la Categoría de documento de origen interno y la información es modificable.
El listado contiene la siguiente información:
Grupo
Código: es el código del Rol A.R.M. destinatario.
Descripción: es la descripción del Rol A.R.M. destinatario.Usuario
Código: es el código del Usuario A.R.M. destinatario.
Descripción: es la descripción del Usuario A.R.M. destinatario.Función empresarial
Código: es el código de la función empresarial destinataria.
Descripción: es la descripción de la función empresarial destinataria.Empleado
Código: es el código del empleado destinatario.
Apellido: es el apellido del empleado destinatario.
Nombre: es el nombre del empleado destinatario.Cliente/Proveedor
Descripción: es la razón social del Cliente/Proveedor destinatario.
Contacto
Código: es el código del Contacto destinatario.
Descripción: es la descripción del Contacto destinatario.Otro destinatario
Descripción: es la descripción libre de un destinatario no codificado.
Datos para la entrega
En papel: indica que en el momento de la distribución el sujeto desea recibir copia en papel del documento o adjunta por correo electrónico.
Método de entrega: indica el método de entrega habitual del Documento.
Correo electrónico: indica un correo electrónico de destino si no está codificado en la ficha del destinatario.
Entrega: indica que la entrega se ha realizado; se configura automáticamente en la distribución del documento y es modificable posteriormente.
Fecha de entrega: muestra la fecha de entrega del documento; se actualiza automáticamente en la distribución y es modificable posteriormente.
Número de copias: indica el número de copias en papel que el destinatario desea recibir.
Notas: anotaciones libres.
Acceso autorizado a funciones
En este listado es posible ingresar las funciones empresariales a las que se otorgan derechos de acceso al Documento.
Si no se ingresan filas en esta tabla, entonces el acceso es permitido para todos.
Al crear el Documento, la lista de funciones empresariales es heredada de la Categoría de documento de origen interno y la información es modificable.
El listado contiene la siguiente información:
Función: es el código de la función empresarial.
Descripción de la función: es la descripción de la función empresarial.
Notas: anotaciones libres.
Extra Data
Es posible ingresar Extra Data para cada Documento de origen interno.
Ediciones/Revisiones anteriores
En este listado es posible ver el historial de Ediciones/Revisiones anteriores del Documento gestionado.
Con doble clic sobre la fila deseada se puede visualizar la gestión de la Revisión del Documento seleccionado.
El listado contiene la siguiente información:
Categoría: es la Categoría de documento de origen interno.
Código: es el Código del Documento.
Edición: es la Edición del Documento.
Revisión: es la Revisión del Documento.
Título: es el Título del Documento.
Estado: es el Estado del Documento.
Desde la fecha: es la fecha en que el Documento asumió el estado actual.
Referencia de párrafos: es la referencia al número de párrafos modificados respecto a la revisión/edición anterior.
Referencia en páginas: es la referencia al número de páginas modificadas respecto a la revisión/edición anterior.
Función de verificación/aprobación: es la función empresarial responsable de la verificación/aprobación.
Función de redacción/emisión: es la función empresarial responsable de la redacción/emisión.
Para cualquier aspecto no detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, consulte el siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.