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Nuova fattura di vendita

La form si apre:

  1. tramite il percorso Vendite > Fatture > Crea fattura di vendita
    oppure
  2. tramite il pulsante Nuova che si trova nella form Ricerca fatture di vendita.

Come creare una fattura di vendita​

Clicca per i passaggi fondamentali

  1. Inserisci i dati obbligatori: Tipo Ordine e Cliente. Anno, Numero e Data Inserimento saranno proposti in automatico.

  2. Inserisci o modifica i dati facoltativi della testata: come date di consegna, eventuali sconti, la destinazione, ecc.

  3. Inserisci gli Articoli: mediante doppio click nel campo Codice articolo si apre l’help articoli che permette di cercare e selezionare un articolo esistente. Tutti gli altri dati della riga, come unità di misura, quantità, prezzo, saranno proposti in automatico, ma possono essere modificati. In alternativa è possibile selezionare come Tipo riga un Articolo non codificato e inserire manualmente i dati successivi.

  4. Inserisci eventuali sconti o altre informazioni aggiuntive nei tab Sconti/listini e Dati articolo

  5. Controlla la sezione dei Riepiloghi ed inserisci eventuali spese o sconti finali.

  6. Una volta controllato e confermato l’ordine, inserisci una Data conferma e attiva il flag Stampato in testata in modo da rendere l’ordine disponibile per le procedure di evasione.

1. Dati obbligatori​

Per continuare la creazione del documento, l'utente deve inserire i campi obbligatori:

  • Tipo fattura: predefinito in Configurazione > Tabelle >Vendite > Tipo fattura di vendita.
  • Numero: ad ogni documento viene assegnato un numero secondo la numerazione specificata dall'utente nella tabella Numerazione e al tipo di documento che contiene la numerazione. La numerazione associata alla tipologia di fattura prevede generalmente una progressione automatica basata su data e numero, con una funzione di recupero che copre eventuali buchi nella sequenza (ad esempio, causati dalla cancellazione di documenti). Questo comportamento è regolato da due flag specifici nella tabella della numerazione. Se l'utente desidera inserire manualmente il numero, può disabilitare il flag di progressione data-numero (che garantisce l'incremento della numerazione nelle date future) e il flag di recupero numeri. Inoltre, dovrà abilitare il flag della numerazione esterna, segnalando così al sistema che la numerazione sarà gestita manualmente.
  • Cliente: usando l' help di campo oppure tastando direttamente i dati. Inserendo il cliente, vengono automaticamente popolati, se presenti in anagrafia, i seguenti campi, che spiegheremo nelle sezioni successive: divisa, nazione, lingua, zona, spedizione, listino ed eventuali sconti, pagamenti, sconti, spese, agenti, destinazione, vettori, extra data.
  • Data fattura: indica la data di creazione della fattura. Questa data è fondamentale per il calcolo delle scadenze e delle eventuali condizioni di pagamento. Viene proposta la data odierna, modificabile; nel caso in cui la numerazione preveda una progressione di data e numero, e io inserisca una data nel passato, Fluentis controllerà la disponibilità di numeri in quella data per garantire la progressione, e se non presente segnalerà l’utente che non ci sono numeri disponibili in quella data.

Continuare la creazione inserendo almeno i dati obbligatori su ognuno dei tab sotto.

2. Testata​

Dopo aver selezionato i dati obbligatori nella sezione superiore, l'utente può continuare l'inserimento dei seguenti dati:

  • manualmente
  • oppure con l'help di campo
  • oppure, in base alle procedure che sceglie, l'applicazione compila i campi automaticamente.
Ricorda

Se il documento viene creato automaticamente, questi dati vengono ripresi dal documento d'origine da cui è stata generato.

Inserendo il Cliente, vengono proposti in automatico tutti i dati specifici del tab Testata, secondo i dati impostati in precedenza nell'anagrafica cliente, nei campi corrispondenti al suo indirizzo e nelle sezioni:

Altri campi​

  • Stampata: si attiva quando viene lanciata la stampa del documento ed identifica che il documento è stato stampato.
  • Scaricata: questo flag si attiva automaticamente quando il documento viene movimentato a magazzino, con il bottone della barra degli strumenti Scarico automatico o con le procedure a disposizione.
Nota

Nel caso di fattura creata da documento di trasporto già scaricato, è presente il parametro generale VE-PurchaseInvoices_VerifyLoadStatusDDT che blocca il flag Scaricata anche nella fattura.

  • Annullata: il flag attivo permette di annullare il documento; verranno inseriti automaticamente i flag Scaricata e Valorizzata per evitare che il documento sia visibile nelle procedure.
  • Contabilizzata: il flag indica che la fattura è stata contabilizzata.
note

I flag possono essere tolti con le procedure di ripristino operazione.

  • Annotazioni cliente: viene proposta l'informazione inserita nell'anagrafica cliente, mentre nel caso di creazione in automatico da un ordine/DDT verranno ripresi gli stessi dati contenuti nell'omonimo campo del documento di origine; può essere inserito anche manualmente. Con il tasto destro del mouse si può aprire una form per poter specificare un testo molto lungo di nota; se il campo contiene un valore viene cambiato il colore dello sfondo del campo.
  • Nostro riferimento/vostro riferimento: in questi campi solitamente viene indicato un riferimento interno ed un riferimento cliente per la fattura in oggetto.
  • Riferimento al Numero Ordini Cliente: in questo campo viene inserito in automatico l'ordine da cui deriva la fattura.
  • Riferimento alla Data Ordini cliente: in questo campo viene inserito in automatico la data dell'ordine da cui deriva la fattura; insieme al campo precedente, crea i dati necessari al tag 2.1.2 del file xml della fattura elettronica, quando essa verrà creata; se non compilati verrà preso invece il campo Vostro Riferimento. Nel caso in cui la fattura venga generata tramite la procedura di:

Creazione da ordine cliente, questi ultimi quattro campi verranno popolati con le indicazioni presenti nell'ordine cliente. Questo trasferimento è valido solo nel caso della fattura creata tramite il prelievo dei dati da un solo ordine;
Evasione DDT, questi campi verranno popolati con le indicazioni presenti nel DDT. Questo trasferimento è valido solo nel caso della fattura creata tramite il prelievo dei dati da un solo DDT.

