Obračuni troškova resursa

Obračun troškova služi za unos i odobravanje troškova evidentiranih u dokumentima Intervencije i Prijave aktivnosti resursa.

Podržana su dva načina rada:

1 - Obračuni troškova generišu se grupno za sve resurse putem posebne procedure.

Dostupna je procedura u kojoj su prikazani svi troškovi svih resursa. Troškovi ističu eventualna odstupanja u odnosu na odobrene limite, a odgovorno lice vrši njihovu proveru i odobravanje. Po završetku provere kreira se sažetak za svaki pojedinačni resurs.

2 - Obračuni troškova obrađuju se pojedinačno, direktnim kreiranjem obračuna troškova za izabrani resurs.

Obračun troškova generiše se kao novi dokument. Nakon izbora željenog perioda i resursa automatski će se učitati svi troškovi koji odgovaraju zadatim kriterijumima.

Resurs može pregledati troškove, brisati ih, dodavati priloge i unositi nove troškove.

Zaglavlje

Za ispravan rad obavezno je popuniti sledeće podatke u zaglavlju:

Vrsta obračuna troškova: vrsta dokumenta obračuna troškova koja će se koristiti.

Obračunski period: označava period kojem troškovi pripadaju, a koji se po pravilu podudara sa mesecom obračunske liste plata u kojoj će troškovi biti obrađeni.

Od datuma / Do datuma: određuje raspon datuma koji se koristi za pretragu i uključivanje troškova prema datumu nastanka u različitim dokumentima. Ovaj raspon može biti različit od obračunskog perioda.

Resurs: resurs na kojeg glasi obračun troškova.

Status troška: opšti status zaglavlja obračuna troškova. Automatski se određuje prema statusima pojedinačnih redova (na primer, ako su svi redovi odobreni, odobreno će biti i zaglavlje. Ako su neki redovi odobreni, a neki nisu, status zaglavlja biće Delimično odobreno).

Godina: godina obračuna troškova.

Datum: datum obračuna troškova.

Broj: broj obračuna troškova.

Opis je neobavezno polje.

Opis: dodatni opis po potrebi.

Polja Vrsta obračuna troškova i Resurs (audit) automatski će biti predložena ako su konfigurisana u Parametrima za projekte > Parametri operatera.

Status zaglavlja obračuna troškova

Na osnovu statusa pojedinačnih redova automatski će biti postavljen status zaglavlja.
Prilikom čuvanja:

ako SVI redovi troškova imaju status:

• Uneto:
  tada će i status zaglavlja biti = Uneto
• Odobreno:
  tada će i status zaglavlja biti = Odobreno
• Nije autorizovano:
  tada će i status zaglavlja biti = Nije odobreno
• Delimično odobreno:
  tada će i status zaglavlja biti = Delimično odobreno
• Prinudno odobreno:
  tada će i status zaglavlja biti = Prinudno odobreno

Ako postoji samo jedan red troška sa statusom Uneto, status zaglavlja biće Uneto.
Ako svi redovi troškova imaju status Odobreno ili Prinudno odobreno, bez prisustva bilo kog drugog statusa, status zaglavlja biće Prinudno odobreno.
Ako redovi troškova imaju kombinaciju različitih statusa, zaglavlje će imati status Delimično odobreno.

Kartica Troškovi

Na ovoj kartici prikazan je detaljan spisak troškova koji su uneti u pojedinačne dokumente ili direktno u obračun troškova.

Vrsta troška: vrsta nastalog troška.

Datum troška: datum kada je trošak nastao.

Iznos: iznos nastalog troška.

Limit (Plafon): maksimalni dnevni iznos definisan u šifarniku resursa za određenu vrstu troška. Ako je limit = 0, to znači da ograničenje ne postoji.

Plafon potrošena kvota: ako postoje drugi obračuni troškova za isti resurs, istu vrstu troška i isti datum, raspoloživi limit smatra se delimično iskorišćenim (npr. dve intervencije istog dana za isti resurs i istu vrstu troška).

Prekoračeni iznos: deo iznosa koji premašuje limit. Izračunava se prema sledećoj formuli:
Prekoračenje = Limit – Iznos troška – Već iskorišćeni deo limita
U obzir se uzimaju samo negativne vrednosti, odnosno one koje premašuju limit.

Status troška: označava da li je trošak odobren / nije odobren / delimično odobren / prinudno odobren.

Datum provere: datum kada je trošak potvrđen.

Prilozi: označava da li postoje prilozi za trošak.

Način plaćanja: način plaćanja korišćen za nastali trošak.

Povraćaj iznosa: označava da li trošak treba da bude refundiran kroz obračunsku listu plata. Na primer, ako resurs koristi službenu kreditnu karticu, ova opcija će biti isključena.

Kumulativni trošak: označava da je trošak deo zbirnog troška (stoga resurs može biti različit od onog kojem će refundacija biti isplaćena).

Resurs: resurs za kojeg je trošak nastao.

Beleške: napomene unete za predmetni trošak.

Dokument: označava izvorni dokument iz kojeg trošak potiče.

Ručno izmenjeno: ako je status prinudno promenjen u odnosu na predloženi ili je izmenjen iznos prekoračenja, oznaka se automatski uključuje.

U tabeli se mogu nalaziti redovi koji se odnose na resurse različite od glavnog resursa navedenog na obračunu troškova. To se događa kod detaljnih redova zbirnih troškova, gde su u detaljima navedeni različiti resursi. Svi detaljni redovi biće uključeni u obračun troškova resursa koji je stvarno podmirio trošak. Time se obezbeđuje ispravna refundacija kroz obračunsku listu plata. Podaci o pojedinačnim resursima i dalje su potrebni radi provere njihovih pojedinačnih limita.

