Tipos de solicitud y cambio de estados
El estado Recibido es el estado en el que se encuentra una solicitud que ha sido recibida por Fluentis sin errores, pero aún no ha sido ingresada como pedido de cliente. La solicitud puede ser recibida con el estado “Con error”, es decir, la solicitud ha sido recibida e ingresada pero presenta datos incorrectos, como el precio de una línea en 0, o ausentes, como el código NSO del cliente. Por lo tanto, deberá ser corregido por el usuario antes de poder realizar otros cambios de estado. Desde el estado Recibido se pueden ejecutar 2 comandos diferentes:
- Importar pedido lleva la solicitud al estado Ingresado, es decir, la solicitud se genera en los documentos de Fluentis;
- Anular documento, que impide que la solicitud sea creada en Fluentis y la pasa al estado Anulada, por haber sido rechazada por el proveedor.
Solicitud simple
En el proceso de solicitud simple, donde solo el cliente envía las solicitudes y el proveedor no puede responder en el flujo sino que debe hacerlo por otros canales alternativos (correo electrónico, fax, etc.), desde el estado “Ingresado” se puede pasar a los siguientes estados:
- Esperando anulación por parte del cliente, es decir, la solicitud se pone en estado de suspensión a la espera de una anulación por parte del cliente, que probablemente ha comunicado la anulación previamente por otros canales (correo electrónico, teléfono, etc.)
- Esperando sustitución por parte del cliente, es decir, la solicitud se pone en estado de suspensión a la espera de la recepción de una orden sustitutiva por parte del cliente, quien probablemente ha comunicado la sustitución previamente por otros canales (correo electrónico, teléfono, etc.)
El cliente puede realizar una solicitud de sustitución de la solicitud. En este caso la solicitud original pasará al estado “En solicitud de sustitución”. Desde aquí se pueden seleccionar 2 cambios de estado:
- Volver a ingresado en caso de no aceptar la sustitución y se quiera devolver la solicitud al estado “Ingresado” para poder gestionarla con los valores originales;
- Sustitución por parte del cliente en caso de querer aceptar la sustitución de la solicitud.
En el momento de la recepción de la solicitud sustitutiva se generará una nueva línea con estado En espera de aceptación, la cual hace referencia a la nueva solicitud. En caso de aceptación de la sustitución de la nueva solicitud a la solicitud inicial, la línea En espera de aceptación pasará al estado Ingresado, mientras que la línea de la solicitud original En solicitud de sustitución pasará al estado Sustituida por cliente.
Solicitud completa
En el proceso de solicitud completa, donde el cliente y el proveedor pueden enviarse solicitudes mediante NSO, desde el estado “Ingresado” se puede pasar a los siguientes estados:
- Envío respuesta de confirmación realiza el envío de una notificación al cliente que confirma la aceptación de la solicitud por parte del proveedor (IBSA). La solicitud pasa al estado “Confirmado por proveedor” y se creará una línea adicional para el archivo de respuesta de la confirmación.
- Envío de respuesta de denegación envía una notificación de no aceptación de la solicitud al cliente, pasando la solicitud al estado Anulado por proveedor.
- Creación de respuesta de modificación permite modificar el documento respecto al código de artículo, cantidad y precio de las líneas individuales y enviarlo al cliente, quien podrá aceptar o rechazar la solicitud modificada. Se mostrará un mensaje de aviso de cierre de la solicitud original y de creación de una nueva solicitud, sobre la cual se realizarán las modificaciones. Una vez realizadas las modificaciones sobre la solicitud, podrá ser enviada mediante el cambio de estado En respuesta de modificación. La nueva solicitud de modificación pasará al estado “En espera de respuesta”. Además, se creará una nueva línea de notificación.
- Envío de respuesta de recepción simplemente envía una notificación de recepción de la solicitud al cliente y la solicitud pasa al estado Recibido por proveedor.
Solicitud pre-acordada
En la solicitud pre-acordada, el flujo inicia desde el proveedor quien, como se acordó anteriormente con el cliente por otros canales (correo electrónico, fax, ...), emite la solicitud NSO.
El estado inicial que asume una solicitud pre-acordada es Creada Pre-Acordada, desde donde se puede realizar el cambio de estado Control Pre-Acordado, que lleva la solicitud al estado Controlada. Desde el estado Controlada es posible realizar 2 cambios de estado:
- Volver a estado Pre-Acordado lleva la solicitud al estado Creada Pre-Acordada
- Generación Pre-Acordada realiza la generación del archivo de la solicitud pre-acordada pasando su estado a Generada, que a su vez puede sufrir 2 cambios de estado:
- Envío Pre-Acordado, que lleva la solicitud al estado Para enviar, es decir, la solicitud es enviada al cliente y está lista para ser físicamente gestionada;
- Volver a Controlada, que lleva la solicitud al estado Controlada.