  • Note iniziali: si possono selezionare le note che sono state inserite in precedenza nella tabella omonima che si trova nel percorso Configurazione > Utilità > Gestione note codificate. Per questo l'utente deve effettuare doppio click sul campo Note iniziale per aprire Help note codificate e selezionare i dati, oppure con il tasto destro del mouse può aprire una finestra per poter specificare un testo molto lungo di nota. Se il campo contiene un valore, viene cambiato il colore dello sfondo del campo.
  • Operatore: permette di inserire l'utente che crea il documento. I dipendenti sono stati inseriti in precedenza nella tabella Dipendenti che si trova nel percorso Home > Dipendenti. Il dato diventa obbligatorio se l'opzione è impostata nei Parametri del documento stesso.
  • Progetto: usando l'help di campo si può collegare il documento a un progetto.
    Questa associazione funziona solo a livello della testata dell'articolo.
  • Audit Trail: come in tutti i documenti, questa sezione riporta la data di creazione del documento con l'operatore, e la data di ultima modifica del documento con l'operatore.
  • Tipo riferimento: se la fattura proviene da un'altra fattura a causa di uno Storno del documento, qui viene riportato il tipo fattura del documento di origine.
  • Riferimento FT: se la fattura è stata creata da un'altra fattura, qui vengono riportati il numero e la data del documento di origine.
  • Riferimento SDI id: in questo campo vengono riportati i riferimenti della fattura se inviata allo SDI.
  • Registrazione contabile: contiene l'identificativo della registrazione contabile se la fattura è stata contabilizzata.
  • Spedizione: in questa sezione vengono riportati eventuali Porto, Imballo e Automezzo inseriti in anagrafica cliente; i campi sono modificabili.
  • Listino: viene proposto il listino con il flag di default inserito in Anagrafica cliente > Listini che sarà utilizzato per il documento; è un dato modificabile.
  • Tipo scaglione: riporta il tipo di scaglione di sconto inserito in Anagrafica cliente > Listini previsto per il tipo listino di default.
  • Decorrenza: rappresenta la data di decorrenza per il calcolo delle scadenze di pagamento.

Pulsanti specifici​

Evasione da ordine cliente: richiama la procedura per creare una fattura da un ordine cliente. Si attiva con l'inserimento del cliente e del tipo fattura.
Evasione da DDT: richiama la procedura per creare una fattura da un documento di trasporto. Si attiva con l'inserimento del cliente e del tipo fattura;
Scarico automatico: questa procedura permette di effettuare lo scarico di magazzino del documento, se Stampato.
Help destinatario/destinazione: permette di visualizzare e inserire i destinatari/le destinazioni dall'anagrafica cliente.
Inserisci agente nelle righe: spalma l'agente inserito in testata nelle righe articolo, nel tab Agenti.
Inserisci CIG/CUP nelle righe: spalma i codici inseriti in testata nelle righe articolo, nella relative combo box.
Cancella pagamenti: cancella i pagamenti di testata.
Registro dei documenti SDI: apre il documento sdi riferito alla fattura, una volta Controllata.

2.1 Pagamenti​

Le Soluzioni di pagamento sono riportate in automatico dall'Anagrafica cliente > tab Pagamenti e possono essere modificate/cancellate dall'utente.

Se al Tipo pagamento è associato uno sconto finanziario, l'importo dello sconto viene considerato solo ai fini contabili cioè nelle scadenze del documento e non nel totale fattura.

Se il documento nasce da un:

  • Ordine cliente i tipi pagamento possono essere ripresi dal primo documento, dall'anagrafica cliente oppure vengono visualizzati in una form tutti i pagamenti dei documenti da evadere e l'utente seleziona la tipologia di pagamento interessata.

  • DDT possono essere mantenuti i pagamenti di anagrafica del cliente oppure mantenuti i singoli pagamenti presenti in ogni DDT, in questo caso viene riportato in fattura il tipo pagamento con l'imponibile e l'iva uguale a quello del DDT e viene aggiunta una nuova riga per le eventuali righe articolo aggiunte in fattura non provenienti da DDT.

2.2 Sconti​

Vengono proposti solo gli sconti predefiniti ripresi dall'Anagrafica cliente > tab Sconti e possono essere modificate/cancellate dall'utente.

Gli sconti proposti in testata del documento vengono riportati in ogni nuova riga articolo inserita nel documento.
Se dopo aver inserito le righe articolo viene inserito un nuovo sconto in testata questo non viene replicato nelle righe articolo già inserite.

Pulsante specifico:

Cancella sconti: utilizzato per cancellare le righe di sconto selezionate.

2.3 Agenti​

Indica il codice agente e la sua provvigione per ogni riga articolo. Viene proposto il codice e la percentuale definiti nell'Anagrafica cliente > tab Agenti.

Se la provvigione non è collegata al cliente nella sua anagrafica, comunque deve essere inserito l'agente ma con provvigione NULL perché se fosse con provvigione 0, significherebbe che l'agente è collegato all'agente ma non percepisce provvigione.

Nel caso di generazione della fattura da ordine questo dato verrà ovviamente riportato uguale a quello dell'ordine cliente.

La stessa sezione verrà riproposta per ogni riga articolo nel relativo tab Agenti.

2.4 Extra Data​

Qui viene proposta l'informazione inserita nell'Anagrafica del soggetto > tab Extra data, solo se esistono dati di default.

Procedure testata:​

Fatturazione elettronica​

Da questa sezione presente nella barra degli strumenti della fattura è possibile gestire la creazione e l'invio della fattura elettronica allo SDI. Questa procedura si esegue con il cambio stato del documento; gli stati sono i seguenti:

  • Non esaminata: è lo stato di partenza in cui si trovano i documenti prima di comunicare con lo sdi; il documento è stato generato e ancora non sono state fatte azioni relative alla gestione del documento elettronico; gli stati successivi possono essere Controllato, Annullata o Esclusa;
  • Controllato: impostando questo stato vengono effettuati i controlli da parte di Fluentis sul documento; nel caso in cui manchino dei dati per la comunicazione con SDI verrà avvisato l'utente; da questo stato in poi si accenderà il bottone Registro dei documenti sdi dove consultare lo storico e il foglio di stile dell'xml; gli stati successivi possono essere Generata, Annullata, Esclusa;
  • Generato: E’ stato creato il file XML relativo al documento elettronico. Da questo momento è possibile procedere con gli stati successivi per inviare il file al Fluentis Business Hub oppure scaricare il file XML per gestioni esterne; gli stati successivi possono essere Firmata, Da spedire, Annullata, Esclusa;
  • Firmata: Il documento è stato firmato esternamente con certificato di firma Cadeso Xades e reimportato in Fluentis nel nuovo formato; gli stati succcessivi possono essere Da spedire, Annullata, Esclusa;
  • Da spedire: Questo stato, da utilizzare nel caso in cui sia correttamente configurato il canale Fluentis Business Hub, accoda il documento alla lista documenti che BizLink dovrà processare per l’invio a Sdi; non sono previste altre azioni manuali in quanto sarà necessario attendere l'esito dello Sdi;
  • Annullata: il documento non deve essere inviato al cliente finale ma resta comunque valido ai fini IVA;
  • Esclusa: Il documento è stato creato ma non rientra tra quelli da inviare al SdI (es. nota di storno interna o cliente non residente in italia e non soggetto a fatturazione elettronica con invio a SdI).

Evasione da DDT​

Nella testata della fattura, premendo il pulsante Evasione da DDT si aprirà la form dove è possibile filtrare i DDT relativi al cliente del documento.

Tramite questa procedura è possibile creare una fattura di vendita dall'evasione del relativo DDT. E' quindi possibile inserire gli articoli all'interno della fattura, evadendo totalmente o parzialmente un intero ordine o una riga.

Per poter utilizzare questa procedura vi sono delle condizioni iniziali che devono essere rispettate:

  •  i/il cliente deve essere lo stesso della fattura;
  •  il DDT che si vuole evadere deve avere impostato il flag Stampato;

Procedimento​

I filtri per cliente e divisa verranno riportati in automatico in base al cliente selezionato nella fattura.

Una volta impostati tutti i Filtri desiderati, cliccando sul pulsante di Ricerca verrà visualizzata nella griglia una riga per ciascun DDT stampato, confermato e non evaso oppure evaso parzialmente.

Nota

La procedura riprende tutti i dati presenti neL ddt e come conseguenza saranno applicate le condizioni di acquisto presenti, anche se queste attualmente sono cambiate(es: aggiornamento listini).

Nota

Le righe di tipo Nota saranno sempre visibili, anche se già evase, fino a quando tutte le righe delle altre tipologie saranno evase.

Nella griglia di risultati, l'utente ha poi la possibilità di:

  1. selezionare il DDT per intero. Per farlo basterà selezionare il flag presente all'inizio della riga.
  2. selezionare solo alcuni degli articoli proposti. Per farlo basterà selezionare il flag presente all'inizio della riga articolo.
  3. selezionare solo alcuni articoli ma solo per una determinata quantità. In questo caso dovrà andare a modificare la quantità da evadere.

Per completare la procedura bisognerà poi cliccare sul pulsante Trasferimento, che andrà a riprendere tutti i dati presenti nel ddt e li riporterà nella fattura.

Pulsanti specifici​

Ricerca: permette di cercare i documenti.
Trasferimento: permette di trasferire i dati del documento selezionato all'interno della nuova fattura.
Evasione forzata dell'ordine: permette l'evasione forzata dell DDT.
Evasione ordini: permette l'evasione del DDT.
Espandi: permette di espandere l'intero albero deI DDT nella griglia sottostante, per visualizzare gli articoli contenuti in essi.
Comprimi: permette di comprimere la visualizzazione delle righe articolo, e di far visualizzare solamente le righe DDT.
Seleziona tutti: permette di selezionare tutti gli articoli dalla lista.
Deseleziona tutti: permette di deselezionare tutti gli articoli dalla lista.

Evasione da ordini clienti​

Nella testata della fattura, premendo il pulsante Evasione da ordini clienti si aprirà la form dove è possibile filtrare gli ordini relativi al cliente del documento.

Tramite questa procedura è possibile creare una fattura di vendita dall'evasione del relativo ordine cliente. E' quindi possibile inserire gli articoli all'interno della fattura, evadendo totalmente o parzialmente un intero ordine o una riga.

Per poter utilizzare questa procedura vi sono delle condizioni iniziali che devono essere rispettate:

  •  i/il cliente degli ordini deve essere lo stesso della fattura;
  •  l'ordine che si vuole evadere deve avere impostato il flag Stampato e la Data conferma ordine;
  •  i tipi documento devono essere compatibili: nella tabella dei Tipi ordini il tipo ordine che si vuole evadere deve avere impostato il tipo fattura corrispondente, mentre nella tabella dei Tipi fatture deve essere presente il flag su Ordine (che indica che la fattura deriva da un ordine);

Si dovrà poi andare ad impostare nella testata della nuovo DDT, il Tipo DDT che si vuole creare (che deve corrispondere a quello impostato nella tabella dei Tipi ordini) e il Cliente. Una volta inseriti questi dati, bisognerà cliccare sul pulsante Evasione ordini per aprire la form di evasione.

Procedimento​

I filtri per cliente e divisa verranno riportati in automatico in base al cliente selezionato nella fattura.

Una volta impostati tutti i Filtri desiderati, cliccando sul pulsante di Ricerca verrà visualizzata nella griglia una riga per ciascun ordine stampato, confermato e non evaso oppure evaso parzialmente.

Nota

La procedura riprende tutti i dati presenti nell'ordine e come conseguenza saranno applicate le condizioni di acquisto presenti nell'ordine, anche se queste attualmente sono cambiate(es: aggiornamento listini).

Nota

Le righe di tipo Nota saranno sempre visibili, anche se già evase, fino a quando tutte le righe delle altre tipologie saranno evase.

Nella griglia di risultati, l'utente ha poi la possibilità di:

  1. selezionare l'ordine per intero. Per farlo basterà selezionare il flag presente all'inizio della riga ordine.
  2. selezionare solo alcuni degli articoli proposti. Per farlo basterà selezionare il flag presente all'inizio della riga articolo.
  3. selezionare solo alcuni articoli ma solo per una determinata quantità. In questo caso dovrà andare a modificare la quantità da evadere.

Per completare la procedura bisognerà poi cliccare sul pulsante Trasferimento, che andrà a riprendere tutti i dati presenti nell'ordine e li riporterà nella fattura.

Pulsanti specifici​

Ricerca: permette di cercare gli ordini.
Trasferimento: permette di trasferire i dati dell'ordine selezionato all'interno della nuova fattura.
Evasione forzata dell'ordine: permette l'evasione forzata dell'ordine.
Evasione ordini: permette l'evasione dell'ordine.
Espandi: permette di espandere l'intero albero degli ordini nella griglia sottostante, per visualizzare gli articoli contenuti in essi.
Comprimi: permette di comprimere la visualizzazione delle righe articolo, e di far visualizzare solamente le righe ordine.
Seleziona tutti: permette di selezionare tutti gli articoli dalla lista.
Deseleziona tutti: permette di deselezionare tutti gli articoli dalla lista.

Scarico automatico​

Un'altra procedura presente in testata è lo scarico automatico da magazzino. Il pulsante si abilita se il documento è Stampato e se la fattura non è collegata ad un DDT già scaricato.
Ricordiamo che se nei Parametri fattura è abilitato lo scarico automatico, questa procedura verrà avviata in automatico una volta Stampato il documento.
Una volta avviata la procedura, Fluentis controlla la presenza di magazzino e causale nelle righe fattura e l'eventuale presenza di lotti e serial number se richiesti; nel caso la procedura non vada a buon fine viene avvisato l'utente con un errore.
Se la procedura va a buon fine, viene creata la Registrazione di magazzino che movimenta gli articoli del documento e viene inserito il flag Scaricato nella testata.

3. Articoli​

In questo tab vengono inseriti tutti gli articoli con i relativi dati.

Per tutto quanto non dettagliato in questo documento sul funzionamento comune delle form fare riferimento al seguente link Funzionalità, pulsanti e campi comuni.

I dati si inseriscono manualmente, con l'ausilio dell'help di campo oppure possono essere proposti dalle procedure collegate.

Per inserire un Nuovo articolo nella griglia basterà posizionarsi sulla riga per compilare i vari dati oppure utilizzare il pulsante Nuovo presente nella ribbon bar. Le colonne disponibili sono le seguenti:

  • Numero riga: questo campo si compilerà automaticamente e progressivamente all'inserimento dei dati nella riga.
  • Tipo riga: offre la possibilità di selezionare, dalla combo-box, articoli con caratteristiche diverse:
  • Articolo codificato: sono gli articoli codificati in anagrafica e possono essere contabilizzati in contabilità analitica e registrati in magazzino.
  • Articolo non-codificato: sono articoli descrittivi che possono essere contabilizzati in contabilità analitica ma non possono essere movimentati a magazzino.
  • Articolo spese: sono articoli codificati o non-codificati e vengono riassunti in modo distinto nei riepiloghi dei documenti, se l'articolo spesa è codificato e di interesse fiscale verrà movimentato in magazzino, se è non codificato oppure non di interesse fiscale non verranno movimentati a magazzino.
  • Articolo note: sono note descrittive riportate nella stampa del documento; non incidono sulla contabilità e sul magazzino.
  • Articolo omaggio: l'articolo omaggio viene gestito come un articolo codificato o non codificato ai fini fiscali e di magazzino, ma essendo un omaggio viene conteggiato separatamente nei riepiloghi del documento e in base al flag Rivalsa iva viene calcolato l'importo dell'iva dell'omaggio a carico del soggetto oppure no.
  • Fattura d'acconto: la riga articolo acconto viene utilizzata per creare delle fatture di acconto.
  • Storno fattura d'acconto: la riga articolo storno acconto chiude la riga articolo acconto e gli acconti possono essere selezionati tramite un help acconti. Questi dati possono essere inseriti automaticamente quando si inserisce direttamente la classe o la matricola perché il tipo riga 'articolo codificato' viene selezionato in automatico.
NOTA

Se si parte direttamente con l'inserimento dell'articolo, la sua classe, il codice e il tipo riga - Articolo codificato vengono inseriti automaticamente.

  • Barcode: se nei Parametri fattura è stata abilitata la gestione dei Barcode, comparirà la colonna Barcode dove selezionare il dato per l'articolo tra i Barcode inseriti in Anagrafica articolo > Barcode.
  • Classe/Codice/Descrizione articolo: si possono inserire manualmente oppure con l'ausilio dell'help di campo il quale proporrà tutti i dati relativi inseriti nell'Anagrafica articolo. Dopo l'inserimento dell'articolo, la sua Descrizione sarà ripresa automaticamente dall'anagrafica. Se l'articolo ha Varianti, sarà possibile selezionare la variante desiderata dal tab Dati articolo.
  • Articolo cliente: se nei Parametri fattura è stata abilitata la gestione degli Articolo cliente, comparirà la colonna Articolo cliente, con il codice articolo valido per il cliente intestatario del documento e inserito in Anagrafica articolo > Clienti.
  • Unità di misura: viene proposta l'unità di misura principale dell'articolo, ma nel caso in cui nell'anagrafica articolo siano codificate unità di misura alternative l'utente ha la possibilità di sceglierne un'altra.
  • Quantità: rappresenta la quantità dell'U.M. principale e di default ha il valore 1; può essere modificata manualmente oppure può essere ripresa dal documento considerato per l'evasione.
  • Prezzo: il prezzo viene proposto dal listino inserito nell'anagrafica contatto; il listino di riferimento per l'articolo stesso è visualizzato nel tab Sconti/Listini; lo stesso documento potrebbe contenere articoli con prezzi presi da listini diversi, se nell'anagrafica soggetto sono associati più listini in cascata (vedi Anagrafica contatti). Attraverso il doppio click nel campo Listini (tab Sconti/Listini) l'utente ha la possibilità di selezionare un listino diverso da quello di default, dal quale sarà ripreso il prezzo dell'articolo inserito.
note

In assenza del listino, il dato proposto è il prezzo di vendita ripreso dall'Anagrafica articolo > tab Costi oppure verrà recuperato in base alle impostazioni dei parametri del documento. In assenza anche di questo dato, verrà riportato il prezzo 0.

  • Imponibile: in questo campo viene riportato il Prezzo unitario, moltiplicato per la quantità articolo, al netto degli sconti.

  • Sconti articolo: viene riportata la somma degli sconti previsti per l'articolo.

  • Sconti finali articolo: viene riportata la somma degli sconti finali inseriti articolo inseriti nei Riepiloghi del documento.

  • IVA: è prioritario il dato inserito nel campo IVA dell'Anagrafica contatto. Se questo non è presente, viene proposto il valore presente nell'Anagrafica articolo, ma l'utente ha la possibilità di inserire un'altro dato. È un campo obbligatorio.
  • Fatturato vendite: viene proposto il dato inserito nell'Anagrafica articoli > tab Generalità. Se questo non è presente, non viene proposto nessun dato ma al momento della contabilizzazione della fattura, sarà considerato il valore inserito nel campo Costo/Ricavo di contropartita predefinito dell'Anagrafica cliente > Dati contabili > tab Amministrativa oppure sarà generato un messaggio di errore. Se questo non è presente, non viene proposto nessun dato ma al momento della contabilizzazione della fattura, sarà considerato il valore inserito nel campo Costo/Ricavo di contropartita predefinito dell'Anagrafica cliente > Dati contabili > tab Amministrativa oppure sarà generato un messaggio di errore.

Pulsanti specifici​

Ricalcolo Conai: se il Conai è abilitato per il documento, è possibile ricalcolare i valori con questo bottone dopo eventuali modifiche.

Aggiorna i dati Conai nell'anagrafica articolo: se nel tab Materiali Conai per l'articolo vengono modificati Unità di misura e/o Peso, è possibile trasferire questi valori nella sezione Conai dell'anagrafica articolo.

Gestione imballi: permette l'apertura della gestione degli imballi a rendere usati nel documento di acquisti. Il pulsante diventa attivo se il documento è salvato, ma non caricato. Cliccando su questo pulsante si apre la form corrispondente dove: inserire la quantità, selezionare la riga ed eseguire il trasferimento dell'imballo selezionato nelle righe articolo cliccando sul pulsante Execute. In questa form vengono riportati gli articoli che sono stati inseriti con natura Imballo e che sono presenti nella tabella degli Imballi a rendere.

Aggiornamento listini: cliccando sulla tendina accanto al pulsante si accede a due procedure. La prima procedura è Aggiorna il listino corrente, che permette di allineare il prezzo dell'articolo internamente al Listino, a seguito di una eventuale variazione di prezzo direttamente nella riga articolo. Invece con la seconda procedura, Crea nuovo listino con nuova validità, è possibile creare un nuovo listino personalizzato per il cliente intestatario del documento; verranno richiesti, in un pop-up, le date di inizio e fine validità del nuovo listino.

Mostra/Nascondi dettagli: cliccando questo bottone si rendono o meno visibili le tab interne agli Articoli.

Gestione acconti: Fluentis permette di gestire le fatture di acconto e il relativo storno, procedure apribili cliccando questo pulsante.

  • Creazione fattura di acconto Le fatture di acconto possono avere un Tipo documento dedicato o meno, in quanto la gestione degli acconti non avviene a livello di tabella, ma di articoli. La gestione degli acconti prevede quindi la creazione di una normale fattura di vendita, per la quale sono richiesti un Tipo, un Cliente, ecc. Dopo la compilazione dei dati di Testata, è possibile passare alla tab Articoli. Nella griglia articoli, inserire un Tipo riga 6 Fattura d'acconto, una Descrizione libera, il Prezzo, l'IVA, un Fatturato (che dovrebbe avere come conto Anticipi clienti), ed eventuali altri dati. E' quindi la riga di questa tipologia a determinare l'ammontare dell'acconto. Una volta completata la fattura, è possibile stamparla. A questo punto la fattura d'acconto risulta confermata. Al momento della creazione di altri documenti per questo cliente, Fluentis mi avviserà dell'esistenza di una fattura di acconto.
  • Storno fattura di acconto Per stornare una fattura di acconto è necessario creare una nuova fattura di vendita intestata allo stesso cliente. Nel tab Articoli, se il cliente ha almeno una fattura di acconto, sarà attivo il bottone della ribbon bar Gestione acconti. Cliccandolo verrà aperta l'omonima procedura.
    Nel tab Storno acconti è possibile selezionare gli acconti da stornare; dopo la selezione, con il bottone Crea storno verrà creato lo storno, il quale sarà riportato nella griglia in basso. Alla chiusura della maschera verrà chiesto se inserire il nuovo valore di storno in fattura. In caso di conferma, sarà possibile consultare la riga storno nel tab Articoli della fattura, che riporterà i dati della fattura di acconto precedentemente creata.

Sono poi presenti alcune tab che analizziamo di seguito.

3.1 Sconti/Listini​

In questa tab sono consultabili listino e sconti associati alla riga articolo.

Nella sezione Listino viene proposto il listino dal quale è stato ripreso l'articolo, con la data inizio/fine validità.
Nel Tipo scaglione viene proposto lo scaglione di default che il cliente ha in anagrafica associato per questo listino; nel caso non sia presente nessuno scaglione di default, è possibile selezionare manualmente uno scaglione di sconto da utilizzare; ricordiamo che i listini possono aver associati diversi scaglioni di sconto per uno stesso articolo (sconti per quantità, sconti generali, ecc.).

Il flag Prezzo manuale non attivo significa che listino, prezzo, sconti della riga sono tutti calcolati automaticamente; se l'utente cambia uno di questi si attiva il flag.

Nella griglia Sconti vengono proposti tutti gli sconti associati all'articolo, ognuno con la propria base di calcolo e di assegnazione. Gli sconti possono essere ripresi: dall'anagrafica cliente, dalla soluzione di pagamento assegnata al documento, dal listino dall'associazione listino-cliente. Tutti i dati proposti sono modificabili.

Pulsante specifico

Cancella sconto: permette di cancellare lo sconto associato all'articolo selezionato nella griglia soprastante.

3.2 Dati articolo​

  • Variante: contiene l'eventuale variante dell'articolo;
  • UM alternativa: in questi campi verrà visualizzata l'unità di misura alternativa nel caso in cui nell'anagrafica articolo questo dato sia presente nel tab UM alternativa (viene preso quello che ha il flag di Default impostato) e se nei parametri del documento sono stati attivati i flag: Gestisci doppia unità di misura* e Proposta automatica UM alternativa.
  • Quantità alternativa: viene proposto il valore relativo all' U.M. alternativa, calcolato moltiplicando o dividendo la quantità gestionale (relativa all' U.M. principale) con il fattore di conversione impostato nell'Anagrafica articolo > tab UM alternativa.
  • Prezzo Unità di misura alternativa: questo flag indica di considerare la quantità alternativa per l'articolo; l'importo di riga, quindi, sarà calcolato come prezzo per quantità alternativa.

  • Magazzino, causale e ubicazione: vengono proposti il magazzino e la causale di riferimento che compariranno in automatico al momento dello scarico degli articoli relativi dal magazzino. I dati sono ripresi dalla tabella Tipi fatture;

  • Articolo: riporta l'articolo selezionato;

  • Progetto: è il progetto associato al documento oppure può essere assegnato con l'ausilio del help di campo;

  • Rivalsa IVA: se settato l'iva dell'omaggio viene considerata per il totale fattura;

  • Dettaglio dichiarazioni: contiene eventuale dichiarazione d'intento del cliente;

  • Riferimento ordine: fa riferimento all'ordine dal quale è stata creata la fattura;

  • Marca: rappresenta la marca dell'articolo, ripresa dalla sua anagrafica oppure dal listino dell'articolo;

  • Note: offre la possibilità di inserire note per ogni articolo;

3.3 Agenti​

  • Agente: l'agente collegato con la relativa provvigione per l'articolo selezionato; il dato corrisponde a quello presente in Testata > tab Agenti. La percentuale può essere cambiata.

Pulsante specifico

Cancella agenti: permette di cancellare l' agente associato ad un articolo.

3.4 Lotti e Serial number​

Nelle due griglie possono essere inseriti i lotti e i numeri seriali che devono essere scaricati dal magazzino e che sono collegati all'articolo nell'Anagrafica articolo > tab [Lotti e Serial Number](/docs/erp-home/registers/items/create-new-items/item-registry/lots-and-serial-number) oppure possono essere inserite manualmente.

Questa operazione è condizionata dalla presenza dei lotti e dei numeri seriali nel magazzino.

Se l'articolo non prevede la gestione dei Lotti/Numeri seriali, questo tab sarà disabilitato.

Pulsanti specifici​

  • Cancella lotto: permette di cancellare la riga lotto selezionata.
  • Cancella serial number: permette di cancellare la riga serial number selezionata.

3.5 Analitica​

Può contenere informazioni sui centri di costo/profitto sui quali sono distribuiti i valori degli articoli.

Questi dati possono essere inseriti manualmente oppure automaticamente (nel caso in cui i centri di costo/profitto siano stati inseriti precedentemente nell'anagrafica contatto, anagrafica articolo oppure nel piano dei conti).

3.6 Extra data​

Viene riportata la lista degli Extra data collegati all'articolo, con la possibilità di aggiungere nuovi extra data utili solo per il documento in oggetto. Il flag Da stampare permette di scegliere quali extra data stampare.

3.7 Documenti allegati​

Viene visualizzato il dettaglio di un eventuale Documento allegato (nome, tipo di documento, eventuali note, ns/vs riferimento). Per le istruzioni relative a come allegare un documento si rimanda all'articolo Allega documenti.

