Tipos de documento
Pedido
El Pedido es el documento representativo de la orden de compra de bienes y servicios emitida por el Cliente (Remitente) y dirigida al Proveedor (Destinatario). Un pedido está compuesto por una o más líneas de pedido, en las cuales se indican el bien o servicio que se desea adquirir, la cantidad y el precio. El Pedido está preparado en el formato descrito por la especificación PEPPOL Order transaction 3.0. Un Pedido puede:
- determinar, independientemente de otros pedidos previamente emitidos, los bienes y/o servicios que el Cliente desea adquirir y las instrucciones correspondientes para llevar a cabo la prestación (Pedido inicial). Un pedido inicial no contiene referencias a otros pedidos;
- determinar, independientemente de otros pedidos previamente emitidos, los bienes y/o servicios que el Cliente desea adquirir y las instrucciones correspondientes para efectuar el suministro y, sin embargo, estar genéricamente relacionado con otro documento (Pedido inicial vinculado). Un pedido inicial vinculado contiene la referencia al documento al que está vinculado y la indicación de que se trata de un simple "enlace";
- revocar un pedido previamente emitido (Pedido de revocación). El pedido de revocación es un pedido que contiene la indicación de que se trata de una "Revocación" y la referencia al pedido que se desea revocar;
- sustituir un pedido previamente emitido (Pedido sustitutivo). La modificación de pedido es un nuevo pedido completo de todas las líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de una "Modificación" y la referencia al pedido que se desea modificar. Las Sustituciones y las Revocaciones, respectivamente, reemplazan y anulan tanto el pedido indicado como todas las demás Sustituciones y Revocaciones ya transmitidas, referidas al pedido inicial correspondiente. El pedido inicial vinculado puede ser usado exclusivamente para dejar constancia de que el nuevo proceso que se desea iniciar está relacionado con un proceso anterior y nunca debe utilizarse en sustitución de los otros instrumentos (Pedido de revocación, Pedido sustitutivo y Pedido de confirmación) específicamente diseñados para revocar, sustituir (o integrar), confirmar o rechazar otro documento.
Respuesta
La Respuesta es el documento con el que el Proveedor (Remitente) acepta, declina o propone cambios a un pedido recibido del Cliente (Destinatario). La Respuesta está preparada en el formato descrito por la especificación PEPPOL Order Response transaction 3.0. Con la Respuesta, el Proveedor puede comunicar al Cliente que:
- ha recibido el pedido (Respuesta de recepción), pero todavía no lo ha procesado. Evidentemente, se trata de una comunicación interlocutoria que no contiene indicación alguna sobre "si y cómo" el Proveedor pretende dar curso al pedido. La Respuesta de recepción es una respuesta sin líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de una "recepción" ("AB") y la referencia al pedido que se notifica como recibido;
- pretende proceder con el pedido recibido (Respuesta de aceptación). La Respuesta de aceptación es una respuesta sin líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de una "Aceptación" y la referencia al pedido que se desea aceptar;
- rechaza el pedido recibido (Respuesta de rechazo). La Respuesta de rechazo es una respuesta sin líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de un "Rechazo" y la referencia al pedido que se desea rechazar;
- pretende proceder con el pedido recibido introduciendo algunas modificaciones (Respuesta con cambios). La Respuesta con cambios, que contiene la indicación de que se trata de una "Modificación" y la referencia al pedido que se desea modificar, debe contener todas las líneas de pedido, tanto las que se desean mantener como las que se desean modificar, ya que integra el pedido previamente transmitido al que hace referencia. Las Respuestas con cambios y las Respuestas de rechazo, respectivamente, integran y anulan tanto el pedido indicado como todas las demás modificaciones y revocaciones ya transmitidas, referidas al mismo pedido inicial.
La Respuesta a un pedido revocado no tiene efectos.
