Ova značajka omogućuje unos novog zahtjeva za kupnju koji će zatim trebati biti odobren pomoću gumba Autorizacija Zahtjeva nabave.

Novi zahtjev za nabavu

Obrazac se otvara putem izbornika Nabava > Zahtjevi za nabavu > Novi zahtjev ili iz pregleda zahtjeva za nabavu korištenjem funkcije Novo.

Kako kreirati zahtjev za nabavu

Osnovni koraci

1. Odabrati vrstu zahtjeva za nabavu. Datum, godina i broj dokumenta automatski će se predložiti prema definiranoj numeraciji.

2. Dodati artikle. Dvostrukim klikom na polje Šifra artikla otvara se pregled artikala iz kojeg je moguće odabrati postojeći artikl. Ostali podaci na stavci, poput jedinice mjere, količine i cijene, automatski se popunjavaju, ali ih je moguće izmijeniti.

   Alternativno, moguće je odabrati vrstu retka Artikl bez klase i ručno unijeti podatke.

3. Po potrebi unesite dodatne informacije u kartici Podaci artikla.

4. Nakon unosa svih stavki kliknite na gumb Odobri zahtjev za nabavu kako bi dokument postao dostupan za daljnje procese nabave.

1. Zaglavlje dokumenta

Obavezna polja za unos zahtjeva za nabavu su:

• Vrsta – definira se u izborniku Konfiguracija > Šifarnici > Vrste zahtjeva za nabavu. Ovisno o odabranoj vrsti mogu biti aktivirane dodatne funkcionalnosti, primjerice provjera raspoloživosti zaliha.

• Datum / Godina – prema zadanim postavkama predlaže se trenutačni datum, ali ga je moguće ručno izmijeniti.

• Broj dokumenta – automatski se generira prema numeraciji povezanoj s odabranom vrstom zahtjeva.

Drugi podaci

• Povijesni – ako je opcija uključena, zahtjev više neće biti dostupan u proceduri Automatsko kreiranje narudžbi.

• Napomene – omogućuje unos internih napomena vidljivih na razini cijelog zahtjeva.

• Zahtijevani status – informativno polje koje prikazuje status realizacije zahtjeva na temelju statusa pojedinih stavki.

  Zahtjev se smatra:

  • Izvršenim kada su sve stavke prenesene u narudžbe dobavljača.
  • Djelomično izvršenim kada je samo dio stavki prenesen u narudžbe dobavljača.

2. Artikli

U tablici stavki dostupni su sljedeći podaci:

• Tip – omogućuje odabir različitih vrsta stavki:

  • Artikl s klasom – artikl definiran u šifarniku artikala koji se može knjižiti u analitičkom računovodstvu i evidentirati na skladištu.

  • Artikl bez klase – opisna stavka koja se može knjižiti u analitičkom računovodstvu, ali se ne vodi kroz skladišno poslovanje.

  • Artikl - Bilješke – tekstualna stavka koja se ispisuje na dokumentu i nema utjecaja na računovodstvo niti na stanje skladišta.

• Klasa / Artikl / Naziv artikla – podatke je moguće unijeti ručno ili odabrati korištenjem pomoći za unos artikala. Nakon odabira artikla sustav automatski preuzima klasu, naziv i ostale podatke iz kartice artikla. Ako artikl koristi varijante, moguće je odabrati željenu varijantu u kartici Podaci artikla.

• Jedinica mjere – sustav predlaže osnovnu jedinicu mjere artikla. Ako su na artiklu definirane alternativne jedinice mjere, korisnik može odabrati drugu jedinicu.

• Količina – količina izražena u osnovnoj jedinici mjere artikla.

• Cijena – cijena se automatski predlaže iz zadanog cjenika preferiranog dobavljača artikla. Cjenik koji je korišten za određivanje cijene prikazan je u kartici Popusti/Cjenici.

  Unutar istog zahtjeva moguće je imati artikle čije su cijene preuzete iz različitih cjenika. Dvostrukim klikom na polje Cjenici korisnik može odabrati drugi cjenik iz kojeg će se preuzeti cijena artikla.

  Ako za artikl nije pronađen odgovarajući cjenik, cijena se može:

  • preuzeti iz posljednje nabavne cijene artikla
  • postaviti na nulu

  Način određivanja cijene ovisi o postavkama u parametrima zahtjeva za nabavu.

