Gestión de partidas de anticipo
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Nota: Para todo lo no detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, consultar el siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.
Este procedimiento permite crear partidas de anticipo que deben ser pagadas o cobradas al emitir la confirmación del pedido (o en la entrega) y posteriormente facturar y contabilizar el anticipo cobrado. Se trata claramente de partidas extracontables ya que existen antes de la emisión de la factura.
Los comandos para la gestión de esta funcionalidad se encuentran tanto en este formulario como en la pestaña de Resúmenes del pedido.
Los ejemplos en las imágenes se refieren al área de ventas con una partida en el pedido, pero la gestión es especular para las compras y conceptualmente similar para las partidas a la entrega.
No está previsto ningún automatismo estándar para crear la partida de anticipo en contabilidad en el momento de la confirmación del pedido o de algún evento vinculado a este o a los remitos. Cualquier vencimiento del pedido puede ser pasado a contabilidad para que esta tenga visibilidad de que hay una partida en el pedido pendiente de cobro.
De la misma manera, no hay nada que detenga el inicio de la producción del pedido hasta el cobro de la partida de anticipo.
Ambos pasos pueden ser gestionados mediante flujos de trabajo personalizados a configurar expresamente.
Creación de partida en el pedido
En el encabezado del pedido es necesario establecer dos líneas con las condiciones de pago; una línea gestionará el anticipo y la segunda línea tendrá la configuración para el porcentaje restante.
Véase en detalle la imagen.
Esto llevará en los resúmenes del pedido la presencia de un vencimiento de anticipo para enviar a la contabilidad, si así se desea, a través del botón correspondiente Creación de partida de anticipo:
Al presionar este botón se abrirá un formulario donde se solicitará al usuario dos datos adicionales: una descripción para registrar en la gestión del anticipo y un tipo de documento para asociar a la partida extra-contable que se creará.
El resultado será la creación de una partida extra-contable por el importe y el vencimiento del pedido. Esta operación será visible en el formulario específico de gestión de partidas de anticipo (en comentario).
Gestión de las partidas de anticipo dentro del formulario
En este formulario, en la primera pestaña del lado de ventas, es posible crear partidas de anticipo también para otros pedidos de clientes e independientemente de la creación realizada desde dentro del pedido del cliente, o partidas sobre entregas presentes en la segunda pestaña.
En la pestaña Gestión de anticipos es posible realizar el rollback de la partida de anticipo recién creada.
En el pedido de venta de origen, si un usuario modifica algún valor que provoque el recálculo de vencimientos, aparecerá un mensaje de aviso que solicita si se desea anular la partida de anticipo (si esta no está cobrada, de lo contrario no será posible).
Cobro de la partida de anticipo
Cuando se cobra la partida de anticipo (anticipo) en el pedido (o en la entrega) y, por lo tanto, se guarda un asiento contable en el libro diario con el cobro de una partida de anticipo (cierre de partida), aparecerá un mensaje que avisa al usuario de la necesidad de facturar este anticipo.
Al confirmar la creación, se abrirá la pantalla de Gestión de partidas de anticipo, donde el usuario podrá ingresar nuevamente a la sección de gestión de anticipos para facturar la operación; si, en cambio, la operación no se confirma, será responsabilidad del usuario recordar ingresar posteriormente al procedimiento para facturar la operación.
Seleccionando la fila se activará el botón de creación de factura:
Al presionarlo aparecerá una nueva ventana para solicitar datos de la factura:
Los datos sugeridos por defecto son los de la fecha actual y la descripción que se incluirá en la línea del artículo, mientras que el tipo de factura, la tasa de IVA y el código contable de ventas facturadas serán gestionados ocasionalmente por el usuario.
Facturación de anticipo cobrado y contabilización
Una vez confirmada la creación se abrirá la factura: el tipo de línea de artículo se establece automáticamente como tipo 6, es decir, factura de anticipo, de modo que luego esté disponible para su reverso en la facturación de cierre del pedido.
Una vez contabilizada esta factura, lo particular es que no creará una nueva partida, sino que será la partida de anticipo extracontable la que se recuperará (aunque ya esté en estado de "Cerrada") y se asociará al asiento contable de dicha factura: