Roadmap di configurazione di un nuovo ambiente per Fluentis ERP
Il Fast Start è una funzionalità progettata per rendere** rapida e semplice l'inizializzazione** di un nuovo ambiente Fluentis ERP, progettata per ridurre al minimo i tempi di setup e garantire la coerenza dei dati iniziali.
Grazie al Fast Start, il sistema esegue in modo automatico la creazione e configurazione delle tabelle fondamentali, impostando i principali parametri amministrativi, contabili e anagrafici.
In questo modo, l’utente può iniziare a lavorare con un ambiente preconfigurato e funzionante, evitando di dover intervenire manualmente su ogni singola tabella.
Se si sceglie di non utilizzare il Fast Start, è necessario procedere con una configurazione manuale delle tabelle.
Questa modalità richiede un controllo puntuale dei parametri e dei collegamenti logici tra le varie tabelle, ma consente una personalizzazione completa dell’ambiente.
Scelta della modalità di configurazione
| Scenario | Metodo consigliato | Motivazione |
|---|---|---|
| Nuova installazione o test | Fast Start | Attivazione immediata con dati preconfigurati. |
| Ambiente personalizzato o complesso | Manuale | Controllo totale dei parametri e collegamenti. |
| Migrazione da versione precedente | Manuale | Necessario allineare strutture e piani contabili. |
| Demo o formazione | Fast Start | Configurazione rapida e coerente per simulazioni. |
⚙️ Configurazione automatica con Fast Start
La configurazione automatica è consigliata quando si desidera avviare rapidamente un nuovo database Fluentis con valori predefiniti e coerenti.
La procedura popola automaticamente le tabelle principali, riducendo errori e tempi di configurazione.
Vantaggi
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Efficienza nella configurazione iniziale.
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Riduzione del rischio di errore umano.
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Risparmio di tempo e risorse nel setup del gestionale.
Esecuzione della procedura
Come lanciare il Fast Start
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Accedi alla tabella Società.
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Seleziona la società da inizializzare.
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Premi il pulsante Impostazioni Generali presente nella ribbon bar.
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Avvia la procedura di Fast Start e conferma le impostazioni.
Dopo l’esecuzione, verifica i parametri generati e personalizzali se necessario per adeguarli alle specifiche esigenze aziendali.
Per lanciare la procedura di Fast Start accedere alla tabella Società, entrare nella specifica società interessata e premere il tasto Impostazioni Generali presente nella ribbon bar.
La procedura può essere eseguita per ogni società presente nella base dati.
Ad esempio, la Società 1 può essere inizializzata con il Fast Start, mentre la Società 2 può essere configurata manualmente.
Per questo motivo, il pulsante di avvio è disponibile a livello di singola società.
Prima di avviare il Fast Start, assicurati che:
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il piano dei conti non sia già stato popolato;
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nessuna delle tabelle coinvolte nella procedura contenga dati preesistenti.
👉 Si consiglia di eseguire il Fast Start immediatamente dopo l’installazione, come prima operazione di configurazione.
