ADMINISTRACIJA
Funkcionalnosti
Područje posvećeno upravljanju administrativnim poslovima (financije i vezana područja) u Fluentis ERP-u obuhvaća funkcionalnosti potrebne za pravilno vođenje računovodstvenih evidencija, izradu potrebnih financijskih izvještaja i ispunjavanje fiskalnih obaveza koje obično obrađuje sama tvrtka.
Osim toga, prisutne su funkcionalnosti za upravljanje imovinom, leasingom i dugoročnim kreditima, uz osnovne funkcije za poslovanje s inozemstvom, poput automatiziranog popunjavanja Intrastat popisa i drugih fiskalnih komunikacija vezanih uz razmjenu s inozemnim partnerima.
Upravljanje računovodstvom integrirano je s ciklusom nabave i prodaje, elektroničkim fakturiranjem, sa Skladištem i Kontrolingom.
Detalji funkcionalnosti
Računovodstvene evidencije - zapisi i knjiženja
za unos računovodstvenih kretanja i poreznih transakcija te automatske procedure povezane s njima (prilagodbe i zatvaranje računa).
Uključuje potrebne
Izvodi, Bruto-bilanca itd
dnevnik knjiženja, porezni registri, obračuni PDV-a itd.
za kontrolu transakcija po centrima troška analitičkog računovodstva.
Otvorene stavke/računi
Modul za upravljanje otvorenim stavkama koje pune dospijeća kupaca i dobavljača. Podaci se uglavnom automatski generiraju iz računovodstvenih knjiženja te se mogu pregledavati na različite načine (na ekranu ili putem ispisa modula).
Uključuje
Upravljanje dugoročnim kreditima
Za izračun planova otplate i automatsko knjiženje rata kredita
Upravljanje opomenama za plaćanje
Za automatsko generiranje i slanje obavijesti klijentima
Za upravljanje provizijama direktno iz računovodstva, kao alternativa prodajnom modulu
Za provjeru i upravljanje raspoloživošću banke te eventualno premještanje/odgodu obveze ili promjenu banke
Izvještaji
modul za obradu fiskalnih obračuna, posebno obveza vezanih uz PDV i odbitke
Uključuje razne funkcionalnosti poput:
Primatelji prihoda/naknada
modul specifično posvećen upravljanju profesionalnim dobavljačima koji izdaju račune i podliježu odbicima (uključujući trgovačke agente)
Za automatizirano upravljanje PDV-om i odbicima.
Za upravljanje agentima direktno iz administrativnog odjela kao alternativu prodaji.
Za knjiženje doprinosa za mirovinsko osiguranje agenata.
Osnovna sredstva
modul za upravljanje osnovnim sredstvima s pripadajućim postupcima amortizacije i potrebnim ispisima obuhvaća sljedeće ključne funkcionalnosti
Elektroničko fakturiranje
modul smješten u ovom dijelu ERP-a iako se naravno koristi i u drugim modulima, kako bi se prikazale potrebne pojedinosti s administrativnog gledišta i mogućnosti automatskog upravljanja i knjiženja elektroničkih faktura
Postavke za oznake i specifična polja elektroničke fakture
za određene vrste nabave kao što su prijenos porezne obveze, intra-EU i usluge izvan EU-a
Upravljanje elektroničkim fakturama nabave
Sadrži procedure za automatsko knjiženje i izradu dokumenata ciklusa nabave
Osnovni podaci
Prije korištenja dostupnih funkcionalnosti potrebno je upravljati nizom osnovnih podataka: oni su podijeljeni u dvije glavne skupine, Tablice i Parametri.
Alternativno, dostupna je procedura Fast Start opisana u nastavku.
Aktiviranjem Fast Starta bit će potrebno upravljati samo minimalnim skupom podataka kao što su Šifarnici.
Procedura Fast Start
Glavna karakteristika administrativnog područja je njegova Usklađenost s računovodstvenim i poreznim normama te mogućnost inicijalizacije okruženja FastStart potpuno spremnog za korištenje konfiguriranog za poštivanje propisa te omogućujući trenutačnu upotrebu.
Korisnik može u svakom trenutku konfigurisati prema vlastitim željama računovodstvene sheme, porezne šifre, registre itd...
