Testata Contatto

La schermata del Contatto CRM si compone di tre parti:

• la prima parte in alto presenta eventuali workflow associati al contatto CRM; i workflow generalmente ripercorrono il customer journey che trasforma il lead in cliente, ma ognuno può creare il proprio workflow in base alle esigenze CRM aziendali; si rimanda alla relativa guida sui Workflow per approfondimenti in merito (qui un esempio).
• la parte centrale presenta la Testata del contatto, con le informazioni generali e anagrafiche, alcuno obbligatorie altre no.
• sotto si trovano diverse tab, che riportano le diverse operazioni effettuate sul cliente e che verranno trattate successivamente in questa guida. Le tab visualizzate dipenderanno da quelle scelte per ogni Tipo contatto nella relativa tabella.

Dati obbligatori di testata

Nome: serve per indicare la ragione sociale o, più in generale, il nominativo del contatto;

Tipo Contatto: rimanda all'omonima tabella Tipo contatto; usata per distinguere tra loro i vari contatti CRM (Contatto, Prospect, Lead, ecc.); il Tipo contatto contiene inoltre le tab da visualizzare sull’anagrafica.

Dati non obbligatori di testata

Partita IVA: campo composto dal codice ISO internazionale della nazione (definito nella tabella Nazioni stessa) e dalla relativa partita iva. Il campo è soggetto a test di correttezza del carattere di controllo per le partite iva italiane; dopo l'inserimento di questo campo, utilizzando il bottone della barra degli strumenti Proponi dati è possibile popolare automaticamente i dati anagrafica.

IVA: codice IVA da utilizzare nel caso di emissione di documenti intestati al contatto.

Divisa: Divisa da utilizzare nel caso di emissione di documenti intestati al contatto.

Codice Ufficio: codice IPA dell'ufficio pubblico destinatario della fattura oppure (flag Fatturazione elettronica attivo) codice SDI del destinatario della fattura. Verrà riportato in anagrafica cliente qualora il contatto venga convertito.

Posta certificata: spazio riservato all'indirizzo PEC nel caso sia attiva la modalità PEC destinatario nel campo Tipo codice per l'emissione fatture elettroniche. Verrà riportato in anagrafica cliente qualora il contatto venga convertito.

Dettagli indirizzo: in questa sezione vengono inserite le varie parti che compongono l'indirizzo.

Agente Principale serve per titolo informativo, ma anche per fini di accesso a Fluentis da parte degli agenti: essi potranno consultare solo i contatti in cui hanno il permesso.

Latitudine/Longitudine: viene data la possibilità di gestire la posizione dei contatti con latitudine e longitudine invece che l'indirizzo; questi dati vengono considerati per la localizzazione all'interno del Map presente nella Ricerca Contatti CRM, se non presente l'indirizzo.

Pipeline contatto: Se il contatto ha un workflow associato, e lo stato del workflow corrisponde ad uno degli stati presenti in "Pipeline contatto" per il Tipo contatto, il campo "Pipeline contatto" nell'anagrafica contatto verrà aggiornato in automatico. Quindi ad ogni cambio stato del workflow, se presente corrispondenza, verrà aggiornato in automatico il campo "Pipeline Contatto". In questo modo il workflow ed il campo Pipeline contatto in anagrafica contatto saranno sempre allineati.

Origine contatto: è possibile indicare come è stato reperito il contatto e quindi la sua Origine.

Qualità contatto attribuisce delle stelle ai vari contatti: la qualità è espressa in modo crescente da una a cinque stelline; questa caratteristica serve per le varie analisi e per definire la qualità del contatto in base ad una classificazione effettuata dall'utente.

Telefono/Email: contiene telefono e email principali del contatto, specificati negli omonimi successivi campi: Telefono, Telefono cellulare, Fax, Email, Email secondaria, Web Site.

Lingua: lingua utilizzata dal contatto.

Natura giuridica società: natura giuridica della società, selezionabile dal presente elenco.