Tabelle e aree coinvolte
Fast Start (clicca per espandere)
Tabelle coinvolte (Stored Procedure Fluentis.SH_CreateNewYear_IT):
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Tipi conto
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Piano dei conti
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Parametri di contabilità generale
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Parametri cespiti
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Parametri portafoglio (attivo- effetti)
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Parametri insoluti
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Parametri MPS
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Causali contabili
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Codici IVA
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Registri IVA
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Tipi documento
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Tipi pagamento
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Soluzioni pagamento
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Categorie Agenti
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Tipi ritenuta (d'acconto)
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Categorie cespiti
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Tipi flusso finanziario
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Tipi anticipo
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Stati insoluto
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Stati effetti
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Tipi distinta di presentazione (effetti)
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Tipi effetti
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Link tra la tabella Tipi pagamento e i tipi effetto
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Numerazioni registrazioni contabili (definitive e provvisorie)
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Numerazione partite
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Numerazione compensazioni (partite)
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Numerazione pagamenti fronitori
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Numerazione intrastat
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Numerazione liquidazioni agenti
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Numerazione distinte di presentazione effetti
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Numerazione effetti
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Tipi fattura (acquisto e vendita) con collegamento alle causali contabili
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Tipi DDT (acquisto e vendita) con collegamento ai tipi fattura
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Tipi Ordine (acquisto e vendita) con collegamento ai tipi DDT
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Parametri fatture e relativi raggruppamenti
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Parametri DDT e relativi raggruppamenti
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Parametri ordini e relativi raggruppamenti
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Tipi progetto (sales job order)
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Tipi intervento
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Numerazione progetti
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Numerazione interventi
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Tipi richiesta intervento (e relativa numerazione)
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Tipi interventi pianificati (e numerazione)
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Tipi rientro conto lavoro (e numerazione)
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Tipi ordini conto lavoro (e numerazione)
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Tipi commesse di produzione (e numerazione)
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Tipi ordini pianificati di acquisto (e numerazione)
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Tipi ordini pianificati di produzione (e numerazione)
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Tipi ordini pianificati di conto lavoro (e numerazione)
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Tipi o rdini di produzione (e numerazione)
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Tipi ordini di conto lavoro (e numerazione)
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Tipi RDA (e numerazione)
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(Tipi) fatturato vendite
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(Tipi) fatturato acquisti
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Tipi listino
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Tipi indirizzo
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Tipi sconto
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Lingue
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Nazioni
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Nazioni Black list
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Divise
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Unità di misura
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Porto (Incoterms - termini di resa)
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Spedizioni (tipi)
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Modelli di riclassificazione (controlling)
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Collegamento del modello di riclassificazione per Bilancio CEE con dettaglio piano dei conti
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Orari di lavoro (gest. dipendenti)
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Severità (ticket CRM)
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SLA (ticket CRM)
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Tipi Ticket CRM (e numerazione)
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Versioni distinta base
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Classi articolo
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Magazzini
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Causali di magazzino
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Dati di default per il CRM (Tipi contatto, Visit report, Opportunità, Qualità contatto, percentuali di successo ecc...)
🧩 Configurazione manuale nuovo ambiente
Se si sceglie di non utilizzare il Fast Start, è necessario procedere con una configurazione manuale delle seguenti tabelle.
Questa modalità richiede un controllo puntuale dei parametri e dei collegamenti logici tra le varie tabelle, ma consente una personalizzazione completa dell’ambiente.
Scopo della roadmap manuale
Questa sezione funge da checklist operativa per la verifica e la compilazione delle tabelle fondamentali, ordinate per area funzionale.
Ogni voce è espandibile e contiene:
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La finalità della tabella.
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Le azioni da eseguire o i valori consigliati.
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Eventuali attenzioni o note operative per evitare incongruenze.
Tabelle di Base
Nazioni (clicca per espandere)
Scopo
Tabella fondamentale per tutti i documenti gestionali e per l’inserimento delle anagrafiche clienti e fornitori.
Procedura
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Compilare il Codice (preferibilmente conforme allo standard internazionale) e la Descrizione.
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Verificare il campo COD ISO EU: se assente, non verrà memorizzato correttamente il precodice partita IVA.
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⚠️ Esempi particolari:
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Grecia GR -> ISO = 'EL'
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Salvo casi particolari può essere eseguito un update per compilare ISO EU = COD ISO (vecchi db pre fast start)
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Divise (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la gestione dei cambi valuta e delle registrazioni contabili.
Procedura
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Verificare la presenza delle divise principali, in particolare EUR (Euro).
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Abilitare il flag Scarica cambi per consentire l’inserimento dei tassi di cambio.
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Impostazioni consigliate:
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Decimali → impostare a
2 -
Flag Euro → attivo solo su
EUR
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La griglia inferiore è opzionale ma consigliata: consente di automatizzare la rilevazione delle differenze cambio, associando i relativi conti contabili.
