Gestión de Devoluciones y Notas de Crédito
La gestión de devoluciones a proveedores y notas de crédito permite administrar los flujos de retorno de mercancías y los ajustes financieros relacionados con los proveedores.
Las devoluciones a proveedores se diferencian de otros tipos de facturas porque la Naturaleza de la factura (presente en la tabla Tipos de facturas de compra) es Nota de crédito del proveedor. De manera similar, el DDT de devolución tendrá Naturaleza devolución.
Creación de la devolución a proveedor
Cuando se devuelve un producto a un proveedor, el proceso comienza con la creación de un documento de devolución en el sistema. Este documento puede ser ingresado manualmente (creando un DDT de devolución o una Nota de crédito e ingresando manualmente los artículos a devolver), o automáticamente mediante el procedimiento de storno disponible en la búsqueda de documentos.
En la barra de opciones de la Búsqueda de facturas de compra está presente el botón rotación inversa (de manera similar, en la Búsqueda de DDT de compra está presente el botón reversión). Este botón permite crear una devolución asociada a la factura de compra seleccionada.
Una vez seleccionada la factura a anular y presionado el botón, se abre la máscara Documento de reverso, donde es necesario marcar los artículos a devolver e indicar la tipología de documento a crear (se proponen solo los documentos con Naturaleza Nota de crédito del proveedor). Una vez confirmada la operación, se creará la factura de anulación, visible en la Búsqueda de facturas. La factura se crea con la fecha actual y tendrá el importe total de los artículos a anular tomado de la factura original.
Si se crea un DDT de devolución, por otro lado, el sistema puede generar automáticamente la nota de crédito correspondiente utilizando los procedimientos de Valoración de DDT de Compra o mediante la Anulación de DDT desde dentro de una nueva Nota de Crédito.
Antes de ser finalizada, la nota de crédito puede ser revisada y modificada, si es necesario. Al guardar una nota de crédito, se propone la modificación de los signos de todos los tipos de gasto asociados, pero se puede decidir libremente si aceptar la modificación o no.
También para las devoluciones es posible utilizar las diferentes Informes previstas por el módulo, solo hay que filtrar por el tipo de documento elegido.
Actualización de Stock
Después de haber registrado en el almacén el documento de anulación, el sistema actualiza automáticamente el stock del almacén para reflejar el retorno de la mercancía, disminuyendo el inventario y la disponibilidad de los artículos devueltos.
Actualización de Contabilidad
Una vez contabilizada, la nota de crédito actualiza los registros contables, reduciendo el monto adeudado al proveedor. Esto puede resultar en una disminución del saldo pendiente o un reembolso, según los acuerdos contractuales con el proveedor.
A partir de la versión 607, las Notas de Crédito se gestionan con el signo negativo. Al momento de guardar la factura, Fluentis cambiará el signo de los artículos y los gastos, advirtiendo al usuario con un pop-up.
La gestión de la contabilización del documento no cambia respecto al pasado, ya que el documento negativo continúa siendo deducido del registro de IVA (antes se convertía en negativo al momento de la contabilización). El envío del documento al SDI mediante la generación del archivo .xml prevé un nuevo cambio de signo en conformidad con las especificaciones técnicas para la facturación electrónica.
La modificación en comentario se ha hecho necesaria, por tanto, especialmente para una mejor gestión de las estadísticas y las elaboraciones relacionadas.