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Generale

Generale​

In questo tab verranno inserite tutte le informazioni generali legate all'anagrafica che si vuole inserire.

La finestra si compone di una prima sezione in cui verranno inserite le informazioni relative ai Dati puramente anagrafici della società e di una seconda sezione che si compone di due tab Rifermenti e Indirizzi alternativi in cui si andranno ad inserire le persone di riferimento ed eventuali indirizzi alternativi nel caso di una società con sedi diverse.

Dati anagrafica​

Ragione sociale: è il campo all'interno del quale si va a definire il nome del soggetto: sarà assegnato a tutti i sottoconti contabili definiti per l'anagrafica in uso e sarà riportato tramite questo in ogni stampa contabile/documentale.

Sulla base del testo qui inserito, uscendo dal campo, il gestionale andrà a generare automaticamente un ‘Nomignolo', cioè un codice univoco breve identificativo dell'anagrafica stessa: questo è modificabile da parte dell'utente, ma deve essere unico nella lista di tutte le anagrafiche. Dato che la ricerca del soggetto (se contabile) sarà effettuata tipicamente sulla base della ragione sociale, questo campo non è particolarmente rilevante.

Contabile: flag presente di default nei nuovi inserimenti, consentirà di definire i dettagli di gestione amministrativa/commerciale per i sottoconti associati all'anagrafica in uso.

Indirizzo: è l'indirizzo della sede legale;

CAP: è il codice di avviamento posta; può essere scritto manualmente oppure derivare dalla selezione del comune (campo successivo) attraverso l'help comuni;

Comune: campo editabile all'interno del quale inserire il comune della sede legale. È presente un help Comuni per ricercare nella lista dei comuni così come definiti in tabella (Home>Tabelle>Impostazioni generali);

Provincia: campo editabile all'interno del quale inserire il codice della provincia. È presente un help Province per ricercare nella lista delle province così come definite in tabella (Home>Tabelle>Impostazioni generali);

Note: campo libero all'interno del quale è possibile definire, ad esempio, il testo completo dell'indirizzo da riportare in stampa dei documenti, senza dover combinare indirizzo+cap+comune+provincia;

Nazione: codice della nazione per l'anagrafica in uso, così come definito in tabella (Home>Tabelle>Impostazioni generali). Da ricordare che questo campo è la base per l'individuazione dei soggetti presenti in Nazioni a fiscalità privilegiata (Home>Tabelle>Impostazioni generali>Nazioni black list), per la relativa dichiarazione fiscale dell'area amministrativa;

Regione: codice della regione di appartenenza (Home>Tabelle>Impostazioni generali);

Lingua: codice della lingua (Home>Tabelle>Impostazioni generali) di riferimento per le comunicazioni indirizzate all'anagrafica in uso. È possibile generare una reportistica automaticamente in lingua sulla base del dizionario definito in ARM (Application Resource Manager);

Partita IVA: campo composto dal codice ISO internazionale della nazione (definito nella tabella Nazioni stessa) e dalla relativa partita iva. Il campo è soggetto a test di correttezza del carattere di controllo per le partite iva italiane (test eseguito all'uscita del campo.

Codice fiscale: campo per l'inserimento del codice fiscale del soggetto;

Persona fisica/giuridica: indica se il soggetto è un privato o meno;

Telefono/Telefono cellulare: campo per l'inserimento del telefono principale o del cellulare del contatto;

Fax: campo per l'inserimento del fax principale del contatto;

Sito web: campo per l'inserimento del sito web del contatto;

e.mail: campo per l'inserimento dell'indirizzo email di default del contatto;

Data/Utente ult. variazione: campo che visualizza l'utente e la data dell'ultimo salvataggio effettuato per l'anagrafica in uso;

Data fine validità: campo per bloccare l'utilizzo dell'anagrafica in uso. Una volta impostata questa data, il sistema chiederà se attribuire questa fine validità su tutti i sottoconti contabili associati all'anagrafica stessa: su nessuno, sulla sola società in uso, su tutte le società o se annullare la modifica;

Note: campo in cui si possono inserire eventuali note relative al soggetto;

Pulsanti specifici

Proponi dati: inserendo la Partita Iva nel relativo campo dell'anagrafica, e cliccando su Proponi Dati, il sistema tramite web-service andrà ad interrogare il sistema informatico del V.I.E.S. che andrà a verificare la validità e correttezza della P.Iva del soggetto. Nel caso il dato sia corretto, il sistema andrà a proporre in automatico il resto dei dati anagrafici di base del soggetto, senza doverli inserire manualmente.Per maggiori informazioni relative al sistema V.I.E.S. si rimanda alla spiegazione dettagliata trami il link accanto.

Riferimenti​

Nella sezione Accesso Web è possibile abilitare l'accesso via Internet Explorer all'applicativo, abilitando l'anagrafica e assegnando il nome utente e la password di accesso;

Nella sezione Codice EDI è possibile inserire il codice per il trasferimento di file tramite il processo EDI con il relativo numero interno assegnato al soggetto e la possibilità di dire il codice fa riferimento a un venditore.