Società (clicca per espandere)
Scopo
Tabella essenziale per la fatturazione elettronica e per i dati societari nei documenti e stampe
Procedura
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Compilare tutti i dati fiscali
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Per la fatturazione elettronica, verificare:
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P. Iva e codice fiscale
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Telefono e fax non sono obbligatori, attenzione a non inserire / o special chars per separare il prefisso
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REA (Provincia due lettere e numero)
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Socio unico / più soci
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Liquidazione SI / NO
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Capitale sottoscritto / versato - ATTENZIONE a non mettere il puntino delle meigliaia e separare i decimali col punto e NON virgola
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Natura giuridica
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Regime fiscale
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Tipi Documento (clicca per espandere)
Tipi Pagamento (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per le anagrafiche e i documenti (scadenze) e le registrazioni contabili (Partite).
Procedura
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Verificare che il campo Codice P.A. sia compilato correttamente, poiché è richiesto nel tracciato della fattura elettronica.
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Controllare il collegamento con i tipi effetto nella griglia inferiore destra:
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Se mancante, il sistema non riuscirà a individuare correttamente le partite durante la creazione degli effetti.
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Soluzioni di pagamento (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per i documenti (scadenze) e contabilità (partite)
Tabelle Amministrazione
Contabilità di base
💡 Aliquote IVA (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità, documenti, fatturazione elettronica
Procedura
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Compilare il campo Codice P.A. per tutti i codici relativi a esenzione, esclusione o non imponibilità, indispensabile per le fatture elettroniche.
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Verificare il campo In Dichiarazione IVA, necessario per la comunicazione trimestrale delle liquidazioni IVA.
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Verificare, dove necessario, il flag IVA a 0 in LG per consentire righe IVA a zero.
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Controllare il campo IVA per causali automatiche(casi di reverse charge con indetraibilità sull'acquisto).
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Verificare l’impostazione Escludi da causali automatiche (casi di Reverse charge misto - parte non in reverse).
Registri IVA (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità e liquidazione iva.
Procedura
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Prevedere una ripartizione tra Italia, UE ed EXtra UE, consigliabile distinzione tra beni e servizi UE alla luce dei codici documento TD17 - TD18 per le autofatture da comunicare allo SDI (consigliabile ripartizione anche per exra UE).
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Per i registri di acquisto in reverse charge (Italia e UE) prevedere i rispettivi registri lato vendite per il giroconto, non condividere il registro di giroconto con la vendita UE (ad esempio).
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Consigliato prevedere un registro apposito per liquidazioni IVA (per facilitare la stampa definitiva e la ristampa in caso di sblocco solo di questo sezionale).
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Pianificare e verificare il corretto abbinamento tra:
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Tipo Fattura
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Numerazione del Tipo Fattura,
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Causale Contabile e
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Registro IVA
→ Questo evita buchi nei protocolli e conflitti nei numeratori.
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Inserire l’anno corrente (ed eventualmente i precedenti); gli anni successivi saranno generati automaticamente tramite l’utility Generazione contatori nuovo anno.
Numerazione Registrazioni Contabili (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità.
Procedura
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Prevedere almeno una numerazione per le registrazioni definitive (consigliato utilizzo de codice 1 descrizione General ledger posting numeration).
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Pianificare e impostare la politica del numeratore (Giornliero o Annuale) gli altri parametri del numeratore come da istruzioni generali sui numeratori.
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Consigliato prevedere anche un numeratore per le registrazioni provvisorie (Codice 2 descrizione General ledger posting provisory numeration).
Tipi Conto (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la definizione del Piano dei Conti, per la contabilità generale e la stampa del bilancio.
Procedura
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Creare almeno le quattro tipologie principali:
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Attivo
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Passivo
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Costi
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Ricavi
fondamentali per bilancio e prima nota.
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Impostare i tipi conto per Clienti e Fornitori, preferibilmente distinti tra Italia, UE ed Extra UE (spuntare sia Attivo/Passivo sia Cliente/Fornitore).