Pedido de confirmación
El Pedido de confirmación es el documento con el que el Cliente (Remitente) confirma, rechaza o sustituye (Pedido de confirmación sustitutivo) un pedido preacordado o una respuesta enviadas por el Proveedor (Destinatario). El Pedido de confirmación, por tanto, no es más que un pedido que hace referencia a un documento enviado por el Proveedor. En consecuencia, está preparado en el mismo formato, que se describe en la especificación PEPPOL Order transaction 3.0. Con el Pedido de confirmación, el Cliente puede comunicar al Proveedor:
- que confirma un pedido preacordado o una respuesta enviada por el Proveedor (Pedido de confirmación por confirmación). El Pedido de confirmación por confirmación es un pedido que contiene la indicación de que se trata de una "Confirmación" y la referencia al pedido preacordado o a la respuesta que se desea confirmar;
- que rechaza un pedido preacordado o una respuesta enviada por el Proveedor (Pedido de confirmación por rechazo). El Pedido de confirmación por rechazo es un pedido que contiene la indicación de que se trata de un "Rechazo" y la referencia al pedido o a la respuesta que se desea rechazar;
- que desea sustituir un pedido preacordado o una respuesta enviada por el Proveedor (Pedido de confirmación sustitutivo). El Pedido de confirmación sustitutivo es un nuevo pedido, completo con todas las líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de una "Sustitución" y la referencia al pedido o a la respuesta que se desea sustituir.
Los Pedidos de confirmación sustitutivos y los Pedidos de confirmación por rechazo, respectivamente, reemplazan y anulan tanto el pedido preacordado o la respuesta indicada como todas las demás sustituciones y revocaciones ya transmitidas, referidas al pedido inicial correspondiente. El Pedido de confirmación referido a un pedido preacordado revocado no tiene efectos.
Pedido PRE-Acordado
El Pedido preacordado es el documento representativo de la orden de compra de bienes y servicios, emitido por el Proveedor (Remitente) en lugar del Cliente (Destinatario), de común acuerdo con este último. Un pedido preacordado consta de una o más líneas de pedido, en las cuales se indica el bien o servicio objeto de la compra, la cantidad y el precio. El Pedido preacordado está preparado en el formato descrito por la especificación PEPPOL Order Agreement transaction 3.0. Un pedido preacordado puede:
- determinar, independientemente de otros pedidos preacordados previamente emitidos, los bienes y/o servicios que el Cliente desea adquirir y las instrucciones correspondientes para llevar a cabo la prestación (Pedido preacordado inicial). Un pedido preacordado inicial no contiene referencias a otros pedidos preacordados;
- determinar, independientemente de otros pedidos preacordados previamente emitidos, los bienes y/o servicios que el Cliente desea adquirir y las instrucciones correspondientes para efectuar el suministro y, sin embargo, estar genéricamente relacionado con otro documento (Pedido preacordado inicial vinculado). Un pedido preacordado inicial vinculado contiene la referencia al documento al que está vinculado y la indicación de que se trata de un simple "enlace".
- revocar un pedido preacordado previamente emitido (Pedido preacordado de revocación). El pedido preacordado de revocación es un pedido preacordado que contiene la indicación de que se trata de una "revocación" ("Cancelled") y la referencia al pedido preacordado que se desea revocar, además tiene una sola línea de pedido sin contenido.
- sustituir un pedido preacordado previamente emitido (Pedido preacordado sustitutivo). La modificación del pedido preacordado es un nuevo pedido preacordado, completo de todas las líneas de pedido, que contiene la indicación de que se trata de una "sustitución" ("Revised") y la referencia al pedido preacordado que se desea modificar.
Las Sustituciones y las Revocaciones, respectivamente, reemplazan y anulan tanto el pedido preacordado indicado como todas las demás sustituciones y revocaciones ya transmitidas, referidas al pedido preacordado inicial correspondiente. El pedido preacordado inicial vinculado puede ser utilizado exclusivamente para dejar constancia de que el nuevo proceso que se desea iniciar está relacionado con un proceso anterior y nunca debe utilizarse en sustitución de los otros instrumentos (Pedido preacordado de revocación, Pedido preacordado sustitutivo y Respuesta) específicamente diseñados para revocar, sustituir (o integrar), aceptar o rechazar otro documento.
RELACIÓN CON EL ESTÁNDAR PEPPOL
Con relación a la orden de compra de bienes y servicios, el estándar PEPPOL BIS versión 3.0 define tres tipos de documento:
− Order transaction 3.0;
− Order Response transaction 3.0;
− Order Agreement transaction 3.0;
y tres procesos (denominados perfiles):
− BIS Order only 3.0;
− BIS Ordering 3.0;
− BIS Order Agreement 3.0.