• Prisilno izvršeno – omogućuje označavanje stavke za prisilnu realizaciju. U tom slučaju za tu stavku neće biti generirano skladišno zaprimanje.

• Status – prikazuje trenutačni status realizacije pojedine stavke zahtjeva.

• Datum zahtjeva – kod zahtjeva nastalih iz planiranja proizvodnje automatski se preuzima datum završetka planiranog nabavnog naloga. Vrijednost je moguće ručno izmijeniti.

• Datum pošiljke – kod zahtjeva nastalih iz planiranja proizvodnje automatski se preuzima FOB datum planiranog naloga ako je definiran. Vrijednost se može ručno promijeniti.

• Predviđeni datum dolaska – kod zahtjeva nastalih iz planiranja proizvodnje automatski se preuzima ETA datum planiranog naloga ako je definiran. Vrijednost se također može ručno izmijeniti.

Važno

Kod zahtjeva za nabavu generiranih iz planiranih naloga uvijek se prenosi količina korištenja iz planiranog naloga zajedno s pripadajućom jedinicom mjere.

Ako se jedinica mjere iz planiranog naloga razlikuje od osnovne jedinice mjere artikla, prilikom kreiranja narudžbe dobavljača koristit će se kao alternativna jedinica mjere, zajedno s pripadajućom količinom.

U tablici stavki zahtjeva prikazuje se osnovna jedinica mjere artikla, dok se količina automatski preračunava prema faktoru konverzije definiranom na kartici artikla.

U donjem dijelu obrasca prikazuju se ukupni iznosi zahtjeva za nabavu:

• Osnovica – ukupan iznos osnovice svih stavki zahtjeva za nabavu.

• PDV – ukupni iznos poreza izračunat na temelju poreznih stopa definiranih na pojedinim stavkama.

• Ukupno – ukupna vrijednost dokumenta, izračunata kao zbroj osnovice i PDV-a.

Posebni gumbi

• Autorizacija zahtjeva za nabavu – odobrava sve odabrane stavke zahtjeva. Nakon odobrenja dokument se smatra potvrđenim i može se koristiti u daljnjim procesima nabave.

• Generator zahtjeva za ponudom (RDO) – kreira zahtjev za ponudom za stavke definirane u kartici Generator RDO. Za više informacija pogledajte dokumentaciju o zahtjevima za ponudom.

• Poništi zahtjev za ponudom (Rollback RDO) – poništava i briše prethodno generirani zahtjev za ponudom.

2.1 Podaci artikla

Ova kartica sadrži dodatne informativne podatke o artiklu. Vrijednosti se automatski preuzimaju s kartice artikla ili od preferiranog dobavljača, ali ih je moguće promijeniti na razini pojedine stavke.

• Cjenik – prikazuje cjenik iz kojeg je preuzeta cijena artikla.

• Dobavljač – prikazuje preferiranog dobavljača definiranog na kartici artikla.

• PDV – porezna stopa povezana s artiklom.

• Marka – oznaka robne marke artikla preuzeta s kartice artikla ili iz cjenika.

• Valuta – zadana valuta definirana na kartici preferiranog dobavljača.

• Tečaj – datum i tečaj koji se koriste za izračun valuta.

• Varijanta – omogućuje odabir jedne od definiranih varijanti artikla. Ako za pojedine varijante postoje različite cijene ili popusti, oni će se automatski ažurirati nakon promjene varijante.

• Nalog – ako je zahtjev za nabavu nastao iz planiranja proizvodnje ili proizvodnog naloga, ovdje se prikazuje povezani dokument.

• Operater – korisnik koji je evidentirao zahtjev za nabavu.

• Projekt – omogućuje povezivanje stavke s projektom. Ako je zahtjev kreiran iz proizvodne komese povezane s projektom, projekt se automatski prenosi na stavku.

• Vrsta prometa nabave – zadana vrsta fakturiranja preuzeta s kartice artikla.

• Prioritet potražnje – prikazuje prioritet nabave definiran u proizvodnom nalogu ili drugom izvornom dokumentu.

• Napomene – napomene vezane uz pojedinu stavku artikla. Prenose se na sve dokumente nastale iz ovog zahtjeva.

• Datum izvršenja – nakon kreiranja narudžbe dobavljača iz zahtjeva za nabavu ovdje se upisuje datum realizacije stavke.

• Odobreno – oznaka koja pokazuje je li stavka odobrena. Može se postaviti ručno ili korištenjem funkcije Odobri zahtjev za nabavu.

