Dokumenti internog porekla
Upravljanje se nalazi na putanji Kvalitet > Dokumenti internog porekla > Novi Dokument internog porekla, ili mu se može pristupiti iz Pretrage Dokumenata internog porekla.
Upravljanje Dokumentima internog porekla omogućava: katalogizaciju, upravljanje izdanjima/revizijama i njihovu distribuciju (u štampanom i elektronskom obliku) funkcijama preduzeća koje imaju potrebu za pregledom tih dokumenata.
Neki primeri Dokumenata internog porekla koji se mogu katalogizovati:
Priručnik kvaliteta Politika upravljanja Organizaciona šema Dijagram procesa Operativna uputstva Servisni karton
Informacije o mestu čuvanja originala i mogućnost prilaganja njihovih elektronskih kopija omogućavaju njihovo brzo pronalaženje i pregled jednim klikom miša. Standardno su dostupni sledeći izveštaji:
Naslovna strana: kartica koja za svaki Dokument prikazuje listu izvršenih Revizija i Listu distribucije. Interni dokument: pregled dokumenta priloženog na kartici Prilog i kreiranog na kartici Kreiranje dokumenta. Dokumenti priloženi dokumentaciji: pregled dokumenata priloženih u Upravljanju dokumentacijom.
Dugmad za upravljanje
Sačuvaj
Pritiskom na ovo dugme čuvaju se sve izmenjene informacije prikazanog Dokumenta internog porekla.
Dupliciraj
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za proveru/odobravanje i izradu/izdavanje. Moguće je duplirati prikazani Dokument u novi Dokument. Dovoljno je pritisnuti dugme Dupliciraj. Prikazaće se zahtev za unos:
Kategorija: Šifra Kategorije Dokumenta internog porekla novog Dokumenta (obavezan podatak). Šifra: Šifra novog Dokumenta (obavezan podatak). Naslov: Naslov novog Dokumenta (obavezan podatak).
Kategorija i Naslov preuzimaju se iz izvornog dokumenta, dok se Šifra predlaže ako je uz Kategoriju povezana Automatska kodifikacija.
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Otkaži za odustajanje od postupka dupliranja. Novi Dokument internog porekla imaće Izdanje i Reviziju postavljene na Nulu i status U izradi. Po završetku postupka prikazaće se novi Dokument internog porekla.
Kreiraj novu reviziju
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za proveru/odobravanje i izradu/izdavanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta Izdato. Prikazaće se zahtev za unos:
Razlog revizije: kratak opis razloga koji je doveo do revizije (obavezan podatak). Promene u odeljcima: opisna beleška koja se odnosi na broj izmenjenih odeljaka. Promene na stranicama: opisna beleška koja se odnosi na broj izmenjenih stranica.
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Otkaži za odustajanje od postupka.
Kreira se novi Dokument internog porekla, sa svim podacima izvornog Dokumenta, ali sa uvećanim indeksom Revizije i statusom U reviziji. Izvorni Dokument ostaje važeći sa statusom Izdato.
Po završetku postupka prikazaće se novi Dokument internog porekla.
Kreiraj novo izdanje
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za proveru/odobravanje i izradu/izdavanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta Izdato. Prikazaće se zahtev za unos:
Razlog revizije: kratak opis razloga koji je doveo do revizije (obavezan podatak). Promene u odeljcima: opisna beleška koja se odnosi na broj izmenjenih odeljaka. Promene na stranicama: opisna beleška koja se odnosi na broj izmenjenih stranica.
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Otkaži za odustajanje od postupka. Kreira se novi Dokument internog porekla, sa svim podacima izvornog Dokumenta, ali sa uvećanim indeksom Izdanja i statusom U reviziji. Izvorni Dokument ostaje važeći sa statusom Izdato. Po završetku postupka prikazaće se novi Dokument internog porekla.
Odobri
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za proveru/odobravanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta U izradi ili U reviziji. Nakon potvrde postupka i njegovog završetka, Dokument internog porekla prelazi u status Odobreno.
Izdavanje
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za izradu/izdavanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta Odobreno. Nakon potvrde postupka i njegovog završetka, Dokument internog porekla prelazi u status Izdato, a automatski se prikazuje pregled štampe Naslovne strane.
Distribucija
Dugme pokreće postupak Distribucije Dokumenta.
Prikazaće se zahtev za filtriranje primalaca koji će, među onima navedenim u Listi distribucije, primiti kopiju Dokumenta:
Tip:
Štampana: distribucija primaocima koji zahtevaju štampanu kopiju; Elektronska: distribucija primaocima koji zahtevaju prijem putem e-pošte.
Status:
Već isporučeno: distribucija primaocima koji su već primili dokument; Još nije isporučeno: distribucija primaocima koji još nisu primili dokument;
Primalac:
Interni: distribucija samo internom osoblju (Funkcije preduzeća i/ili Zaposleni); Kupci/Dobavljači: distribucija Kupcima/Dobavljačima.
