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La procedura Apertura automatica conti si può utilizzare, in alternativa ad una scrittura di prima nota da inserire tramite il comando Creazione Registrazione contabile, per rilevare i saldi di inizio attività.
A partire dalla prima chiusura di bilancio, le successive aperture conti potranno essere gestite direttamente dalla procedura di chiusura.
Con questa procedura si registrano unicamente i saldi contabili di apertura, non l'apertura delle partite contabili relative.
Data apertura: è la data dell'elaborazione, non ha alcun collegamento con la data di registrazione dell'operazione che si andrà a indicare nel campo apposito alla base della finestra;
Numero apertura: è un numero progressivo gestito automaticamente;
Descrizione: consente all'utente di identificare l'operazione, così come le annotazioni;
Conto e Tipo conto: sono filtri di ricerca all'interno della lista del piano dei conti;
Data registrazione e Data competenza: campi obbligatori da assegnare alla registrazione di apertura;
Numero: sarà assegnato una volta operata la contabilizzazione;
Causale di apertura conti e Descrizione del movimento: da assegnare per il libro giornale.
Una volta impostati questi dati obbligatori sarà possibile salvare le impostazioni e attivare tutta la lista dei sottoconti contabili: la fase successiva sarà quindi quella di operare la memorizzazione sottoconto per sottoconto del saldo dare o avere di apertura conti, con l'eventuale importo di apertura in divisa.
Esempio (non realistico)
Solo una volta che il totale dare e il totale avere corrispondono sarà possibile procedere alla rilevazione in contabilità della ripresa saldi (in caso contrario premendo il comando di contabilizzazione sarà visualizzato un messaggio di errore).
CONSIGLI OPERATIVI:
l'utente può riaprire più volte la stessa elaborazione di apertura conti per completare tutti i dati (l'operazione potrebbe essere anche lunga e svolgersi in più giorni) prima di procedere, oppure si potrebbero creare tante aperture conti differenti, magari differenziando una per l'attivo, l'altra per il passivo, o per i clienti/fornitori ecc.
Nella maschera non è prevista una procedura di rollback: si potrà semplicemente cancellare l'apertura e l'applicativo chiederà conferma della cancellazione della relativa registrazione di contabilità.
Nel caso in cui siano operate modifiche al dettaglio dell'apertura conti DOPO la sua contabilizzazione, è possibile premere nuovamente il comando Crea registrazione di apertura (nella ribbon bar) per aggiornare la precedente scrittura contabile. Apparirà un messaggio di avviso e conferma dell'aggiornamento della scrittura.
Pulsanti specifici
Salva: Pulsante per salvare la testata dell'apertura conti, attivabile dopo aver inserito la descrizione e la causale contabile.
Cerca: Pulsante per cercare, la lista dei conti, che si intendono inserire nell'apertura, attraverso i campi del sottoconto e del tipo conto.
Crea registrazione apertura: Pulsante per creare la registrazione di apertura conti.
Apre la registrazione per l'apertura conti: Pulsante che apre la registrazione di apertura.
Elimina dettaglio: Elimina il contenuto dei campi riferiti alla riga selezionata. ATTENZIONE: le righe per quanto riguarda il contenuto dei campi relativi al conto non possono essere eliminate, se lasciate in bianco non saranno incluse nella scrittura contabile di apertura.