Dokumenti unutarnjeg podrijetla
Upravljanje se nalazi na putanji Kvaliteta > Dokumenti unutarnjeg podrijetla > Novi dokument unutarnjeg podrijetla, ili se može izvršiti iz Pretraživanja dokumenata unutarnjeg podrijetla.
Upravljanje dokumentima unutarnjeg podrijetla omogućava: katalogizaciju, upravljanje izdanjima/revizijama te njihovu distribuciju (u papirnatom i elektroničkom formatu) poslovnim funkcijama koje su zainteresirane za pregled tih dokumenata.
Nekoliko primjera dokumenata unutarnjeg podrijetla koji se mogu katalogizirati:
Priručnik kvalitete
Politika upravljanja
Organigram
Shema procesa
Operativne upute
Servisna kartica
Informacije o mjestu pohrane originala i mogućnost priloženja njihovih elektroničkih kopija omogućuju njihovu trenutnu pronalažljivost i pregled jednostavnim klikom miša.
Kao standard, dostupna su izvješća:
Naslovna stranica: kartica koja za svaki Dokument prikazuje popis provedenih Revizija i Distribucijsku listu.
Interni dokument: pregled dokumenta priloženog u kartici Prilog i kreiranog u kartici Kreiranje dokumenta.
Dokumenti priloženi dokumentaciji: pregled dokumenata priloženih u Upravljanju dokumentacijom.
Tipke za upravljanje
Spremi
Pritiskom na ovu tipku spremaju se sve izmijenjene informacije prikazanog Dokumenta unutarnjeg podrijetla.
Dupliciraj
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za provjeru/odobravanje i izradu/izdavanje. Moguće je duplicirati prikazani Dokument u novi Dokument. Dovoljno je pritisnuti tipku Dupliciraj. Prikazat će se zahtjev za unos:
Kategorija: Šifra kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla novog Dokumenta (obavezni podatak).
Šifra: Šifra novog Dokumenta (obavezni podatak).
Naslov: Naslov novog Dokumenta (obavezni podatak).
Kategorija i Naslov predlažu se iz izvornog dokumenta; Šifra se predlaže ako je uz Kategoriju povezana Automatska kodifikacija.
Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Otkaži ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti dupliciranja.
Novi kreirani Dokument unutarnjeg podrijetla imat će Izdanje i Reviziju postavljene na Nula te status U izradi.
Po završetku obrade novi Dokument unutarnjeg podrijetla se prikazuje.
Stvori novu reviziju
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za provjeru/odobravanje i izradu/izdavanje te ako je status izvornog dokumenta Izdano. Prikazat će se zahtjev za unos:
Razlog revizije: kratak opis razloga koji je doveo do revizije (obavezni podatak).
Promjena u odlomcima: opisna bilješka koja se odnosi na broj izmijenjenih odlomaka.
Promjena na stranicama: opisna bilješka koja se odnosi na broj izmijenjenih stranica.
Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Otkaži ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti kreiranja.
Stvara se novi Dokument unutarnjeg podrijetla, sa svim informacijama iz izvornog Dokumenta, ali s povećanim indeksom Revizije i statusom U reviziji. Izvorni Dokument ostaje na snazi sa statusom Izdano.
Po završetku obrade novi Dokument unutarnjeg podrijetla se prikazuje.
Izradi novo izdanje
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za provjeru/odobravanje i izradu/izdavanje te ako je status izvornog dokumenta Izdano. Prikazat će se zahtjev za unos:
Razlog revizije: kratak opis razloga koji je doveo do revizije (obavezni podatak).
Promjena u odlomcima: opisna bilješka koja se odnosi na broj izmijenjenih odlomaka.
Promjena na stranicama: opisna bilješka koja se odnosi na broj izmijenjenih stranica.
Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Otkaži ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti kreiranja.
Stvara se novi Dokument unutarnjeg podrijetla, sa svim informacijama iz izvornog Dokumenta, ali s povećanim indeksom Izdanja i statusom U reviziji. Izvorni Dokument ostaje na snazi sa statusom Izdano.
Po završetku obrade novi Dokument unutarnjeg podrijetla se prikazuje.
Odobriti
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za provjeru/odobravanje te ako je status izvornog dokumenta U izradi ili U reviziji.
Nakon zahtjeva za potvrdu obrade i po završetku obrade, Dokument unutarnjeg podrijetla prelazi u status Odobreno.
Izdavanje
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za izradu/izdavanje te ako je status izvornog dokumenta Odobreno.
Nakon zahtjeva za potvrdu obrade i po završetku obrade, Dokument unutarnjeg podrijetla prelazi u status Izdano i automatski se prikazuje pregled ispisa Naslovna stranica.
Distribucija
Tipka pokreće postupak Distribucije Dokumenta.