Nakon toga potrebno je pritisnuti dugme OK za nastavak ili Otkaži za odustajanje od postupka distribucije.
Poništi dokument
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za izradu/izdavanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta Izdato.
Nakon potvrde postupka i njegovog završetka, Dokument internog porekla prelazi u status Poništeno.
Vrati poništavanje
Dugme je dostupno samo članovima Funkcija preduzeća zaduženim za izradu/izdavanje, i to samo ako je status izvornog dokumenta Poništeno.
Nakon potvrde postupka i njegovog završetka, Dokument internog porekla prelazi u status Izdato.
Upravljanje podacima
Podaci zaglavlja
Podaci kojima se upravlja su:
Kategorija dokumenta: Kategorija Dokumenta internog porekla Dokumenta (obavezan podatak). Unošenjem kategorije u Dokument se preuzimaju podaci o Lokaciji, Funkcijama preduzeća za proveru/odobravanje i izradu/izdavanje, Lista distribucije i podaci o Dozvoljenom pristupu funkcijama, koji se naknadno mogu menjati.
Šifra: Šifra Dokumenta (obavezan podatak); ako je za odgovarajuću Kategoriju podešena automatska kodifikacija, šifra se automatski predlaže uz mogućnost izmene. U suprotnom se unosi ručno, ali samo dok je dokument u statusu U izradi; u ostalim statusima podatak je samo za čitanje.
Izdanje/Revizija: označava Izdanje i Reviziju Dokumenta. Podatak je samo za čitanje. Vrednosti se mogu menjati samo kada je dokument u statusu U izradi; u ostalim statusima su samo za čitanje. Takođe se mogu automatski menjati pomoću dugmadi Kreiraj novo izdanje i Kreiraj novu reviziju, koja uvećavaju prethodnu vrednost Izdanja ili Revizije za jednu jedinicu.
Naslov: Naslov Dokumenta (obavezan podatak).
Status dokumenta: označava Status Dokumenta i prikazuje njegov trenutni status. Podatak je samo za čitanje. Statusi dokumenta predstavljaju unapred definisane vrednosti sistema koje identifikuju različite faze upravljanja Dokumentom internog porekla. Dostupni statusi su:
- U izradi: postavlja se prilikom kreiranja novog dokumenta;
- Odobreno: postavlja se nakon provere/odobravanja dokumenta u statusu U izradi ili U reviziji;
- Izdato: postavlja se nakon izrade/izdavanja dokumenta u statusu Odobreno ili nakon vraćanja poništenog dokumenta;
- U reviziji: postavlja se nakon kreiranja novog izdanja/revizije dokumenta u statusu Izdato;
- Zastarelo: postavlja se za dokument u statusu Izdato koji predstavlja izvor za kreiranje novog izdanja/revizije, nakon izdavanja novog dokumenta;
- Poništeno: postavlja se nakon poništavanja dokumenta u statusu Izdato.
Od datuma: datum kada je Dokument dobio trenutni Status. Podatak je samo za čitanje. Od korisnika: ARM korisnik koji je promenio Status Dokumenta. Podatak je samo za čitanje.
Informacije o reviziji: proširivi odeljak u kojem je moguće pregledati ili uneti sledeće podatke:
Datum kreiranja/Kreirao: datum kreiranja i ARM korisnik koji je kreirao dokument. Podatak je samo za čitanje. Datum odobrenja/Odobrio: datum odobrenja i ARM korisnik koji je odobrio dokument. Podatak je samo za čitanje. Datum izdavanja/Izdao: datum izdavanja i ARM korisnik koji je izdao dokument. Podatak je samo za čitanje.
Razlog revizije: kratak opis razloga koji je doveo do revizije. Podatak se može menjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.
Izmene u odeljcima: opisna beleška o broju izmena u odeljcima u odnosu na prethodno Izdanje/Reviziju. Podatak se može menjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.
Izmene na stranicama: opisna beleška o broju izmenjenih stranica u odnosu na prethodno Izdanje/Reviziju. Podatak se može menjati ako je Status dokumenta U izradi ili U reviziji.
Datum poništavanja/Poništio: datum poništavanja i ARM korisnik koji je poništio dokument. Podatak je samo za čitanje.
Informacije o lokaciji: proširivi odeljak u kojem je moguće pregledati ili uneti:
Arhiva: fizičko Skladište u kojem se dokument uobičajeno čuva (na primer: Tehnička služba, Uprava...). Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla i može se menjati.
Lokacija: fizička Lokacija na kojoj se dokument uobičajeno čuva (na primer: Ormar, Polica, Fioka...). Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla i može se menjati.
Opis lokacije: fizička Lokacija koja se koristi kada Arhiva i/ili Lokacija nisu šifrirani. Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla i može se menjati.