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Consigliato creare un tipo specifico per Banche per l'utilizzo tramite anagrafica, altrimenti non è possibile gestire alune funzioni quali il portafoglio ecc. sconsigliato far registrazioni di banca con un conto non di tipo angrafico banca.
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Consigliato prevedere tipi conto per Costi/Ricavi da rettificare con ratei e risconti da settare con flag Servizio oltre che costo/ricavo.
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Necessario creare un tipo Agenti se si desidera gestire le provvigioni (flag su Passivo e Agente).
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Facoltativo: creare il tipo Conti d’ordine (con flag conti d'ordine) per gestire le scritture fuori bilancio.
Piano dei Conti (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità e stampa bilancio
Procedura
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Nella griglia dei gruppi, definire almeno le quattro categorie: Attivo, Passivo, Costi, Ricavi.
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Pianificare la struttura dei sottogruppi (numero di sottolivelli illimitato) e compilare il campo Natura gruppo.
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Nella griglia inferiore, inserire per ogni gruppo di ultimo livello i conti e sottoconti di dettaglio.
⚠️ Ogni gruppo deve contenere almeno un conto dove poi inserire i suoi sottooconti.
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Non inserire da qui conti anagrafici (Clienti, Fornitori, Agenti, Banche): vanno creati tramite Contatti.
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Creare i conti fondamentali:
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Bilancio di chiusura e apertura
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Conto economico di chiusura
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Utile/Perdita d’esercizio e dell’anno precedente
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Ratei e Risconti (con tipo conto specifico)
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Facoltativo: gruppo Conti d’ordine per gestire le scritture fuori bilancio.
Parametri di Contabilità Generale (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità.
Procedura
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Inserire l’anno contabile corrente e, se necessario, anche i precedenti.
Gli anni futuri saranno creati automaticamente tramite l’utility Generazione contatori nuovo anno”.
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Compilare i tre range di date per la gestione dell’esercizio.
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Indicare, se già disponibili, le causali di chiusura e apertura conti (oppure completarle in seguito).
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Definire la periodicità IVA.
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Inserire gli abbinamenti tra mastri e tipi conto per:
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Clienti e Fornitori
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Banche
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Agenti
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Nel secondo tab, configurare i conti per le procedure automatiche.
Causali di Contabilità Generale (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità.
Procedura
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Creare causali per i principali tipi di fattura acquisto e vendita, collegandole ai rispettivi registri IVA.
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Necessario un template con conti generici (cliente/fornitore, costo/ricavo, IVA a credito/debito).
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Verificare il campo Tipo importo nelle righe.
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Aggiungere causali di giroconto per Reverse Charge e Operazioni UE.
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Creare causali per pagamenti e incassi con chiusura partite (necessarie anche per distinte bonifico); prestare attenzione al template e tipo impoto nelle righe.
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Prevedere causali per le fasi del portafoglio attivo (emissione effetti, Presentazione e Accredito), presentazione e accredito non serve un template, mentre Emissione necessario un template Effetti in portafoglio a Cliente.
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Creare causali per note di accredito con template invertito nei segni, per reverse charge, si può invertire la prima causale e condividere il giroconto con opzione inversione segni automatica.
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Prevedere causali per percipienti (con template) e per il pagamento percipienti (non serve template).
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Creare causali per:
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Apertura/chiusura esercizio
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Ratei e risconti
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Ammortamenti (non serve template)
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Consigliato prevedere altre causali di prima nota e una causale di prima nota generica senza template
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Configurare le causali per:
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Invio autofatture SDI
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Acquisti servizi Extra UE non IVA con aggancio ad autofattura .
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Gestione cespiti
Parametri Cespiti (clicca per espandere)
Categorie Cespiti (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la contabilità e gestione cepiti.