Prikazuje se zahtjev za filtriranje tko će, među primateljima prisutnima u Distribucijskoj listi, primiti kopiju Dokumenta:
Tip:
Papirnata: distribucija primateljima koji zahtijevaju papirnatu kopiju;
Elektronička: distribucija primateljima koji zahtijevaju e-mail.Status:
Već isporučeno: distribucija primateljima koji su već primili dokument;
Još za isporučiti: distribucija primateljima koji još nisu primili dokument;Primatelj:
Interni: distribucija samo unutarnjem osoblju (Poslovne funkcije i/ili Zaposlenici);
Klijenti/Dobavljači: distribucija Klijentima/Dobavljačima.
Nakon toga se pritisne tipka OK ili tipka Otkaži ako se želi nastaviti ili odustati od aktivnosti distribucije.
Otkaži dokument
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za izradu/izdavanje te ako je status izvornog dokumenta Izdano.
Nakon zahtjeva za potvrdu obrade i po završetku obrade, Dokument unutarnjeg podrijetla prelazi u status Poništeno.
Ponovi otkazivanje
Tipka je omogućena samo za članove Poslovnih funkcija zaduženih za izradu/izdavanje te ako je status izvornog dokumenta Poništeno.
Nakon zahtjeva za potvrdu obrade i po završetku obrade, Dokument unutarnjeg podrijetla prelazi u status Izdano.
Upravljanje podacima
Podaci zaglavlja
Informacije koje se mogu upravljati su:
Kategorija dokumenta: Kategorija dokumenta unutarnjeg podrijetla Dokumenta (obavezni podatak).
Unošenjem kategorije, informacije o Lokaciji, Poslovnim funkcijama za provjeru/odobravanje i izradu/izdavanje, Distribucijskoj listi i podaci o Pristupu dopuštenim funkcijama nasljeđuju se u Dokument i naknadno se mogu mijenjati.Šifra: je Šifra Dokumenta (obavezni podatak); ako je u pripadajućoj Kategoriji postavljen način automatskog kodiranja, šifra se predlaže s mogućnošću izmjene, inače se može unijeti ručno, ali samo ako je dokument u statusu U izradi, inače je informacija samo za čitanje.
Izdanje/Revizija: označava Izdanje i Reviziju Dokumenta. Informacije su samo za čitanje.
Informacije su moguće mijenjati ako je dokument u statusu U izradi, inače su samo za čitanje; mogu se automatski mijenjati putem tipki Kreiraj novo izdanje i Kreiraj novu reviziju, koje povećavaju prethodnu vrijednost Izdanja i Revizije za jednu jedinicu.Naslov: Naslov Dokumenta (obavezni podatak).
Status dokumenta: označava Status Dokumenta i prikazuje trenutačni status Dokumenta. Informacija je samo za čitanje.
Statusi dokumenta su unaprijed definirane vrijednosti u sustavu koje identificiraju različite faze upravljanja Dokumentom unutarnjeg podrijetla.
Unaprijed definirane vrijednosti su:
- U izradi: postavljeno prilikom kreiranja novog dokumenta;
- Odobreno: postavljeno prilikom provjere/odobravanja dokumenta u statusu U izradi ili U reviziji;
- Izdano: postavljeno prilikom izrade/izdavanja dokumenta u statusu Odobreno ili prilikom ponovnog vraćanja poništenog dokumenta;
- U reviziji: postavljeno prilikom kreiranja novog izdanja/revizije dokumenta u statusu Izdano;
- Zastarjelo: postavljeno za dokument u statusu Izdano, koji je izvor zahtjeva za kreiranje novog izdanja/revizije, prilikom njegove izdaje;
- Poništeno: postavljeno prilikom poništavanja dokumenta u statusu Izdano.
Od datuma: datum kada je Dokument preuzeo trenutačni Status. Informacija je samo za čitanje.
Od korisnika: ARM korisnik koji je promijenio Status Dokumenta. Informacija je samo za čitanje.Informacije o reviziji: proširivi odjeljak gdje je moguće pregledati/unijeti:
Datum kreiranja/Kreirao: datum kreiranja i ARM korisnik koji je kreirao dokument. Informacija je samo za čitanje.
Datum odobrenja/Odobrio: datum odobrenja i ARM korisnik koji je odobrio dokument. Informacija je samo za čitanje.
Datum izdavanja/Izdano od: datum izdavanja i ARM korisnik koji je izdao dokument. Informacija je samo za čitanje.Razlog revizije: kratki opis razloga koji je doveo do revizije.
Informacija se može mijenjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.Izmjene na paragrafima: opisna napomena o broju paragrafskih izmjena u odnosu na prethodno izdanje/reviziju.
Informacija se može mijenjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.Izmjene na stranicama: opisna napomena o broju izmijenjenih stranica u odnosu na prethodno izdanje/reviziju.
Informacija se može mijenjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.Datum poništavanja/Poništio: datum poništavanja i ARM korisnik koji je poništio dokument. Informacija je samo za čitanje.
Informacije o lokaciji: proširivi odjeljak gdje je moguće pregledati/unijeti:
Arhiva: fizičko Skladište gdje se dokument uobičajeno pohranjuje (primjer: Tehnički ured, Uprava, ...).
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i može se mijenjati.Lokacija: fizička Lokacija gdje se dokument uobičajeno pohranjuje (primjer: Ormar, Polica, Ladica, ...).
