Categorie Documenti di origine esterna
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I dati presenti in questa tabella sono utilizzati per catalogare le diverse tipologie dei Documenti di origine esterna.
I dati inseriti in queste griglie verranno riportati nella creazione dei Documenti di origine esterna.
Un esempio di utilizzo lo troviamo nella gestione Documenti di origine esterna.
La tabella consente di inserire nuovi record o di ricercare quelli già esistenti per visualizzarli, modificarli oppure cancellarli.
Ricerca Categorie Documenti di origine esterna
La form si compone di un'area di filtro e da una di risultato. Una volta impostati tutti i filtri desiderati, basterà cliccare sul pulsante Ricerca per visualizzare i risultati all'interno della griglia di risultato.
Inserimento Categorie Documenti di origine esterna
Per poter inserire nuovi Categorie Documenti di origine esterna è necessario cliccare nella griglia sulla prima riga vuota oppure premere il pulsante Nuovo.
Per il nuovo record si devono inserire almeno i campi obbligatori richiesti dal programma: il Codice e la Descrizione.
Duplica Categorie Documenti di origine esterna
Per poter duplicare una Categoria Documento esistente in una nuova Categoria Documento è necessario cliccare nella griglia sulla Categoria Documento da cui si desidera duplicare e premere il pulsante Duplica.
Verrà visualizzata una richiesta di Codice e Descrizione della nuova Categoria Documento (dati entrambe obbligatori).
Premere successivamente il pulsante OK o il pulsante Cancel se si desidera proseguire nell'attività di duplica o meno.
Categorie Documenti di origine esterna
E' l'elenco dove vengono inserite le informazioni principali della Categoria Documento.
L'elenco si compone delle seguenti informazioni:
Categoria: è il codice della Categoria Documento.
Descrizione categoria: è la descrizione della Categoria Documento.
Archivio: in questo campo viene assegnato il magazzino dove trovare la categoria specifica.
Ubicazione: indica la posizione fisica abituale della Categoria; è possibile scegliere solo le Ubicazioni facenti parte dell'Archivio selezionato.
Ubicazione descrittiva: se la posizione non è codificata, è possibile inserirla manualmente in questo campo libero.
Periodo di conservazione: contiene un periodo di conservazione da inserire manualmente.
Funzione responsabile: contiene la Funzione aziendale responsabile della Categoria.
Note: annotazioni libere.
Lista di distribuzione
In questo elenco è possibile associare: Funzioni aziendali, Dipendenti, Clienti/Fornitori e Contatti che abitualmente ricevono copia della Categoria Documento selezionata ed indicare le metodologie abituali di ricezione del documento.
L'elenco si compone delle seguenti informazioni:
Funzione aziendale
Codice: è il codice della Funzione aziendale destinataria.
Descrizione: è la descrizione della Funzione aziendale destinataria.Dipendente
Codice: è il codice del dipendente* destinatario.
Cognome: è il cognome del dipendente* destinatario.
Nome: è il nome del dipendente* destinatario.Cliente/Fornitore
Descrizione: è la ragione sociale del Cliente/Fornitore destinatario.
Contatto
Codice: è il codice del Contatto destinatario.
Descrizione: è la descrizione del Contatto destinatario.Altro destinatario
Descrizione: è la libera descrizione di un destinatario non codificato.
Dati per la consegna
Cartacea: indica che al momento della distribuzione (procedura interna alla gestione Documenti di origine esterna) il soggetto desidera ricevere copia Cartacea del documento o in allegato tramite Email.
Metodo di consegna: indica la metodologia di consegna abituale della Categoria Documento.
Email: indica una email di destinazione, se non codificata nell'anagrafica del destinatario.
Numero di copie: indica il numero di copie cartacee che il destinatario desidera ricevere.
Note: annotazioni libere.
Pulsanti specifici:
Nuovo destinatario: inserisce una nuova riga in elenco.
Cancella destinatario: cancella la riga selezionata dall'elenco.
Accesso consentito alle funzioni
In questa elenco è possibile inserire le Funzioni aziendali a cui dare i diritti di accesso.
Se non vengono inserite righe in questa tabella, allora l'accesso è consentito a tutti.
L'elenco si compone delle seguenti informazioni:
Funzione: è il codice della Funzione aziendale.
Descrizione funzione: è la descrizione della Funzione aziendale.
Note: annotazioni libere.
Pulsanti specifici:
Nuova funzione di accesso: inserisce una nuova riga in elenco.
Cancella funzione di accesso: cancella la riga selezionata dall'elenco.
Extra data
E' possibile inserire degli Extra Data per ogni Documento di origine esterna.
Questi Extra data vengono ereditati nel Documento esterno di quella determinata categoria.
Per tutto quanto non dettagliato in questo documento sul funzionamento comune delle form fare riferimento al seguente link Funzionalità, pulsanti e campi comuni.