Nella sezione Altri dati invece è possibile inserire il numero cliente, il n. reg. autotrasp. ovvero per anagrafiche relative a trasportatori, è il codice del soggetto nel registro degli autotrasportatori; e la data di nascita nel caso di persona fisica.

Nella griglia Persone di Riferimento si potranno specificare, per il contatto in uso, la lista delle persone di riferimento presenti al suo interno con la descrizione del ruolo occupato, e i relativi contatti telefonici e/o indirizzi email. Oltre a questa funzione, è importante sottolineare che per i soggetti da riportare nella certificazione delle ritenute la prima riga inserita in questa griglia sarà relativa ai riferimenti della persona fisica da riportare nella stampa.

Nella griglia Sottoconti in tutte le società si potrà vedere se per l'anagrafica in uso è stata definito l'uso contabile in un'altra società; nella griglia si troverà quindi la lista dei vari sottoconti assegnati con la relativa società di riferimento.

Indirizzi Alternativi​

Qui è possibile inserire alcuni indirizzi alternativi che dipendono dal Tipo indirizzo associato (non sono gli indirizzi di consegna della merce per i quali è stata sviluppata la tab Consegna in Dati contabili e dove si inseriscono i Destinatari/Destinazioni per permettere la gestione completa nei documenti).

Esempio: se selezioniamo nella griglia il tipo indirizzo 'Sede Commerciale' si andrà ad inserire un referente o più per l'ufficio commerciale a cui inviare ad esempio le conferme d'ordine via mail. La mail va indicata nella sezione accanto alla griglia in cui si possono inserire anche il riferimento telefonico del contatto e altri dati di tipo anagrafico. In questo caso, quando si inserirà l'ordine, nel tab Rieploghi quando si andrà a scegliere di inviare la conferma d'ordine al cliente si aprirà una schermata con l'anteprima della mail con l'indirizzo del destinatario già popolato con le informazioni che sono state inserite in questa sezione, e non servirà andare ad aggiungerlo a mano ogni volta. In base al tipo di indirizzo, si potrà scegliere a chi inviare le fatture, degli ordini fornitori ecc.

Pertanto la form Indirizzi alternativi non consente una gestione dei dati nei successivi documenti del ciclo attivo/passivo.

La sua funzione, oltre ad un eventuale inserimento semplice di indirizzi (soprattutto e-mail) alternativi, è limitata a due possibili automazioni molto utili:

- La gestione degli indirizzi e-mail nell'invio massivo di documenti (Fatture di vendita, ma anche altre tipologie previa configurazione) tramite coda di spedizione gestita dal componente Bizlink.

Procedura di inserimento indirizzi​

Prima di inserire le informazioni di dettaglio nella parte destra della form (all'interno dei vari campi specifici), è necessario inserire almeno una riga nella griglia a sinistra corrispondente ad una tipologia di indirizzo.

Tipo Indirizzo: codice del tipo indirizzo. La combo box è collegata alla tabella Tipi indirizzi (che si trova su Home > Tabelle > Impostazioni generali).

Indirizzo: descrizione corrispondente al codice contenuto nel campo precedente.

Descrizione: campo obbligatorio per il salvataggio, si tratta semplicemente di una ulteriore descrizione per la riga che si sta inserendo.

Una volta inserita la riga con la tipologia di indirizzo prescelto, è possibile compilare i dati di dettaglio corrispondenti.

E' possibile inserire e gestire anche più di un indirizzo mail contemporaneamente (per l'invio ad esempio a più destinatari) inserendo gli indirizzi stessi di seguito nel medesimo campo e separandoli da un punto e virgola ( ; ).

Invio massivo documenti via mail​

Per la gestione automatica dell'indirizzo e-mail nell'invio massivo delle fatture di vendita (vedi anche l'allegato all'inizio di questo articolo) è necessario utilizzare un particolare tipo indirizzo (che può essere codificato a piacere, purché abbia, nella tabella Tipi indirizzi attivato il flag Email Fatt. C. = email fattura cliente).

Sarà inoltre possibile, previa configurazione gestire l'invio massivo anche su altri tipi di documento (esempio il sollecito di pagamento ecc.) agganciando magari l'indirizzo e-mail inserito ad un apposito tipo indirizzo da configurare sfruttando uno degli altri flag disponibili nella tabella Tipi indirizzi. In questo caso sarà necessario definire sia la Trasformation del documento specifico sia un Workflow (cambio stato) dedicato.

La gestione dell'indirizzo e-mail inserito e codificato associandolo al flag Email Fatt. C. è collegata anche alla composizione automatica della e-mail accompagnatoria (necessaria l'installazione di Outlook sul proprio PC) che si può eseguire, una volta entrati all'interno della Fattura di vendita ed eseguita l'anteprima di stampa, con il comando Send (Pdf, Word, ecc.) 

Gestione cointestatari​

In questo caso il dato rilevante è il nome dei cointestatari. Sarà dunque necessario inserire una riga per ognuno dei contestatari al fine di inserire il dato anagrafico di ognuno. Il tipo di indirizzo corretto da associare nella tabella Tipi indirizzi  e Cointestatari.

Per la gestione in fattura vedere qui.

Una volta inserite le informazioni Generali, si procederà all'inserimento delle informazioni specifiche all'interno del successivo tab Dati Contabili.