Nueva Solicitud de compra

El formulario se abre mediante la ruta Compras > Solicitudes de compra > Nueva solicitud o bien desde el filtro de búsqueda Solicitudes de compra usando el botón Nuevo.

Cómo crear una Solicitud de Compra

Haz clic para ver los pasos fundamentales

1. Ingresa el Tipo de solicitud de compra a crear: Fecha, Año y Número se propondrán automáticamente.

2. Ingresa los Artículos: mediante doble clic en el campo Código de artículo se abre el asistente de artículos que permite buscar y seleccionar un artículo existente. Todos los demás datos de la línea, como unidad de medida, cantidad, precio, se propondrán automáticamente, pero podrán ser modificados. Alternativamente es posible seleccionar como Tipo de línea un Artículo no codificado e ingresar manualmente los datos siguientes.

3. Ingresa cualquier información adicional en las pestañas Datos del artículo.

4. Autoriza la Solicitud de Compra: después de seleccionar los artículos en la cuadrícula, presiona el botón Autorización solicitud de compra de la barra de herramientas, para que la solicitud de compra quede disponible para los procedimientos posteriores.

1. Sección superior

Los campos obligatorios para el ingreso de una solicitud de compra son los siguientes:

• Tipo: predeterminado en Configuración > Tablas > Tipos de solicitud de compra. Según el tipo elegido, se activarán algunas funcionalidades como el control de disponibilidad.
• Fecha/Año: por defecto se propone la fecha actual, pero puede ser modificada manualmente.
• Número: propuesto automáticamente en base a la numeración asociada al Tipo de solicitud de compra seleccionado.

Otros datos

• Archivada: activando este indicador la solicitud de compra ya no será visible en el procedimiento de Creación automática de pedidos.
• Anotaciones: permite ingresar notas visibles a nivel de solicitud de compra.
• Estado solicitud: campo no editable; muestra el estado de cumplimiento de toda la solicitud considerando el estado de cada línea de artículo. Una solicitud de compra se considera Cumplida o Parcialmente cumplida cuando se ha generado el pedido al proveedor por todas o algunas de las líneas de artículo contenidas en ella.

2. Artículos

En la cuadrícula de artículos se encuentran los siguientes datos:

• Tipo de línea ofrece la posibilidad de seleccionar, desde el combo-box, artículos con diferentes características:

  • Artículo codificado: son artículos registrados en el catálogo que pueden contabilizarse en contabilidad analítica y registrarse en almacén.
  • Artículo no codificado: son artículos descriptivos que pueden contabilizarse en contabilidad analítica pero no pueden ser gestionados en almacén.
  • Artículo nota: son notas descriptivas reflejadas en la impresión del documento; no afectan la contabilidad ni el almacén.

• Clase/Código/Descripción del artículo: se pueden ingresar manualmente o con el apoyo del asistente de campo, el cual sugerirá todos los datos relacionados registrados en la Ficha de artículo. Tras la introducción del Código de artículo, la Descripción y la Clase serán traídas automáticamente de la ficha. Si el artículo tiene Variantes, será posible seleccionar la variante deseada en la pestaña Datos del artículo.

• Unidad de medida: se propone la unidad de medida principal del artículo, pero, si en la ficha de artículo están codificadas unidades alternativas, el usuario puede elegir otra.

• Cantidad: representa la cantidad de la unidad de medida principal.

• Precio: el precio se propone desde la lista de precios del proveedor preferente predeterminado del artículo; la lista de referencia para el mismo artículo se visualiza en la pestaña Descuentos/Listas de precios. El mismo documento podría contener artículos con precios tomados de diferentes listas de precios. Mediante doble clic en el campo Listas de precios (pestaña Descuentos/Listas de precios) el usuario puede seleccionar una lista diferente a la predeterminada, de la cual se tomará el precio del artículo ingresado.
  En ausencia de la lista de precios, el dato propuesto puede retomarse del costo último de la ficha de artículo o proponerse a cero, según los parámetros establecidos en los Parámetros de solicitudes de compra.