Funkcija za proveru/odobravanje: Funkcija preduzeća odgovorna za proveru/odobravanje dokumenta.
Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla i može se menjati.
Funkcija za izradu/izdavanje: Funkcija preduzeća odgovorna za izradu/izdavanje dokumenta.
Podatak se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla i može se menjati.
Beleške: slobodne beleške.
Prilog
Moguće je priložiti Dokument pomoću funkcije drag'n'drop, pri čemu se prikazuje njegov pregled.
Ovaj prilog nije uključen u Fluentis Dokumente.
U poljima Naziv priloga i Tip priloga sistem automatski prepoznaje naziv fizičke datoteke i njenu ekstenziju.
Ako podaci nisu prepoznati, mogu se uneti ručno.
Kreiranje dokumenta
Radi se o jednostavnom word editoru koji se koristi za kreiranje Dokumenta direktno u ovom modulu.
Moguće je podesiti font, veličinu, stilove, boje teksta i pozadine, kao i druge osnovne opcije za formatiranje teksta.
Lista distribucije
U ovoj listi mogu se povezati: Funkcije preduzeća, Zaposleni, Kupci/Dobavljači i Kontakti koji uobičajeno primaju kopiju Dokumenta, kao i definisati uobičajeni način prijema dokumenta. Prilikom kreiranja Dokumenta, Lista distribucije se preuzima iz Kategorije Dokumenta internog porekla, a podaci se mogu menjati. Lista sadrži sledeće podatke:
Grupa
Šifra: šifra ARM uloge primaoca. Opis: opis ARM uloge primaoca.
Korisnik
Šifra: šifra ARM korisnika primaoca. Opis: opis ARM korisnika primaoca.
Funkcija preduzeća
Šifra: šifra Funkcije preduzeća primaoca. Opis: opis Funkcije preduzeća primaoca.
Zaposleni
Šifra: šifra Zaposlenog primaoca. Prezime: prezime Zaposlenog primaoca. Ime: ime Zaposlenog primaoca.
Kupac/Dobavljač
Opis: naziv Kupca/Dobavljača primaoca.
Kontakt
Šifra: šifra Kontakta primaoca. Opis: opis Kontakta primaoca.
Drugi primalac
Opis: slobodan opis primaoca koji nije šifriran.
Podaci za isporuku
Štampana kopija: označava da primalac želi da prilikom distribucije primi kopiju dokumenta u štampanom obliku ili kao prilog putem e-pošte. Metoda isporuke: označava uobičajeni način isporuke Dokumenta. E-mail: adresa e-pošte primaoca ako nije definisana u njegovom šifarniku. Isporučeno: označava da je isporuka izvršena; automatski se postavlja prilikom distribucije dokumenta, a kasnije se može menjati. Datum isporuke: prikazuje datum isporuke dokumenta; automatski se ažurira prilikom distribucije, a kasnije se može menjati. Broj kopija: označava broj štampanih kopija koje primalac želi da primi. Beleške: slobodne beleške.
Pristup funkcijama
U ovoj listi mogu se uneti Funkcije preduzeća kojima se dodeljuju prava pristupa Dokumentu. Ako u ovoj tabeli nema unetih redova, pristup je dozvoljen svima. Prilikom kreiranja Dokumenta, lista Funkcija preduzeća preuzima se iz Kategorije Dokumenta internog porekla, a podaci se mogu menjati. Lista sadrži sledeće podatke:
Funkcija: šifra Funkcije preduzeća. Opis funkcije: opis Funkcije preduzeća. Beleške: slobodne beleške.
Dodatni podaci
Moguće je uneti Dodatne podatke za svaki Dokument internog porekla.
Prethodna izdanja/revizije
U ovoj listi moguće je pregledati istoriju Prethodnih izdanja/revizija Dokumenta. Dvostrukim klikom na željeni red moguće je otvoriti upravljanje Revizijom izabranog Dokumenta. Lista sadrži sledeće podatke:
Kategorija: Kategorija Dokumenta internog porekla. Šifra: šifra Dokumenta. Izdanje: Izdanje Dokumenta. Revizija: Revizija Dokumenta. Naslov: Naslov Dokumenta. Status: Status Dokumenta. Od datuma: datum kada je Dokument dobio trenutni Status. Referenca odeljaka: referenca na brojeve izmenjenih odeljaka u odnosu na prethodno Izdanje/Reviziju. Referenca stranica: referenca na brojeve izmenjenih stranica u odnosu na prethodno Izdanje/Reviziju. Funkcija za proveru/odobravanje: Funkcija preduzeća odgovorna za proveru/odobravanje. Funkcija za izradu/izdavanje: Funkcija preduzeća odgovorna za izradu/izdavanje.
Za sve što nije detaljno opisano u ovom dokumentu o uobičajenom funkcionisanju obrazaca, pogledajte sledeću poveznicu Funkcionalnosti, dugmad i polja.