Tok unosa podataka
Fleksibilnost modula omogućuje unos podataka na različite načine:
-
Ručno, putem izravnog unosa računovodstvenih knjiženja. Ovom metodom obično se unose ispravci koji nisu obuhvaćeni automatskim postupcima (Prihodi/rashodi i amortizacije) kao što su rezervacije za rizike i troškove, otpis potraživanja itd..., kao i evidencije poput obračuna plaća zaposlenika itd.
-
Automatski zahvaljujući povezanosti s drugim modulima upravljanja, poput blagajne, kontrole i prodajnih i nabavnih ciklusa. Tipično se automatski evidentiraju prihodi i rashodi, isplate putem bankovnih transfera i sl., leasinga, otplata kredita itd.
-
Pokretanje obrada i procedura: koje čitaju osnovne podatke za izvršavanje izračuna i "proizvodnju" dokumenata ili komunikacije s nadležnim ustanovama, (kao što je obrada porezne prijave koja čita PDV podatke generirane računovodstvenim knjiženjima) ili generiraju dodatne računovodstvene zapisa ili općenito dodatne podatke (kao što su procedure izračuna i pohrane prilagodbi ili knjiženje zatvaranja i ponovnog otvaranja računa na kraju i početku godine).
Tipični radni postupak u administrativnom području
Unatoč tome što različiti moduli omogućuju fleksibilnost i mogućnost upravljanja podacima na različite načine, automatski ili ručno, prikazujemo tipični cjeloviti radni postupak koji uključuje administrativno područje i druga područja koja su mu neposredno povezana.
- Početno otvaranje salda bilanca (pomoćni alat kao alternativa ručnom unosu putem računovodstvenog knjiženja) ili uvoz iz drugog sustava ili automatsko ponovno otvaranje završetka prethodne godine
- Uvoz otvorenih računa/stavaka, potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sustava.
- Uvoz osnovnih sredstava, potreban samo u slučaju migracije iz prethodnog sustava. Nabavke tijekom godine automatski dodaju informacije o imovini putem pripadajućih računovodstvenih knjiženja (koristeći odgovarajuće računovodstvene predloške knjiženja).
- Računovodstvene evidencije/knjiženja (automatski postupak) za ciklus prodaje i nabave (uključujući primljene elektroničke fakture)
- Upravljanje Otvorenim stavkama, automatski, povezano sa stvaranjem računovodstvenih knjiženja kako za fakturiranje, tako i za naplatu i plaćanje.
- Računovodstvene evidencije naplata i plaćanja (automatski postupak, u alternativi ili za određene tipove može se obraditi putem ručnih knjiženja). Za naplate, tipično je automatiziran postupak Bankovni računi. Za plaćanja, tipično je automatiziran postupak Plaćanja dobavljaču. Postupci su smješteni u područje riznice.
- Trenutni računovodstveni ispisi izvoda (konto kartica), probne bilance, godišnjeg izvještaja i dnevnika knjiženja.
- Ispisi otvorenih stavaka kupaca i dobavljača poput dospijeća itd.
- Obračun periodičnog PDV-a
- Ostale periodične porezne obveze
- Upravljanje prijemom računa od profesionalaca i Trgovačkih agenata (funkcionalnost smještena u području prodaje) i godišnja certifikacija jedinstvenih odbitaka odbitaka.
- Obrada (opcionalno) putem funkcija područja Kontrolinga za detaljne periodične računovodstvene situacije. Razdoblje koje je predmet situacije može se slobodno odabrati, a mogu se pridružiti određene automatske procedure za generiranje, proporcionalno analiziranom razdoblju, prilagodbe (obračunskih razgraničenja razdoblja) i amortizaciju imovine (u razdoblju), konačne zalihe i račune koji trebaju biti izvršeni i primljeni.
- Zapisi usklađenja (obračunskih razgraničenja razdoblja i knjiženje koja treba primiti) automatski izračun (čitajući potrebne datume u unesenim računovodstvenim transakcijama) i knjiženje; druge prilagodbe ručno unesene kao što su otpis potraživanja, rezervacije itd.
- Izračun i knjiženje amortizacija: automatski s posebnim postupkom.
- Knjiženje završnih zaliha: ručno knjiženje koje se može osloniti na procedure logističkog područja za izračun vrijednosti zaliha.
- Zatvaranje računa: automatski postupak s mogućnošću automatskog ponovnog otvaranja u sljedećem razdoblju, ponovnog knjiženja prilagodbi i automatskog prebacivanja viška gubitaka iz razdoblja.