Informazioni Statistiche: i 3 spazi che lo compongono verranno riempiti in base ai valori inseriti nei successivi campi Anno Statistica, Statistica Fatturato e Numero statistico dipendenti; la modifica di uno di questi campi andrà ad influenzare il relativo spazio e viceversa; solitamente questa combo box contiene i dati del fatturato e del numero dei dipendenti per l'ultimo anno disponibile, informazioni molto importanti in sede di redazione offerta commerciale.

Ambiti Email bisogna indicare se per questa anagrafica è possibile inviare Offerte e/o Newsletter; è importante questo flag perchè altrimenti non sarà possibile inviare nessuna di queste tipologie di documento.

Altre informazioni: contiene Altre informazioni e il Codice fiscale inseriti negli omonimi successivi campi.

Persona: serve per stabilire se il contatto sia una persona fisica o giuridica.

Stato Legale: campo a compilazione libera dove definire lo stato legale del contatto.

Capitale Sociale: campo a compilazione libera dove è possibile indicare il capitale sociale dell’azienda relativa al contatto.

Porto: campo dove indicare il porto (ad es. “Franco Fabbrica”), da proporre sui documenti legati al contatto.

Nota Porto: campo dove indicare eventuali note relative al porto, da proporre sui documenti legati al contatto.

Anagrafica in questo campo viene indicato automaticamente da Fluentis il nomignolo e la ragione sociale del cliente legato al contatto, nel momento in cui quest’ultimo viene convertito a cliente. Oppure è possibile effettuare l'associazione manualmente.

Categoria amministrativa: serve per indicare la categoria amministrativa del contatto, potrebbe essere utile a fini statistici.

Categoria Commerciale: come la categoria amministrativa, potrebbe essere utile per fini statistici.

Settore d’uso: è un campo proprio del CRM e serve per indicare il settore in cui opera il contatto.

Contatto Padre: è possibile indicare un contatto collegato a quello in visualizzazione, ad esempio nel caso in cui il contatto faccia parte di una holding la cui controllante rientri già tra i nostri contatti. Oppure nel momento in cui contatto cambia ragione sociale, è possibile tenerne traccia collegando con il nuovo contatto.

Marca: serve per indicare l’eventuale marca commercializzata dall’azienda.

Sconto: tipo di sconto da applicare ai documenti intestati al contatto.

Percentuale: percentuale di sconto da applicare relativamente al tipo sconto selezionato.

Data chiusura: è possibile specificare una data chiusura del contatto, che non lo farà più comparire tra i contatti attivi, dalla data specificata.

Motivo di chiusura: è possibile specificare le motivazioni che hanno portato alla chiusura del contatto;

Descrizione motivo di chiusura: è possibile dettagliare ulteriormente la motivazione della chiusura, andando ad integrare quanto già presente nel campo Motivo di chiusura.

Nell'ultima parte della maschera sono poi presenti le tab specifiche.

Nella barra degli strumenti sono presenti i seguenti pulsanti:
Proponi dati: utilizzando questa funzionalità a partire dalla partita iva, verranno precompilati i dati anagrafici.
Conversione a cliente: con questo pulsante è possibile convertire un contatto CRM in un Cliente; i dati inseriti nel contatto verranno copiati nella nuova anagrafica; il pulsante è attivo per i Tipi contatto che non hanno attivo il flag Cliente.

All'interno del contatto sono presenti anche dei campi utilizzati a fine statistico, non mostrati direttamente all'utente ed impostati in automatico:

• data creazione contatto
• data inizio lead e data fine lead
• data inizio cliente e data fine cliente

Nel momento in cui un contatto viene creato, viene assegnata la data di creazione del contatto. Quando il tipo contatto viene passato in un tipo con flag "lead" abilitato, verrà assegnata la data di passaggio a tipo lead. Nel momento di passaggio ad un altro tipo contatto che ha flag "lead" disabilitato, verrà assegnata la data di fine lead. La stessa logica verrà utilizzata nel caso di passaggio del tipo contatto in tipo contatto con flag "cliente" abilitato.