Status reda troška

Svaki red troška nalazi se u određenom statusu, a dozvoljene vrednosti su:

• Uneto

• Odobreno: status se dodeljuje ako je trošak konfigurisan u šifarniku resursa i ne premašuje odobreni limit.

• Nije autorizovano: status se dodeljuje ako trošak nije konfigurisan u šifarniku resursa ili ako u potpunosti premašuje odobreni limit. Polje Prekoračeni iznos imaće vrednost jednaku iznosu troška.

• Delimično odobreno: status se dodeljuje ako je trošak konfigurisan u šifarniku resursa, ali samo delimično premašuje odobreni limit. Polje Prekoračeni iznos može se uređivati.

• Prinudno odobreno: koristi se kada trošak premašuje limit ili nije predviđen u šifarniku resursa, ali se ipak odluči da se prinudno odobri. Polje Prekoračeni iznos biće postavljeno na 0.

U slučaju Delimično odobrenog troška, polje Prekoračeni iznos može se uređivati.
Time je omogućeno prilagođavanje raspodele raspoloživog limita (na primer kada postoji više troškova iste vrste za isti resurs i isti dan ili kada je potrebno povećati limit za konkretan slučaj).
U slučaju Prinudno odobrenog troška, polje Prekoračeni iznos uvek će biti postavljeno na 0.

Kartica Prilozi

Kartica je podeljena na tri oblasti:

• sa leve strane nalazi se spisak troškova (kao na prvoj kartici), ali samo sa osnovnim podacima;
• u sredini se nalazi spisak priloga koji pripadaju izabranom trošku;
• sa desne strane prikazuje se pregled izabranog priloga.

Na vrhu se nalazi oznaka za filtriranje:

Prikaži troškove sa potrebnim dokazom – bez priloga

Prikazaće se svi troškovi kojima nedostaje prilog, a čija konfiguracija zahteva obavezno prilaganje dokumentacije.
Na ovom ekranu korisnik može dodati nedostajući prilog, koji će biti sačuvan i nakon toga vidljiv i u odgovarajućim dokumentima (Aktivnosti/Intervencije). Način dodavanja isti je kao i u ostalim oblastima sistema – metodom drag & drop ili pomoću dugmeta na alatnoj traci.
Brisanje obračuna troškova neće obrisati priloge; oni će ostati sačuvani u sistemu i povezani sa izvornim dokumentom.

Kartica Sažeci

Na kartici Sažeci prikazani su ukupni iznosi unetih troškova, uz detaljan pregled iznosa koji će biti refundirani i iznosa koji neće biti refundirani.
Ako je trošak plaćen službenom kreditnom karticom (i izvorno označen kao za povraćaj), iznos prekoračenja smatraće se iznosom koji će biti terećen na obračunskoj listi plata.
Ako je trošak plaćen sopstvenim sredstvima (i izvorno označen kao za povraćaj), na obračunskoj listi plata biće priznat samo iznos do maksimalnog limita.
Detaljni iznosi dostupni su na kartici Ukupni iznosi obračuna troškova resursa generisanog ovom procedurom.
Na ovoj kartici prikazani su sažeci ukupnih iznosa.
Ukupni iznosi obračunavaju se na sledeći način:

• Ukupan iznos troškova: ukupan zbir vrednosti polja Iznos za svaki red troška.

• Ukupan prekoračeni iznos: ukupan zbir vrednosti polja Prekoračeni iznos za svaki red troška.

• Ukupno zaduženo na platnoj listi: iznos terećen na obračunskoj listi plata = zbir vrednosti polja Prekoračeni iznos za redove troškova koji imaju:

  • status Nije autorizovano ili Delimično odobreno
  • nemaju uključenu oznaku Za povraćaj

• Ukupno nepriznato na obračunu plata: iznos koji neće biti priznat na obračunskoj listi plata = zbir vrednosti polja Prekoračeni iznos za redove troškova koji imaju:

  • status Nije odobreno ili Delimično odobreno
  • imaju uključenu oznaku Za povraćaj

• Ukupan iznos za isplatu u obračunu plata: iznos koji će biti isplaćen na obračunskoj listi plata = zbir vrednosti polja Iznos, umanjen za vrednost polja Prekoračeni iznos, za redove troškova koji imaju:

  • status Odobreno ili Delimično odobreno
  • imaju uključenu oznaku Za povraćaj

• Ukupno nepotvrđeni troškovi:
  zbir vrednosti polja Iznos za redove koji imaju status Uneto.

Funkcionalnosti alatne trake

Na alatnoj traci dostupna su sledeća dugmad:

Učitaj troškove: pretražuje i učitava troškove u obračun troškova.

Novi obračun troškova: kreira novi zapis troška u obračunu troškova.

Obriši red: briše izabrane redove troškova koji više nisu potrebni.

Promeni status: omogućava grupnu promenu statusa izabranih redova (dostupno samo korisnicima sa odgovarajućim ovlašćenjima).

Obrada troškova: otvara prozor za izbor, sličan proceduri Proveri obračune troškova resursa, koji omogućava pretragu dodatnih troškova i njihovo dodavanje u obračun troškova na kojem se trenutno radi.

Otvori intervenciju: ako je dostupno, otvara dokument iz kojeg potiče trošak, odnosno Intervenciju.

Otvori aktivnost: ako je dostupno, otvara dokument iz kojeg potiče trošak, odnosno Prijavu aktivnosti.