3.8 Sezione valori​

La sezione in basso, a destra, presenta il riassunto dei costi che concorrono alla formazione del prezzo finale di ciascun articolo selezionato nella griglia degli articoli. I campi presenti sono:

  • Prezzo unitario: il valore del campo Prezzo;
  • Quantità: il valore del campo Quantità o Quantità alternativa, a seconda del flag Prezzo unità di misura alternativa;
  • Importo di riga: Prezzo articolo * Quantità articolo;
  • Totale sconti: la somma degli sconti dell'articolo, inclusi anche gli sconti finali;
  • Imponibile: Importo lordo - Sconti;
  • Imposta: Imponibile * aliquota IVA dell'articolo;
  • Totale: Imponibile + Imposta.

4. Riepiloghi​

Nelle diverse sezioni di questo tab sono presentate le informazioni principali dell'intero documento e alcuni pulsanti specifici.

4.1 IVA/Scadenze​

Riepiloghi IVA​

Viene proposto il riepilogo IVA del documento, per ogni codice IVA.

Riepilogo scadenze​

Rappresenta il riepilogo delle scadenze del documento, per ogni tipo e soluzione di pagamento.

  • Numero: valore progressivo della riga.
  • Pagamento: rappresenta il codice alfanumerico del Tipo pagamento ripreso dalla Testata del documento > tab Pagamenti.
  • Importo: Importo della scadenza calcolato. Può essere forzato manualmente, nel qual caso si attiva automaticamente il successivo flag Modifica manuale. (Scattano in automatico dei controlli e avvisi sulla quadratura tra i valori delle scadenze e il totale fattura)
  • Data scadenza: Data della scadenza calcolata. Può essere forzata manualmente, nel qual caso si attiva automaticamente il successivo flag Modifica manuale.
  • Spese di incasso: Campo in cui riportate le spese di incasso calcolate.
  • IVA: da applicare alle spese di incasso (può essere impostata anche manualmente)
  • Causale pagamento: è possibile inserire direttamente in fattura una causale contabile che da luogo ad una scrittura automatica di incasso / pagamento. NB prestare attenzione al template della causale perchè utilizzerà i conti presenti anche senza sottoconto, motivo per il quale è presente il campo seguente.
  • Conto sottoconto cliente / fornitore conto che usa per incassare/pagare (cassa o banca ad esempio) la scadenza andando a sovrascrivere il conto presente nella causale contabile di pagamento (o incasso)
  • N. ricevuta: Un eventuale numero della ricevuta per i soldi ricevuti
  • Singolo: attiva la contabilizzazione della chiusura scadenze nella scrittura automatizzata
  • Tipo sconto: Tipo di sconto finanziario
  • Valore sconto: Valore dello sconto finanziario su incasso
  • Dettaglio dichiarazioni: È il riferimento alla dichiarazione di intento. L’iva applicata alle spese incasso potrebbe essere sempre un’iva plafond, quindi è necessario poter inserire anche qui la dich. di intento collegata (come per le righe articolo e le righe spese)

FATTURE D'ACQUISTO:

  • Segno: solo le scadenze che hanno questo flag vengono poi gestite in pagamento con causale e conto impostato
  • Modelli riferimento pagamento: Modello di creazione del codice di pagamento. In alcune localizzazioni estere ogni scadenza in fattura prevede un codice attribuito da chi fattura: questo codice è strutturato secondo alcuni modelli specifici (tabella MB_PaymentReferenceModels), in modo da poter costruire il codice con un algoritmo.
  • Codici modelli pagamento: Questo è il codice (strutturato come da modello precedente) da riportare nella partita e quindi poi nei pagamenti che si inviano alla banca, in modo che questa comunichi al beneficiario qual è la scadenza che è stata pagata (e così automatizzare l’import dai movimenti bancari con chiusura partita). Da qui viene compilato dentro la partita e nel file Sepa.
  • Data limite pag anticipato Questo è un campo previsto nel tracciato fatture Sdi, la data limite per poter applicare lo sconto finanziario.

Generalmente le scadenze si ricalcolano se viene modificato il pagamento in testata del documento. Le casistiche nelle quali non vengono aggiornate le scadenze, se modifico il pagamento in testata, sono le seguenti:

  • Quando la fattura ha il link SDI ed ha stato diverso da NotExamined, Controlled, Canceled, Excluded
  • Quando c’è almeno una scadenza con il flag ‘Modifica manuale’ attivo
  • Quando la fattura ha il collegamento con uno o più Effetti oppure è collegata con una riga FSAdvanceInvoiceMaturity
  • Quando c’è lo sconto nella scadenza che però non proviene dal pagamento
  • Quando la somma dell’Importo nella griglia Pagamenti è maggiore dell’Imponibile della fattura
  • Oppure se le fatture sono state modificate fuori da Fluentis

In questi casi è necessario cliccare il bottone della barra degli strumenti 'Ricalcola e raggruppa scadenze'.

4.2 Agenti/Sconti/Spese​

Sconti finali articoli​

Gli sconti finali applicati a livello di singolo articolo vengono distribuiti (o "spalmati") su ciascuna riga articolo del documento. Questo significa che l'importo dello sconto è suddiviso proporzionalmente tra tutti gli articoli presenti nel documento, e lo sconto relativo sarà visibile nel tab Articoli per ogni singola riga.

  • Tipo/Descrizione sconto: permette di scegliere le tipologie di sconto (predefiniti in Tipi sconti), attribuendo alla tipologia la priorità di applicazione dello sconto e se lo sconto viene calcolato sull'imponibile o in cascata rispetto agli sconti precedentemente applicati.
  • Priorità: rappresenta la priorità di applicazione dello sconto; l'ordinamento da applicare avviene in modo crescente.
  • Cascata/Imponibile: per definire se il calcolo dello sconto usa come imponibile il (prezzo * quantità) - (sconti già calcolati) oppure (prezzo * quantità).
  • Valore: valore numerico dello sconto finale da applicare.

Spese/Sconti​

Sono proposte le spese inserite nell'anagrafica contatto, nel tab Spese/Sconti. In questa griglia eventuali spese devono essere inserite in positivo, eventuali sconti in negativo.

Questi elementi vengono applicati alla totalità del documento e non sono distribuiti tra le righe degli articoli. Possono includere costi aggiuntivi, sconti globali, o maggiorazioni applicate all'intero documento. Se impostati nell'anagrafica articolo, vengono automaticamente proposti al momento della creazione del documento.

  • Tipo/Descrizione: permette di scegliere le tipologie di spesa (predefiniti nella tabella Tipi spese), attribuendo alla tipologia la percentuale di spesa da applicare.
  • Importo spesa: indica il valore della spesa espresso nella divisa del documento.
  • IVA: indica l'aliquota IVA da applicare alle spese inserite.
  • Percentuale/Valore: indica se calcolare le spese con una percentuale oppure con un valore monetario predefinito. Selezionando valore l'importo della spesa va inserito sotto la voce omonima.
  • Percentuale: valore numerico della percentuale di spesa.

Altri campi ​

Note finali: è un campo libero che può essere compilato dall'utente con l'ausilio del 'Help note codificate'.

4.3 Totali documento​

  • Importo lordo articoli: rappresenta la somma dei valori di tutti gli articoli.

  • Acconto: rappresenta il valore dell'eventuale acconto ricevuto per il documento.

  • Importo omaggio: rappresenta l'importo degli articoli di tipo omaggio inseriti nel tab Articoli.

  • Totale sconti applicati: rappresenta il valore totale degli sconti applicati sugli articoli, escludendo gli sconti finali.

  • Importo netto articoli: Importo lordo articoli – Totale sconti applicati.

  • Sconti finali articoli: rappresenta il valore degli sconti finali espressi in percentuale sull'importo lordo degli articoli.

  • Importo netto sconti finali: Importo netto articoli - Totale sconti finali.

  • Totale articoli spese: rappresenta il valore delle spese inserite nel tab precedente come articoli di Tipo spese.

  • Spese di incasso: rappresenta la somma delle spese di incasso inserite nella griglia delle Spese.

  • Spese bollo: rappresenta la somma delle spese di bollo inserite nella griglia delle Spese.

  • Totale spese/sconti/maggiorazioni: rappresenta il valore totale delle spese inserite nella griglia Spese.

  • Imponibile: Importo netto articoli – Sconti finali + Totale articoli spese + Totale spese/sconti/maggiorazioni.

  • Imposta: rappresenta la somma dei valori contenuti nei riepiloghi IVA.

  • Totale: Imponibile + IVA.

  • Sconto totale percentuale: è possibile inserire un ulteriore sconto finale in percentuale; inserendo questo campo si popola automaticamente anche il successivo.

  • Sconto totale valore: è possibile inserire uno sconto finale in valore.

  • Arrotondamento: è presente un ulteriore campo per arrotondare in eccesso il documento.

  • Totale a pagare: viene infine riportato il totale definitivo ottenuto.

5. Trasporto​

Se la fattura è accompagnatoria è necessaro compilare il tab Trasporto.
I dati presenti sono:

  • Destinatario: viene proposto il destinatario di default inserito in anagrafica cliente; se non presente, viene preso l'indirizzo del cliente.
  • Destinazione: viene proposta la destinazione di default del destinatario, see inserita in anagrafica cliente.
  • Numero Tracking: campo libero.
  • Volume: viene proposto il volume cumulativo, risultato dalla somma dei volumi degli articoli (il valore viene ripreso dall'Anagrafica articolo > tab Pesi/Dimensioni), quando l'unità di misura del volume degli articoli corrisponde a quella inserita nei parametri della fattura.
  • Peso netto: viene proposto il peso netto cumulativo, risultato dalla somma dei pesi degli articoli (il valore viene ripreso dall'Anagrafica articolo > tab Pesi/Dimensioni), quando l'unità di misura del peso degli articoli corrisponde a quello inserito nei parametri della fattura.
  • Peso lordo: viene proposto il peso lordo cumulativo, risultato dalla somma dei pesi degli articoli (il valore viene ripreso dall'Anagrafica articolo > tab Pesi/Dimensioni), quando l'unità di misura del peso degli articoli corrisponde a quella inserita nei parametri della fattura.
  • Aspetto esteriore dei beni: combo box che rimanda all'omonima tabella.
  • Colli: viene proposto il numero dei colli, sulla base dei dati inseriti nell'Anagrafica articolo > tab Pesi/Dimensioni, nei campi Articoli presenti in un collo oppure Colli per formare l'articolo. Sono presi in considerazione solo gli articoli che hanno questo campo compilato.
  • Valori modificati manualmente: con questo flag rendiamo possibile la modifica dei campi Volume, Peso netto, Peso lordo e Colli, che altrimenti riportano i dati da anagrafica articolo senza possibilità di modifica.
  • Trasporto: è necessario selezionare la figura che si occuperà del trasporto, mettendo il flag in Mittente, Destinatario o Vettore; in base alla selezione, la sezione sottostante cambierà; se il trasporto è a carico del Mittente sarà possibile inserire Targa automezzo, Rimorchio, Data e Ora di Inizio trasporto; se è a carico del Destinatario sarà possibile inserire Targa automezzo, Rimorchio, Data e Ora di Inizio trasporto; se è a carico del Vettore invece i campi disponibili saranno Anagrafica contabile del Vettore, Targa, Rimorchio, Data e Ora trasporto, eventuale Committente, Caricatore, Proprietario, Luogo carico.

6. Documenti collegati​

In questa tab è possibile consultare i documenti allegati. Per allegare i documenti è possibile procedere in due modi:

  • utilizzando il pulsante della barra degli strumenti Documenti si può scegliere se allegare un documento già codificato in Fluentis o se creare un nuovo Documento da allegare.
  • utilizzando direttamente nella griglia il tasto destro e selezionando Allega file si va in creazione di un nuovo Documento da allegare.