Categorías de documentos de origen externo
La tabla se encuentra en la ruta Tablas > Calidad > Documentos > Categorías de documentos de origen externo.
Los datos presentes en esta tabla se utilizan para catalogar los diferentes tipos de Documentos de origen externa.
Los datos ingresados en estas cuadrículas se reflejarán en la creación de Documentos de origen externa.
Un ejemplo de uso se encuentra en la gestión de Documentos de origen externa.
La tabla permite agregar nuevos registros o buscar aquellos que ya existen para visualizarlos, modificarlos o eliminarlos.
Búsqueda de Categorías de documentos de origen externo
El formulario se compone de un área de filtro y una de resultados. Una vez configurados todos los filtros deseados, basta con hacer clic en el botón Buscar para visualizar los resultados dentro de la cuadrícula de resultados.
Ingreso de Categorías de documentos de origen externo
Para poder ingresar nuevas Categorías de documentos de origen externo, es necesario hacer clic en la primera línea vacía de la cuadrícula o presionar el botón Nuevo.
Para el nuevo registro se deben ingresar al menos los campos obligatorios requeridos por el programa: el Código y la Descripción.
Duplicar Categorías de documentos de origen externo
Para duplicar una Categoría de Documento existente en una nueva Categoría de Documento, es necesario hacer clic en la cuadrícula sobre la Categoría de Documento de la cual se desea duplicar y presionar el botón Duplicado.
Se mostrará una solicitud de Código y Descripción de la nueva Categoría de Documento (ambos datos son obligatorios).
Luego, presione el botón OK o el botón cancel si desea continuar con la actividad de duplicación o no.
Categorías de documentos de origen externo
Es la lista donde se ingresan las principales informaciones de la Categoría de Documento.
La lista se compone de la siguiente información:
Categoría: es el código de la Categoría de Documento.
Descripción de la categoría: es la descripción de la Categoría de Documento.
Archivo: en este campo se asigna el almacén donde se puede encontrar la categoría específica.
Ubicación: indica la posición física habitual de la Categoría; sólo se pueden seleccionar las Ubicaciones que forman parte del Archivo seleccionado.
Ubicación descriptiva: si la posición no tiene un código, se puede ingresar manualmente en este campo libre.
Período de conservación: contiene un período de conservación que debe ingresarse manualmente.
Función responsable: contiene la Función empresarial responsable de la Categoría.
Notas: anotaciones libres.
Lista de distribución
En esta lista se pueden asociar: Funciones empresariales, Empleados, Clientes/Proveedores y Contactos que habitualmente reciben copia de la Categoría de Documento seleccionada e indicar las metodologías habituales de recepción del documento.
La lista se compone de la siguiente información:
Función empresarial
Código: es el código de la Función empresarial destinataria.
Descripción: es la descripción de la Función empresarial destinataria.Empleado
Código: es el código del empleado destinatario.
Apellido: es el apellido del empleado destinatario.
Nombre: es el nombre del empleado destinatario.Cliente/Proveedor
Descripción: es la razón social del Cliente/Proveedor destinatario.
Contacto
Código: es el código del Contacto destinatario.
Descripción: es la descripción del Contacto destinatario.Otro destinatario
Descripción: es la descripción libre de un destinatario no codificado.
Datos para la entrega
En papel: indica que en el momento de la distribución (procedimiento interno de gestión de Documentos de origen externa) el sujeto desea recibir copia En papel del documento o en adjunto por Email.
Método de entrega: indica la metodología habitual de entrega de la Categoría de Documento.
Email: indica un email de destino, si no está codificado en el registro del destinatario.
Número de copias: indica el número de copias en papel que el destinatario desea recibir.
Notas: anotaciones libres.
Botones específicos:
Nuevo destinatario: inserta una nueva línea en la lista.
Eliminar destinatario: elimina la línea seleccionada de la lista.
Acceso permitido a las funciones
En esta lista se pueden ingresar las Funciones empresariales a las que se les otorgarán derechos de acceso.
Si no se introducen líneas en esta tabla, entonces el acceso está permitido a todos.
La lista se compone de la siguiente información:
Función: es el código de la Función empresarial.
Descripción de función: es la descripción de la Función empresarial.
Notas: anotaciones libres.
Botones específicos:
Nueva función de acceso: inserta una nueva línea en la lista.
Función de acceso de eliminación: elimina la línea seleccionada de la lista.
Datos adicionales
Es posible ingresar Datos adicionales para cada Documento de origen externa.
Estos Datos extras se heredan en el Documento externo de esa determinada categoría.
Para todo lo que no esté detallado en este documento sobre el funcionamiento común de los formularios, haga referencia al siguiente enlace Funcionalidades, botones y campos comunes.