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i može se mijenjati.Opisna lokacija: fizička Lokacija koja se koristi ako Arhiva i/ili Lokacija nisu kodirani.
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i može se mijenjati.Funkcija provjere/odobrenja: Funkcija u tvrtki odgovorna za provjeru/odobrenje dokumenta.
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i može se mijenjati.
Funkcija izrade/izdavanja: Funkcija u tvrtki odgovorna za izradu/izdavanje dokumenta.
Podatak se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i može se mijenjati.
Bilješke: slobodne napomene.
Privitak
Moguće je priložiti Dokument koji se kataloži pomoću 'drag'n'drop'; prikazuje se pregled.
Ovaj prilog nije uključen u Fluentis Dokumente.
U informacijama Naziv priloga i Tip priloga sustav prepoznaje naziv fizičke datoteke i ekstenziju.
Ako nisu prepoznati, mogu se unijeti ručno.
Stvaranje dokumenta
To je jednostavan word editor koji se koristi za izradu Dokumenta izravno u ovom modulu.
Mogu se postaviti: tip slova, veličina, stilovi, boje teksta i pozadine te druge osnovne formate teksta.
Distribucijska lista
U ovom se popisu mogu povezati: Funkcije u tvrtki, Zaposlenici, Klijenti/Dobavljači i Kontakti koji uobičajeno primaju kopiju Dokumenta te se mogu navesti uobičajene metode primanja dokumenta.
Prilikom kreiranja Dokumenta, Distribucijska lista se nasljeđuje iz Kategorije dokumenta unutarnjeg podrijetla i informacije se mogu mijenjati.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:
Grupa
Kod: je kod ARM uloge primatelja.
Opis: je opis ARM uloge primatelja.Korisnik
Kod: je kod ARM korisnika primatelja.
Opis: je opis ARM korisnika primatelja.Funkcija tvrtke
Kod: je kod Funkcije tvrtke primatelja.
Opis: je opis Funkcije tvrtke primatelja.Zaposlenik
Kod: je kod zaposlenika primatelja.
Prezime: je prezime zaposlenika primatelja.
Ime: je ime zaposlenika primatelja.Kupac/Dobavljač
Opis: je naziv tvrtke Kupca/Dobavljača primatelja.
Kontakt
Šifra: je šifra Kontakta primatelja.
Opis: je opis Kontakta primatelja.Drugi primatelj
Opis: je slobodan opis primatelja koji nije kodiran.
Podaci za dostavu
Papirnata kopija: označava da primatelj prilikom distribucije želi primiti kopiju dokumenta u papirnatom obliku ili u privitku putem e-maila.
Metoda dostave: označava uobičajenu metodu dostave Dokumenta.
Email: označava adresu e-pošte primatelja, ako nije kodirana u njegovom kartonu.
Dostavljeno: označava da je dostava izvršena; automatski se postavlja prilikom distribucije dokumenta i naknadno se može mijenjati.
Datum dostave: prikazuje datum dostave dokumenta; automatski se ažurira prilikom distribucije i može se naknadno mijenjati.
Broj kopija: označava broj papirnatih kopija koje primatelj želi primiti.
Napomene: slobodne bilješke.
Pristup funkcijama
U ovom se popisu mogu unijeti Poslovne funkcije kojima se dodjeljuju prava pristupa Dokumentu.
Ako se u ovu tablicu ne unesu redovi, pristup je dopušten svima.
Prilikom kreiranja Dokumenta, popis Poslovnih funkcija nasljeđuje se iz Kategorije internog dokumenta i informacije se mogu mijenjati.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:
Funkcija: kod Poslovne funkcije.
Opis funkcije: opis Poslovne funkcije.
Bilješke: slobodne bilješke.
Dodatni podaci
Moguće je umetnuti Dodatne podatke za svaki Dokument unutarnjeg podrijetla.
Prethodne Edicije/Revizije
U ovom popisu moguće je pregledati povijest Prethodnih Edicija/Revizija Dokumenta u upravljanju.
Dva puta klikom miša na željeni red moguće je otvoriti upravljanje Revizijom odabranog Dokumenta.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:
Kategorija: Kategorija internog dokumenta.
Kod: kod Dokumenta.
Edicija: Edicija Dokumenta.
Revizija: Revizija Dokumenta.
Naslov: Naslov Dokumenta.
Stanje: Stanje Dokumenta.
Od datuma: datum kada je Dokument preuzeo trenutno Stanje.
Referenca paragrafa: referenca na brojeve paragrafa izmijenjenih u odnosu na prethodnu ediciu/reviziju.
Referenca stranica: referenca na brojeve stranica izmijenjenih u odnosu na prethodnu ediciu/reviziju.
Funkcija provjere/odobrenja: Poslovna funkcija odgovorna za provjeru/odobrenje.
Funkcija izrade/izdavanja: Poslovna funkcija odgovorna za izradu/izdavanje.
Za sve što nije detaljno opisano u ovom dokumentu o uobičajenom funkcioniranju obrazaca, pogledati sljedeću poveznicu Funkcionalnosti, gumbi i polja.