• Cumplido forzosamente: se puede establecer el cumplimiento forzado para la línea seleccionada. Así, no se realizará la entrada en almacén.

• Estado: indica el estado de cumplimiento de cada línea de artículo.

• Fecha de solicitud: si la solicitud de compra viene de la planificación, se rellenará automáticamente con la Fecha final del pedido de compra planificado; también puede ser introducida o modificada manualmente.

• Fecha de envío: si la solicitud de compra proviene de planificación y la Fecha FOB del pedido planificado tiene valor, se reportará en este campo; también puede ser introducida o modificada manualmente.

• Fecha estimada de llegada: si la solicitud de compra proviene de planificación y la Fecha ETA del pedido planificado tiene valor, se reportará en este campo; también puede ser introducida o modificada manualmente.

Recuerda

En las Solicitudes de compra generadas por la emisión de Pedidos Planificados siempre se incluye la Cantidad de uso del pedido planificado, con la respectiva unidad de medida.
Si la unidad de medida no coincide con la gestionada del artículo, en el momento de crear el Pedido al Proveedor se insertará en el campo Unidad de medida alternativa junto con la cantidad indicada en el pedido. En la cuadrícula de artículo, en cambio, se reportará la unidad de medida gestionada y la cantidad será recalculada sobre la base del factor de conversión definido en la ficha de artículo.

En la sección debajo de la cuadrícula se reportan los totales del documento:

• Base imponible: total imponible de la Solicitud de compra.
• Impuesto: valor del impuesto calculado sobre la base imponible, según la tasa de IVA indicada para cada artículo en la pestaña Datos del artículo.
• Total: suma de Base imponible y Impuesto.

Botones específicos

Autorización solicitud de compra: permite autorizar todas las líneas de artículo seleccionadas; desde este momento el documento se considera confirmado.

Generador de solicitud de oferta: pulsando este botón se creará la Solicitud de Oferta para las líneas presentes en la pestaña Generador de solicitud de oferta. Para más detalles, ver el párrafo Generador de solicitud de oferta.

Reversión de solicitud de oferta: permite anular y eliminar la solicitud de oferta creada previamente.

2.1 Datos del artículo

Son campos informativos que se recuperan por defecto del artículo/proveedor. Es posible sobrescribir esta información a nivel de línea.

• Listas de precios: se propone la lista desde donde se ha tomado el precio del artículo.

• Proveedor: se muestra el proveedor preferente por defecto de la ficha de artículo.

• IVA: muestra la tasa de IVA asociada al artículo.

• Marca: representa la marca del artículo, tomada de su ficha o de la lista de precios del artículo.

• Divisa: por defecto se propone la divisa presente en la ficha del Proveedor preferente.

• Cambio: muestra la fecha y el tipo de cambio a utilizar para la conversión de moneda.

• Variante: en este campo es posible seleccionar una variante del artículo entre las previamente codificadas en la pestaña Variantes de la ficha de artículo. Si en la lista se han introducido precios y/o descuentos distintos para cada variante, estos se actualizarán al seleccionar una variante diferente del artículo.

• Órdenes de producción: si la solicitud de compra fue generada por la planificación de una orden de producción (con emisión automática de pedidos o mediante el procedimiento de liberación de un pedido planificado de compra) en este campo se reportará la referencia a la orden. Para más información ver también la sección introductoria.

• Operario: en este campo es posible ingresar el operario que introdujo la solicitud de compra.

• Proyecto: en este campo es posible asociar un proyecto a cada artículo. Si la solicitud de compra se ha generado a partir de la planificación de una orden de producción que contiene un proyecto, este se reportará automáticamente en cada línea de artículo.

• Tipo facturación de compras: se propone el dato introducido en la pestaña Generalidades de la ficha de artículos.

• Prioridad solicitud: muestra la prioridad de aprovisionamiento presente en la orden de producción.

• Notas: en este campo es posible ingresar notas relativas a la línea de artículo; se mostrarán en todos los documentos generados a partir de este.

• Fecha de cumplimiento: cuando se crea el pedido de proveedor desde la solicitud de compra, las líneas insertadas en el pedido se cumplen y se introduce en este campo la fecha del cumplimiento.

