Kategorije dokumenata unutarnjeg podrijetla
Tablica se nalazi na putu Tablice > Kvaliteta > Dokumenti > Kategorije dokumenata unutarnjeg podrijetla.
Podaci u ovoj tablici koriste se za katalogiziranje različitih vrsta dokumenata unutarnjeg podrijetla. Podaci uneseni u ove tablice prenijet će se prilikom izrade dokumenata unutarnjeg podrijetla. Primjer upotrebe nalazi se u modulu Dokumenti unutarnjeg (internog) podrijetla.
Tablica omogućuje unos novih zapisa ili pretraživanje postojećih radi pregleda, izmjene ili brisanja.
Pretraga kategorija dokumenata unutarnjeg podrijetla
Forma se sastoji od područja za filtriranje i područja s rezultatima. Nakon što se postave svi željeni filtri, dovoljno je kliknuti tipku Traži kako bi se rezultati prikazali u tablici s rezultatima.
Unos kategorija dokumenata unutarnjeg podrijetla
Za unos novih kategorija dokumenata unutarnjeg podrijetla potrebno je kliknuti na prvi prazan redak u tablici ili pritisnuti tipku Novi.
Za novi zapis potrebno je unijeti barem obavezna polja koja program traži: Šifra i Opis.
Dupliciranje kategorija dokumenata unutarnjeg podrijetla
Za dupliciranje postojeće kategorije dokumenta u novu kategoriju dokumenta potrebno je kliknuti na kategoriju dokumenta koju želite duplicirati i pritisnuti tipku Dupliciraj.
Zatim će se prikazati zahtjev za unos šifre i opisa nove kategorije dokumenta (oba podatka su obavezna).
Nakon toga pritisnite tipku OK ili Odustani ovisno o tome želite li nastaviti s dupliciranjem ili ne.
Kategorije dokumenata unutarnjeg podrijetla
Ovo je popis u koji se unose osnovne informacije o kategoriji dokumenta.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:
Kategorija: šifra kategorije dokumenta.
Opis kategorije: opis kategorije dokumenta.
Redoslijed: redoslijed prikaza u popisu kategorija dokumenata.
Obavezni dokument: označava je li obavezno priložiti dokument.
Automatsko kodiranje:označava želi li se omogućiti automatsko kodiranje dokumenta; kod će se sastojati od šifre kategorije i progresivnog broja s određenim brojem znamenki, počevši od broja navedenog u Početni progresivni broj.
Broj progresivnih znamenki: omogućeno ako je uključeno automatsko kodiranje, određuje broj znamenki koje čine kod dokumenta.
Početni progresivni broj: omogućeno ako je uključeno automatsko kodiranje predstavlja početni broj koji će se predložiti pri unosu prvog dokumenta. Funkcija provjere/odobrenja: poslovna funkcija odgovorna za provjeru/odobrenje dokumenta.
Funkcija izrade/izdavanja: poslovna funkcija odgovorna za izradu/izdavanje dokumenta.
Vrsta dokumenta: šifra vrste dokumenta predložene za kodiranje priloženog dokumenta u upravljanju dokumentima.
Opis vrste dokumenta: opis vrste dokumenta predložene za kodiranje priloženog dokumenta u upravljanju dokumentima.
Arhiva: polje u kojem se dodjeljuje skladište povezano s određenom kategorijom.
Izvorna lokacija: označava fizičku lokaciju povezanu s kategorijom; moguće je odabrati samo lokacije koje pripadaju odabranom arhivu.
Opis lokacije: ako lokacija nije kodirana, može se ručno unijeti u ovo slobodno polje.
Razdoblje zadržavanja: razdoblje čuvanja koje se unosi ručno.
Odgovorna funkcija: poslovna funkcija odgovorna za kategoriju.
Napomene: slobodne bilješke.
Distribucijska lista
U ovom je popisu moguće povezati poslovne funkcije, zaposlenike, kupce/dobavljače i kontakte koji redovito primaju kopiju odabrane kategorije dokumenta te odrediti uobičajene načine primanja dokumenta. Popis se sastoji od sljedećih podataka:
Grupa
Šifra: šifra ARM uloge primatelja.
Opis: opis ARM uloge primatelja.Korisnik
Šifra: šifra ARM korisnika primatelja.
Opis: opis ARM korisnika primatelja.Funkcija tvrtke
Šifra: šifra poslovne funkcije primatelja.
Opis: opis poslovne funkcije primatelja.Zaposlenik
Šifra: šifra zaposlenika primatelja.
Prezime: prezime zaposlenika primatelja. Ime: ime zaposlenika primatelja.Kupac/Dobavljač
Opis: naziv klijenta/dobavljača primatelja.
Kontakt
Šifra: šifra kontakta primatelja.
Opis: opis kontakta primatelja.Drugi primatelj
Opis: slobodan opis nekodiranog primatelja.
Podaci za dostavu
Na papiru: označava želi li primatelj prilikom distribucije (interni postupak u upravljanju dokumentima unutarnjeg podrijetla) primiti tiskanu kopiju dokumenta ili ga zaprimiti kao privitak putem e-pošte.
Vrsta obavijesti: uobičajena metoda dostave kategorije dokumenta.
E-mail: adresa e-pošte ako nije kodirana u evidenciji primatelja.
Broj kopija: broj tiskanih kopija koje primatelj želi primiti.
Napomene: slobodne bilješke.
Specifične tipke:
Novi primatelj: umeće novi redak u popis.
Izbriši primaoca: briše odabrani redak iz popisa.
Dopušten pristup funkcijama
U ovaj se popis mogu unijeti poslovne funkcije kojima će se dodijeliti prava pristupa.
Ako se u ovoj tablici ne unese nijedan redak, pristup je omogućen svima.
Popis se sastoji od sljedećih informacija:
Funkcija: šifra poslovne funkcije.
Opis funkcije: opis poslovne funkcije.
Napomene: slobodne bilješke.
Specifične tipke:
Nova funkcija pristupa (prijave): umeće novi redak u popis.
Izbriši funkciju pristupa (prijave): briše odabrani redak iz popisa.
Dodatni podaci
Moguće je unijeti Extra Data za svaki dokument unutarnjeg podrijetla.
Ti se dodatni podaci mogu naslijediti u internom dokumentu određene kategorije.
Za sve što nije detaljno objašnjeno u ovom dokumentu o uobičajenom radu s formama, pogledajte sljedeći link Funkcionalnosti, tipke i zajednička polja.