• Datum odobrenja – datum kada je stavka zahtjeva odobrena.

• Po korisniku – korisnik koji je izvršio odobrenje zahtjeva za nabavu.

2.2 Analitika

Ova kartica sadrži podatke vezane uz analitičko računovodstvo.

Prikazuju se mjesta troška i profitni centri na koje se raspoređuju vrijednosti nabavljenih artikala.

Podatke je moguće:

• unijeti ručno
• automatski preuzeti iz kartice dobavljača
• automatski preuzeti iz kartice artikla
• automatski preuzeti iz kontnog plana

2.3 Dokumenti u privitku

U ovoj kartici prikazuju se podaci o dokumentima povezanim sa zahtjevom za nabavu, uključujući:

• naziv dokumenta
• vrstu dokumenta
• napomene
• internu i eksternu referencu

Za detaljne upute o dodavanju priloga pogledajte dokumentaciju za funkcionalnost Priloženi dokumenti.

2.4 Generator zahtjeva za ponudom (RDO)

U ovoj kartici prikazuju se preferirani dobavljači definirani na kartici odabranog artikla zajedno s pripadajućim cjenicima i cijenama.

Na temelju tih podataka moguće je odabrati najpovoljnijeg dobavljača za slanje zahtjeva za ponudom. Alternativno, dobavljača je moguće odabrati ili unijeti ručno.

Moguće je koristiti sljedeće vrste primatelja zahtjeva:

1. Dobavljač – odabir postojećeg dobavljača iz šifarnika. Odabirom ove opcije omogućuje se unos podataka u polje Naziv dobavljača.

2. Nomenklatura – odabir unaprijed definiranog naziva i poslovnog subjekta. Odabirom ove opcije omogućuje se unos podataka u polja Nomenklatura i Opis nomenklature.

3. Kontakt – odabir CRM kontakta kojem će biti poslan zahtjev za ponudom.

4. Novi dobavljač – omogućuje unos dobavljača koji još nije evidentiran u sustavu. Odabirom ove opcije omogućuje se unos podataka u polje Opis dobavljača.

Podaci dostupni u tablici

• Šifra / Naziv / Barkod artikla dobavljača – podaci kojima dobavljač identificira traženi artikl. Unos je opcionalan.

• Jedinica mjere – predlaže se jedinica mjere definirana za dobavljača na kartici artikla. Ako nije definirana, koristi se osnovna jedinica mjere artikla.

• Količina – predlaže se prema ekonomičnoj količini narudžbe definiranoj za dobavljača. Ako nije definirana, koristi se količina iz zahtjeva za nabavu.

• Cijena – preuzima se iz cjenika povezanog s preferiranim dobavljačem. Ako je cijena na zahtjevu za nabavu ručno promijenjena, moguće ju je dodatno izmijeniti i u Generatoru RDO-a.

  Cijena definirana u Generatoru RDO prenijet će se na generirani zahtjev za ponudom te će biti označena kao ručno unesena cijena.

• Procijenjeni datum dostave – datum do kojeg se očekuje isporuka robe.

• PDV – porezna stopa preuzeta iz kartice artikla. Vrijednost je moguće ručno izmijeniti.

• Alternativna jedinica mjere / Alternativna količina – omogućuje definiranje alternativne jedinice mjere i količine koje će biti prenesene na generirane dokumente.

• Cijena po alternativnoj jedinici mjere – cijena definirana za alternativnu jedinicu mjere. Sustav automatski množi cijenu s alternativnom količinom.

• Cjenik nabave – prikazuje cjenik iz kojeg je preuzeta cijena artikla.

• Suspendirano – oznaka se automatski uključuje nakon što je za stavku generiran zahtjev za ponudom.

Generiranje zahtjeva za ponudom

Ako je u kartici prisutna barem jedna stavka, aktivira se funkcija RDO generator na alatnoj traci.

Pokretanjem ove funkcije sustav generira zahtjev za ponudom za sve označene stavke.

Nakon kreiranja dokument se može pregledati izravno iz zahtjeva za nabavu korištenjem funkcije Otvori zahtjev za ponudom.

Poništavanje generiranja

Ako je potrebno poništiti generirani zahtjev za ponudom, koristi se funkcija Poništi zahtjev za ponudom (Rollback RDO) koja briše prethodno kreirani zahtjev za ponudom.