• Autorizada: puede marcarse manualmente para cada línea o mediante el botón de la cinta de opciones Autorización solicitud de compra.

• En fecha: muestra la fecha en que fue autorizada la línea de artículo de la solicitud de compra.

• Por el usuario: muestra el nombre del usuario que autorizó la solicitud de compra.

2.2 Analítica

Contiene campos relativos a la contabilidad analítica. Se muestran los centros de costos/beneficios donde se distribuyen los valores de los productos adquiridos.

Estos datos pueden ser introducidos: manualmente o automáticamente, en caso de que los centros de costos/beneficios hayan sido introducidos previamente en la ficha del contacto, ficha de artículo o en el plan de cuentas.

2.3 Documentos adjuntos

Se visualiza el detalle de un eventual documento adjunto (nombre, tipo de documento, notas, referencia interna/externa).

Para instrucciones sobre cómo adjuntar un documento se remite al artículo Adjuntar documentos.

2.4 Generador de solicitud de oferta

En esta pestaña se muestran los Proveedores preferentes presentes en la ficha del artículo seleccionado en la cuadrícula con sus respectivos datos, listas y precios. Desde esta pestaña se puede entonces elegir el mejor precio. Alternativamente, es posible introducir manualmente el proveedor a considerar para el artículo.

Se puede elegir entre:

1. Proveedor: para especificar una ficha de proveedor existente; esta opción habilita el ingreso de datos en el campo Descripción de cuenta.
2. Nomenclatura: para especificar Apodo y Razón social del contacto a utilizar; esta opción habilita la introducción de datos en los campos Nomenclatura y Descripción nomenclatura.
3. Contacto: para seleccionar un Contacto CRM a quien solicitar la oferta; esta opción habilita la introducción del dato en el campo Contacto.
4. Nuevo proveedor: para seleccionar un proveedor cuyo registro aún no ha sido codificado; esta opción habilita la introducción del dato en el campo Descripción proveedor.

Los otros campos presentes en la cuadrícula son:

• Código/Descripción/Barcode del artículo proveedor: muestran el código y la descripción con que el proveedor identifica el artículo solicitado; son campos opcionales.
• Unidad de medida: se propone la unidad de medida asociada al proveedor en la ficha de artículo, o la principal si dicho campo no está valorado.
• Cantidad: se propone según el lote económico del proveedor, si está indicado en la pestaña proveedores preferentes del artículo; en caso contrario, se propone la cantidad presente en la línea de artículo de la solicitud de compra.
• Precio: se sugiere según la lista asociada al proveedor preferente. Si el precio del artículo en la solicitud de compra fue modificado manualmente, también se permitirá la modificación del precio en el Generador de solicitud de oferta. En este caso, en la Solicitud de Oferta generada se reportará el precio introducido manualmente en la pestaña Generador de solicitud de oferta y se activará el indicador Precio manual.
• Fecha estimada de entrega: permite ingresar la fecha prevista para la entrega.
• IVA: se propone la tasa de IVA presente en la pestaña Datos del artículo, pero puede modificarse manualmente.
• Unidad de medida/Cantidad alternativa: permite seleccionar una unidad y cantidad alternativa, que se reportarán en los documentos generados por la solicitud de oferta.
• Precio por unidad de medida alternativa: si está activa, el precio se multiplica por la cantidad alternativa.
• Lista de compras: muestra la lista de la que se tomó el precio.
• Suspendida: este indicador se activa automáticamente cuando la solicitud de oferta ha sido generada.

La existencia de al menos una línea en esta pestaña activa el botón de la cinta de opciones Generar solicitud de oferta. Pulsando este botón, se creará la Solicitud de Oferta para las líneas seleccionadas. El documento creado podrá consultarse en la búsqueda de solicitudes de oferta, o puede abrirse directamente con el botón Abrir solicitud de oferta de la cinta de opciones.

Para anular una creación realizada, es posible utilizar el botón de la cinta de opciones Reversión de solicitud de oferta, que eliminará la Solicitud de oferta creada.