Razine odobrenja

Ova tablica omogućuje proširenje upravljanja blokadom obveza prema dobavljačima primjenom složenijeg sustava odobravanja.

Pretpostavimo da postoje:

• administrativna kontrola računa
• naknadna kontrola računa koju provodi odjel nabave
• završno odobrenje odgovorne osobe

Razine odobrenja mogle bi se definirati na sljedeći način:

Razinu 00 – Početna blokada potrebno je unaprijed postaviti u svakom šifarniku dobavljača, na kartici Plaćanja. Time se osigurava da se njegove otvorene stavke stvaraju blokirane, s tom početnom razinom odobrenja.

Korisnici s ulogom Administracija (na slici Fluentis Users; pogledajte upravljanje korisnicima i korisničkim ulogama u odjeljku ARM) mogu zatim podići stavku na razinu 01. To je moguće jer je njezina nadređena razina 0, a prelaskom na ovu razinu stavka dolazi na razinu 1.

Nakon toga korisnici s ulogom Nabava (na slici Fluentis Admins) mogu podići stavku na razinu 02. Njezina je nadređena razina 1, a prelaskom na ovu razinu stavka dolazi na razinu 2.

Naposljetku, stavku na završnu razinu 03 može podići isključivo korisnik XXXXXXX (odgovorna osoba), koji time daje konačno odobrenje za plaćanje. Tek se u tom trenutku uklanja blokada stavke, čime ona postaje raspoloživa za plaćanje.

Na svakom koraku može biti obvezan unos napomene o odobrenju, ako je za odgovarajuću razinu aktivirana ta oznaka.

Promjene statusa mogu se provoditi putem obrasca Upravljanje likvidnošću, pomoću gumba Odobri stavku.

Nakon izdavanja odobrenja, iz istog obrasca Upravljanje likvidnošću moguće je izravno pripremiti i naloge za plaćanje u modulu Plaćanja dobavljačima za odobrene stavke, odnosno za sve stavke koje nisu blokirane. To je alternativa uobičajenom postupku izrade naloga za plaćanje, unutar kojeg se zatim pretražuju i odabiru obveze prema dobavljačima koje treba uključiti.