Bankovni računi

Modul bankovnih računa omogućuje provjeru i usklađivanje bankovnih kretanja u računovodstvu s izvodom računa (ili popisom kretanja) koji se može preuzeti kao elektronička datoteka s online bankarstva.

Modul je prisutan u području riznice i preuzima podatke iz računovodstva.

Uvoz izvoda

Ovaj obrazac omogućuje uvoz izvoda po bankovnom računu iz elektroničke datoteke koja se može preuzeti iz online bankarstva.

Napomena

Trenutno su podržane dvije vrste datoteka koje je moguće preuzeti s portala internetskog bankarstva:

• .txt
• .xml (noviji format koji omogućuje prijenos većeg broja informacija)

Prvo se mora u podnožju obrasca (na dnu) postaviti bankovni konto za koji se želi uvesti datoteka, a zatim pritiskom na tipku Novo otvara se forma za uvoz datoteke koja omogućuje definiranje mjesta na kojem je pohranjena datoteka za uvoz. Nakon uspješnog završetka operacije, pojavit će se novi red uvoza u prikazu: dvostrukim klikom na red ili korištenjem tipke Izmjeni mogu se vidjeti pojedinosti uvezenih podataka.

Tako uvezena kretanja moći će se koristiti u postupku usklađivanja i za nastavak automatskog stvaranja računovodstvenog unosa počevši od podataka u datoteci.

Obrazac za pretraživanje/popis uvezenih izvoda/kretanja

U glavnom obrascu gdje se pretražuju sve uvezene transakcije, moguće je pomoću odgovarajućih oznaka filtrirati samo transakcije koje treba uskladiti, samo one koje su usklađene ili oboje. U prikazu rezultata postoje dvije zastavice koje identificiraju je li kretanje već usklađeno s prethodno unesenim računovodstvenim unosima (Usklađenje) ili je uvezeno kretanje automatski generiralo računovodstveni unos (Usklađeni račun).

Nakon toga slijede daljnji podaci prijavljeni u pojedinostima uvezene datoteke, a najvažniji su datum, ukupna i djelomična stanja transakcija, predznak (dugovanje/potraživanje) i broj kretanja.

Pojedinosti o postupku kretanja i usklađivanja​

Unosom pojedinosti kretanja dvostrukim klikom ili gumbom Izmijeni, različita kretanja sadržana u datoteci prikazuju se u tablici rezultata s relativnim iznosom, predznakom i datumom valute banke. Također se bilježe podaci odgovarajućeg knjiženja prisutni ili generirani u Fluentisu. Na prvom mjestu je zastavica koja identificira je li kretanje već usklađeno ili nije.

Za pregled detaljnog opisa kretanja sadržanog u datoteci, koristi se gumb + lijevo od polja Usklađenje (na prvoj poziciji).

MOGUĆI POSTUPCI:

• Automatsko usklađivanje: pojavljuje se skočni prozor koji omogućuje da se odaberu kriteriji automatskog podudaranja podataka putem zastavica (na primjer, isti datum, isti iznos itd.) Pretraživanje i usklađivanje počinje gumbom Pokreni i može se poništiti gumbom Poništi. Transakcije će se automatski ažurirati postavljanjem oznake za usklađivanje, dok se one koje nisu pronađene, mogu uskladiti ručno ili ako stvarno nedostaju, nastaviti s njihovim automatskim stvaranjem.

• Ručno(manualno) usklađenje: pritiskom na tu tipku automatski se otvara obrazac Prikaži konta i filtri konta (koji odgovaraju odabranoj banci), a datumi se automatski popunjavaju kako bi odgovarali kretanju koje treba uskladiti. Prvo je potrebno pritisnuti tipku Prikaži konta i tražiti. Nakon što je identificiran odgovarajući pokret, odabere se redak i pritisne gumb Uskladiti (gore na traci izbornika). U ovom se koraku unos ručno usklađuje, a poveznice i oznake ažuriraju.

• Poništi usklađenje: omogućuje da se otkaže već provedeni postupak usklađivanja brisanjem poveznica prema računovodstvenoj evidenciji.

• Knjiži: pritiskom na gumb, za automatsko kreiranje računovodstvenog unosa, pojavljuje se skočni prozor u kojem se može odabrati željeni računovodstveni unos. Nastavkom se automatski otvara obrazac za računovodstveni unos u kojem se nalaze svi podaci koji se mogu otkriti iz uvezene datoteke i sve što preostaje je popuniti eventualne dodatne podatke (kao što su stavke koje se zatvaraju u slučaju naplate ili plaćanja itd.) i zatim spremiti knjigovodstveni unos.

DETALJ KNJIGOVODSTVENE PROCEDURE: AUTOMATSKO ZATVARANJE OTVORENIH STAVKI

Ovisno o banci koja izdaje elektroničke datoteke na raspolaganje, postoje više ili manje detaljne datoteke.

Logika prema kojoj Fluentis može automatski upravljati zatvaranjem otvorene stavke koja može biti prisutna u sustavu je sljedeća:

• Ako je polje Referenca vjerovnika depozita prisutna u uvezenoj elektroničkoj datoteci (vidljivo na Fluentisu otvaranjem pojedinosti redaka datoteke pomoću gumba + s lijeve strane) i referentni kod prisutan u polju pored, te stavke će se koristiti za traženje otvorenih stavki. Podaci moraju odgovarati polju Referentni broj prisutnom u podudaranju (onom uz polje Referentni model plaćanja).
• Ako prvi uvjet nije zadovoljen, postupak će pročitati polje IBAN računa u elektroničkoj datoteci (uvijek vidljivo otvaranjem pojedinosti redaka kako je objašnjeno u prethodnoj točki) i pretražit će postoji li računovodstveni račun kod Kupca / Podaci o dobavljaču koji pokazuju isti IBAN. Ovaj IBAN mora se nalaziti u polju IBAN u šifarniku u kartici Plaćanja, namijenjenom isključivo za bankovne podatke kupaca i dobavljača, Stoga se ne smije miješati s istim poljem koje se nalazi u gornjem prikazu pod nazivom Vrste plaćanja. Ako se IBAN podudara, tražit će se otvorena stavka za taj račun s istim iznosom, ako ih ima više s istim iznosom, uzet će se onaj s najstarijim rokom valjanosti.
• Ako nije pronađeno podudaranje koje odgovara prethodnim kriterijima, ali je još uvijek vidljiv račun kupca ili dobavljača s odgovarajućim IBAN-om, Fluentis će samo umetnuti redak u računovodstvo bez automatskog generiranja plaćanja.
• Ako se preko IBAN koda ne pronađe račun kupca/dobavljača, Fluentis će umetnuti samo redak koji se odnosi na banku u računovodstveni unos, a unos će ostati za popunjavanje retkom kupca/dobavljača.

PAŽNJA

Predložak knjiženja koji se koristi za automatsko generiranje zapisa o prikupljanju i plaćanju, kao što je gore opisano, mora se promijeniti u usporedbi s uobičajenim postavkama. Odnosno, mora se modificirati redak. Primjerice, onaj koji se odnosi na banku koji je obično povezan s vrstom Ukupni dokument / iznos registracije. Ova vrsta iznosa mora se mijenjati, na primjer, postavljanjem Iznosa podkonta, kao za liniju kupca/dobavljača.

Ako se to ne učini, postupak će dvaput umetnuti bankovnu liniju i zapis se neće automatski zbrajati.