Procedura
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Prevedere le categorie e l'aliquota ministeriale di ammortamento secondo il tipo attività svolta
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Inserire nelle categorie il limite per l'ammortamento annuale (di solito 516 Euro)
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Inserire il flag Ammortamento primo anno per dimezzare la quota il primo anno
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Pianificare la politica di ammortamento dei componenti incrementali (si sconsiglia di cambiarla in corsa)
Precodice Cespiti (clicca per espandere)
Gestione percipienti
Codice Tributo (clicca per espandere)
Tabella Tipi Ritenuta (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la gestione percipienti.
Procedura
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Prevedere le tipologie necessarie per percipienti (1040) al 20% di ritenuta, per agenti e per contribuenti forfettari (0% sul 100%)
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Agganciare le causali per la contabilizzazione compenso
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Agganciare la categoria agente nel tipo riservato agli agenti
Tabelle Tesoreria
Portafoglio attivo
Stati Efetti (clicca per espandere)
Stati Insoluti (clicca per espandere)
Tipi Effetti (clicca per espandere)
Numerazione Effetti (clicca per espandere)
Numerazione Distinte di Presentazione (clicca per espandere)
Tipi Presentazione Distinte Effetti (clicca per espandere)
Scopo
Tabella necessaria per la gestione portafoglio.
Procedura
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Prevedere almeno una tipologia di default con numerazione collegata
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Si consiglia di prevedere varie tipologie a seconda della banca di presentazione collegando i conti d'appoggio per la presentazione ed i conti correnti ordinari per l'accredito specifici
Bonifici fornitori
Numerazione Pagamenti Fornitori (clicca per espandere)
Tipi Pagamento (clicca per espandere)
Verifica: già gestita nelle tabelle generali
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Verificare se presente una tipologia adatta (es "Bonifico") che sarà richiamata.
Anticipo fatture
Tipi Anticipo (clicca per espandere)
Numerazione Distinte Anticipo Fatture (clicca per espandere)
Cashflow
Tipi Flusso (clicca per espandere)
Tipi Conto Finanziario (clicca per espandere)
Tipi Scadenza (clicca per espandere)
Verifcare nelle varie tabelle dei documenti (Ordini, DDT, RDA ecc..) quali tipologie si vogliono leggere nel calcolo cashflow
Tabelle Vendita
Offerte
Parametri (clicca per espandere)
Ordini
Tipi Ordine (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di ordine utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia ORDINE CLIENTI ITALIA, ORDINE CLIENTE UE, ORDINE CLIENTE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base al Tipo DDT o al Tipo fattura da creare.
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare
Parametri (clicca per espandere)
DDT di vendita
Tipi DDT (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di DDT utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia DDT CLIENTI ITALIA, DDT CLIENTE UE, DDT CLIENTE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base al Tipo fattura da creare.
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare
Parametri (clicca per espandere)
Fatture di vendita
Tabella TIPI FATTURA (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di fattura utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia FATTURA CLIENTI ITALIA, FATTURA CLIENTE UE, FATTURA CLIENTE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base alla Natura fattura (fattura, nota di credito, ecc.)
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare.
Parametri (clicca per espandere)
Tabelle Acquisti
Ordini
Tipi Ordine (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di ordine utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia ORDINE FORNITORE ITALIA, ORDINE FORNITORE UE, ORDINE FORNITORE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base al Tipo DDT o al Tipo fattura da creare.
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare
Parametri (clicca per espandere)
DDT di acquisto
Tipi DDT (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di DDT utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia DDT FORNITORE ITALIA, DDT FORNITORE UE, DDT FORNITORE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base al Tipo fattura da creare.
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare
Parametri (clicca per espandere)
Fatture di acquisto
Tipi Fattura (clicca per espandere)
Procedura
Inserire le tipologie di fattura utilizzate; i dati obbligatori sono: Tipo, Descrizione e Numerazione.
I criteri di creazione delle varie tipologie possono essere diversi, per esempio:
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creazione tipologia FATTURA FORNITORE ITALIA, FATTURA FORNITORE UE, FATTURA FORNITORE EXTRA UE.
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creazione tipologia in base alla Natura fattura (fattura, nota di debito, ecc.)
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creazione tipologia in base al Magazzino da movimentare.